Aiheaiheet (trigger topics) mahdollistavat, että Klinikka voi näyttää asiakkaalle viestin ennen kuin nettiajanvaraus on valmis. Kun asiakas kirjoittaa ajanvarausmuistiinpanon, nettiajanvarauksen portaali vertaa muistiinpanon antamiasi aiheaiheita vasten. Jos muistiinpanossa on aiheeseen osuva sisältö, asiakas näkee viestisi ennen kuin ajanvaraus lähetetään eteenpäin. Käytä aiheaiheita tilanteissa, jotka haluat mieluummin hoitaa puhelimitse, kuten hätätilanteissa tai aggressiivisten eläinten yhteydessä.
Huom: Aiheaiheita (trigger topics) otetaan käyttöön vaiheittain. Jos et näe Aiheaiheet nettiajanvarauksen asetuksissa, ominaisuus ei ole vielä käytettävissä kyseisessä toimipisteessä.
Huom: Aiheaiheet (trigger topics) toimivat vain uudessa nettiajanvarausportaalissa. Asiakkaat, jotka käyttävät klassista ajanvarausportaalia, eivät näe aiheaiheisiin liittyviä viestejä.
Huom: Aiheaihe ei koskaan estä ajanvarausta kokonaan. Ennakkoaihe edellyttää, että asiakas kuittaa viestisi ennen jatkamista.
Huom: Voit käyttää Asetukset-näkymää valitsemalla toimipisteen nimen vasemmasta yläkulmasta ja valitsemalla sitten avautuvasta valikosta Asetukset. Asetukset näkyy vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset, ota yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään ja tarkista käyttöoikeutesi.
Aiheaihetyypit
Valitse tyyppi, kun luot aiheen. Tyyppi määrittää, pitääkö asiakkaan kuitata viesti.
Tyyppi | Mitä asiakkaan täytyy tehdä | Milloin tätä käytetään |
Ennakkoaihe | Kittaa viestin kuittausta varten Peruutus-/hyväksyntäruudun teksti -valintaruutu. Varausta ei voi viimeistellä ennen kuin valintaruutu on valittu. | Kun nettiajanvaraus ei ole sopiva, esimerkiksi hätätilanteessa tai tapauksessa, joka täytyy ensin varmistaa puhelimitse. |
Informatiivinen | Ei mitään. Viesti näytetään ilman valintaruutua, ja asiakas voi jatkaa heti. | Hyödylliseen informaatioon, kuten aiempien tutkimustulosten mukaan ottamiseen tai saapumiseen 15 minuuttia etukäteen. |
Lisää aiheaihe
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Selaa kohtaan Aiheaiheet ja valitse Luo aihe.
Valitse avattavasta Ilmaisun tyyppi -luettelosta Ennakkoaihe tai Informatiivinen.
Kohdassa Tunnistettava tilanne kuvaile tilanne omin sanoin. Katso kohta Tilanteen kuvaus alla.
Kohdassa Viestin sisältö asiakkaalle kirjoita viesti, jonka asiakas näkee. Katso kohta Viestin kirjoittaminen alla.
Ennakkoaiheen osalta kirjoita Peruutus-/hyväksyntäruudun teksti. Tämä on tekstilappu valintaruudussa, jonka asiakas valitsee kuitatakseen viestin ja jatkaakseen. Kenttä näkyy myös informatiivisessa aiheaiheessa, mutta sinne kirjoitettu sivuutetaan.
Valitse Tallenna.
Aiheaihe on aktiivinen parhaillaan valitulle toimipisteelle.
Huom: Jos jätät Peruutus-/hyväksyntäruudun teksti -kentän tyhjäksi, portaali näyttää oletustekstin "Ymmärrän ja haluan silti varata tämän ajan".
Huom: Aiheaiheet (trigger topics) vastaavat sitä ajanvarausmuistiinpanoa, jonka asiakas kirjoittaa. Onko asiakkaan pakko täyttää kyseinen kenttä vai ei, määritetään toimipistekohtaisesti kohdasta Määritä "Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen" -kenttä pakolliseksi samasta Nettiajanvaraus-asetukset -näkymästä. Jos kenttä ei ole pakollinen, asiakas voi jättää sen tyhjäksi eikä aiheaihetta soviteta.
Kuvaa tilanne
Kuvaa tilanne omin sanoin sen sijaan, että listaisit avainsanoja. Portaali lukee asiakkaan ajanvarausmuistiinpanon ja sovittaa sen merkityksen perusteella, joten sinun ei tarvitse ennakoida tarkkoja sanoja, joita asiakas käyttää.
Esimerkiksi aiheaihe, jossa tilanne on "Lemmikki söi jotain", vastaa myös ajanvarausmuistiinpanoa, jossa lukee "Se söi vähän suklaata".
Vastaavuus toimii kielten yli. Myös englanniksi kirjoitettu aiheaihe vastaa ajanvarausmuistiinpanoa, joka on kirjoitettu toisella kielellä, joten sinun ei tarvitse luoda erillistä aiheaihetta jokaista asiakkaiden käyttämää kieltä varten.
Pidä jokainen aiheaihe vain yhtenä tilanteena ja vältä tilanteita, jotka menevät päällekkäin. Asiakkaalle näytetään kerrallaan vain yksi viesti. Jos ajanvarausmuistiinpano vastaa useampaa kuin yhtä aiheaihetta, näytetään se aiheaihe, jonka tilanteen kuvaus osuu muistiinpanoon tarkimmin. Aiheaiheen tyyppiä ei huomioida, joten informatiivinen aiheaihe voidaan näyttää ennakkoaiheen sijaan. Älä luota siihen, että ennakkoaihe tulee aina etusijalle.
Kirjoita viesti
Viesti näytetään asiakkaalle ajanvarausportaalissa silloin, kun tilanne havaitaan. Kerro, mikä huoli tilanteessa on ja mitä asiakkaan tulisi tehdä sen sijaan. Esimerkiksi: "Jos lemmikkisi vuotaa verta tai se on romahtanut, soita meille heti sen sijaan että varaisit ajan netissä."
Voit sisällyttää klinikan yhteystiedot paikkamerkkien avulla. Portaali täyttää ne automaattisesti.
Paikkamerkki | Korvautuu |
[[clinic_phone_number]] | Klinikkasi puhelinnumero |
[[clinic_email]] | Klinikkasi sähköpostiosoite |
Esimerkiksi: Soita klinikalle numeroon [[clinic_phone_number]] ennen ajanvarausta.
Muokkaa tai poista aiheaihe
Olemassa olevat aiheaiheet luetellaan kohdassa Aiheaiheet, ja niistä näkyy tyyppi, tilanne, viesti sekä peruutus-/hyväksyntäruudun teksti. Voit muokata aihetta valitsemalla rivillä kynäkuvakkeen tai poistaa aiheen roskakuvakkeella.
Mitä henkilöstö näkee ajanvarauksessa
Kun asiakas kuittaa ennakkoaiheeseen liittyvän viestin ja jatkaa, tieto tallennetaan ajanvaraukseen.
Avaa ajanvaraus ja etsi osio Nettiajanvarauksen tiedot kohdasta Varauksen tiedot. Kentässä Hylätyt varoitukset luetellaan jokaisen aiheaiheen tilanne, jonka asiakas on kuitannut.
Kentässä näkyy Tunnistettava tilanne -tekstin sisältö aiheen perusteella, ei asiakkaalle näytetty viesti. Asiakkaan ajanvarausmuistiinpano näkyy samassa osiossa kohdassa Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen.