Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi poistaa pysyvästi inaktiivisten asiakkaiden henkilötiedot, jotta GDPR:n mukaiset poisto-oikeuspyynnöt ja tietojen säilytyssäännöt voidaan toteuttaa. Toiminto käsittelee monta asiakasta yhdellä kertaa sen sijaan, että prosessi tehtäisiin yksi asiakas kerrallaan. Ominaisuus otetaan käyttöön vaiheittain, ja GDPR & data retention näkyy Asetukset kohdassa vasta, kun se on otettu käyttöön organisaatiossasi.
Huom: Anonymisointia ei voi peruuttaa. Kun ajokerta päättyy, poistetut henkilötiedot poistuvat pysyvästi. Lue tämä artikkeli kokonaan ennen kuin suoritat joukkokäsittelynä tehtävän anonymisoinnin ensimmäistä kertaa.
Oikeudet joukkokäsittelynä tehtävään anonymisointiin
Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi edellyttää käyttäjän tarkkoja oikeuksia. Oletuksena ne on määritetty vain 'Administrator' -oikeustasoryhmälle.
Kolme oikeutta määrittää, kuka voi tarkastella anonymisointia ja suorittaa sen:
Asetukset -sivu: Tarkastelu — vaaditaan Asetukset-kohdan avaamiseen. Ilman tätä kaikkia alla olevia asetuksia ei voi avata.
Organisaation asetukset: Tarkastelu — vaaditaan GDPR & data retention -kohdan avaamiseen. Muokkaus — vaaditaan säilytysaikojen ja anonymisoinnin asetusten muuttamiseen.
Poista asiakas: Muokkaus — vaaditaan anonymisoinnin suorittamisen aloittamiseen.
Huom: Oletuksena 'Manager'-oikeustasoryhmällä ei ole Poista asiakas -muokkausoikeutta. Näin ollen ylläpitäjä voi avata ja muuttaa anonymisoinnin asetuksia, mutta ei voi aloittaa ajokertaa.
Lisätietoja: View and Manage User Permissions.
Aseta säilytysajat
Säilytysajat määrittävät vähimmäisajan, jonka tietoja on säilytettävä vaatimustenmukaisuuden vuoksi. Provet tarkistaa nämä ajat ennen kuin se sallii minkään asiakkaan anonymisoinnin tai poistamisen.
Avaa asetukset valitsemalla toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta, ja siirry sitten kohtaan Asetukset > Organisaatio > GDPR & data retention. Sivu avautuu kohdassa Data retention settings, jossa on kolme ajanjaksoa:
Käynnin tietojen säilytysaika: Kuinka kauan käyntitiedot säilytetään ennen kuin ne ovat anonymisoinnin piirissä.
Laskutietojen säilytysaika: Kuinka kauan laskutiedot säilytetään ennen kuin ne ovat anonymisoinnin piirissä.
Muutoslokin tietojen säilytysaika: Kuinka kauan muutoslokin tiedot säilytetään. Provet poistaa muutoslokin merkinnät, jotka ovat vanhempia kuin tämä ajanjakso, automaattisesti.
Jokainen ajanjakso voidaan asettaa kuukausina tai vuosina.
Valitse Poista liitteet, jotka liittyvät asiakkaaseen ja eläimeen, jos liitteet on poistettava yhdessä asiakkaan muiden henkilötietojen kanssa. Liitteet voivat sisältää henkilötietoja. Valintaruutu ei ole oletuksena valittuna.
Kun vaihdat ajanjaksoa tai valintaruutua, sivun alareunaan tulee näkyviin Tallenna ja Hylkää muutokset. Muutos tulee voimaan, kun valitset Tallenna.
Asiakkaan kelpoisuus anonymisointiin
Asiakas anonymisoidaan vain, jos se täyttää molemmat säilytyskriteerit ja inaktiivisuuskriteerit. Säilytysajat asetetaan kohdassa Data retention settings. Kaksi muuta ajanjaksoa, jotka määritetään Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi -näkymässä, ohjaavat inaktiivisuuspuolta:
Inaktiivisten asiakkaiden säilytysaika: Kuinka kauan inaktiivista asiakasta säilytetään ennen kuin se on anonymisoinnin piirissä.
Uuden asiakkaan inaktiivisuusjakso: Kuinka kauan uutta asiakasta, jolla ei ole toimintaa, säilytetään ennen kuin se on anonymisoinnin piirissä.
Provet ohittaa myös joitain asiakkaita automaattisesti asetuksistasi riippumatta. Ajokerta ohittaa asiakkaan aina seuraavissa tilanteissa:
asiakkaalla on käynnissä oleva käynti
asiakkaan taloustieto ei ole tasapainossa, riippumatta siitä kumpaan suuntaan
asiakkaalla on tuleva ajanvaraus
Voit myös jättää kokonaisia potilastyyppiryhmiä pois ajokerrasta, jolloin esimerkiksi hevoseläinasiakkaita ei koskaan anonymisoida. Potilastyypit suljetaan pois kohdassa Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi ajokerran määrittämisen yhteydessä.
Esikatsele ja suorita joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi
Valitse Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi oikeasta yläkulmasta kohdassa Data retention settings, jotta saat avattua ajokerran asetukset. Näkymässä luetellaan, mitä ajokerta anonymisoi ja mitä se säilyttää; siinä on mukana kaksi inaktiivisuusaikaa ja potilastyyppien poissulkemiset sekä ajokerran käynnistämisen ohjaus. Asiakasrekistereiden määrä, joihin ajokerta vaikuttaa, näytetään vahvistusikkunassa, ei tällä sivulla.
Huom: Et voi aloittaa ajokertaa, jos "Poista asiakas" -toiminto on käytettävissä vain kotitoimipisteessä on käytössä kohdassa Asetukset > Organisaatio. Ajokerran aloittaminen palauttaa viestin: 'Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi ei ole käytettävissä, jos asiakkaan poistaminen on rajoitettu omaan toimipisteeseen.'
Suorita joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi näin:
Siirry kohtaan Asetukset > Organisaatio > GDPR & data retention.
Valitse Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi.
Aseta Inaktiivisten asiakkaiden säilytysaika ja Uuden asiakkaan inaktiivisuusjakso. Kumpikin voidaan asettaa kuukausina tai vuosina.
Jos haluat jättää kokonaisia potilastyyppiryhmiä pois ajokerrasta, valitse Sulje asiakkaat pois potilastyypin perusteella ja valitse potilastyypit avattavasta luettelosta: Pieneläin, Tila/tuotanto, Hevoseläin tai Eksotiikka/muu. Voit valita useamman kuin yhden. Valitun tyypin omaavia asiakkaita ei anonymisoida.
Valitse Suorita anonymisointi. Vahvistus vaaditaan -ikkuna avautuu ja ilmoittaa, kuinka monelle asiakasrekisterille ajokerta anonymisoi tiedot. Tämä on viimeinen mahdollisuus tarkistaa määrä ennen kuin mitään poistetaan.
Kirjoita vahvistussana täsmälleen samassa muodossa kuin ikkunassa. Syöttöä tarkastellaan kirjainkoon mukaan.
Valitse Vahvista ja anonymisoi.
Ajokerta käynnistyy taustalla. Ajokerran käydessä alatunnisteessa näkyy 'Tämän organisaation anonymisointiajokerta on käynnissä.' ja Suorita anonymisointi on poissa käytöstä, joten et voi aloittaa toista ajokertaa samanaikaisesti. Kun ajokerta päättyy, näkymässä näkyy Viimeksi suoritettu anonymisointi ajokerran päivämäärällä.
Jos haluat sulkea ikkunan ilman anonymisointia, valitse Peruuta.
Jos haluat poistua näkymästä ilman ajokerran suorittamista, valitse Takaisin.
Poistetut tiedot ja säilytettävät tiedot
Anonymisointi poistaa:
asiakkaiden nimet ja yhteystiedot
osoitteet ja tunnistenumerot
maksu- ja laskutustiedot
muistiinpanot, jotka sisältävät henkilötietoja
muistutukset ja muutoslokit
kaikki asiakkaan ja eläimen liitteet, mutta vain jos Poista liitteet, jotka liittyvät asiakkaaseen ja eläimeen on valittuna kohdassa Data retention settings
Anonymisointi säilyttää:
anonymisoidut transaktiot
koontitilastot
henkilöimättömät lääketieteelliset tiedot
audit trail -viitteet
Tarkista anonymisoinnin loki
Valitse Näytä loki kohdassa Joukkokäsittelynä tehtävä anonymisointi avataksesi Joukkokäsittelynä tehtävän anonymisoinnin loki. Loki sisältää yhden rivin per ajokerta ja kirjaa:
päivämäärän ja käyttäjän, joka suoritti ajokerran
Inaktiivisten asiakkaiden säilytysaika ja Uuden asiakkaan inaktiivisuusjakso, jotka olivat voimassa
poissuljetut potilastyypit
kuinka monelle asiakkaalle anonymisoitiin tiedot ja kuinka monelle se ohitettiin
Lokissa ei luetella yksittäisiä asiakkaita, joihin ajokerta vaikutti. Jos tarvitset tiedon siitä, mitkä asiakkaat poistettiin, tuota se ennen anonymisoinnin suorittamista.
Poistu lokista valitsemalla Sulje.
Anonymisoidut asiakkaat raportoinnissa
Anonymisoidut asiakkaat näkyvät edelleen raporteissasi, ja ne esitetään Anonymised kohdalla muiden todellisten asiakaslukujen yhteydessä.
Ensimmäinen ajokerta kattaa yleensä suuren määrän asiakkaita, joten odota näkyvää muutosta kojetauluissa seuraavana päivänä. Raportointilukusi eivät katoa. Transaktiot säilyvät ilman niihin liitettyjä henkilötietoja.