Tunnistettavien aiheden (Trigger Topics) avulla klinikkasi voi näyttää asiakkaalle viestin ennen nettiajanvarauksen vahvistamista. Kun asiakas kirjoittaa varauksen yhteydessä lisätiedon, nettiajanvarauksen portaali vertaa sitä määrittämiisi aiheaiheita vasten. Jos lisätieto vastaa jotakin aihetta, asiakkaalle näytetään viestisi ennen kuin varaus vahvistetaan. Käytä tunnistettavia aiheita esimerkiksi tilanteissa, jotka haluat mieluummin hoitaa puhelimitse, kuten hätätilanteissa tai kun kyseessä on aggressiivisten eläin.
Huom: Tunnistettavat aiheet otetaan käyttöön vaiheittain. Jos et näe Tunnistettavat aiheet -osiota nettiajanvarauksen asetuksissa, ominaisuus ei ole vielä käytettävissä kyseisessä toimipisteessä.
Huom: Tunnistettavat aiheet toimivat vain uudessa nettiajanvarausportaalissa. Asiakkaat, jotka käyttävät klassista ajanvarausportaalia, eivät näe tunnistettaviin aiheisiin liittyviä viestejä.
Huom: Tunnistettavat aiheet eivät koskaan estä ajanvarausta kokonaan. Ennakoiva aihe edellyttää, että asiakas kuittaa viestisi ennen jatkamista.
Huom: Siirtyäksesi Asetukset-näkymään, valitse ensin toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja valitse sitten avautuvasta valikosta kohta Asetukset. Osio on näkyvissä vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset -osiota, ota yhteyttä järjestelmäsi ylläpitäjään tarkistaaksesi käyttöoikeutesi.
Tunnistettavien aiheiden tyypit
Valitse tyyppi, kun luot aiheen. Tyyppi määrittää, pitääkö asiakkaan kuitata viesti.
Tyyppi | Mitä asiakkaan täytyy tehdä | Milloin tätä käytetään |
Ennakoiva aihe | Kuittaus valintaruutuun hyväksyäkseen viestin. Ajanvarausta ei voi viimeistellä, ennen kuin ruutu on valittu. | Kun nettiajanvaraus ei ole sopiva vaihtoehto, esimerkiksi hätätilanteessa tai tilanteessa, joka edellyttää ensin yhteydenottoa puhelimitse. |
Informatiivinen aihe | Ei mitään. Viesti näytetään ilman valintaruutua, ja asiakas voi jatkaa heti. | Hyödyllisiin tietoihin, kuten aiempien tutkimustulosten mukaan ottamiseen tai 15 minuuttia tavallista aiemmin saapumiseen. |
Lisää tunnistettava aihe
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Selaa kohtaan Tunnistettavat aiheet ja valitse Lisää aihe.
Valitse avattavasta Aiheen tyyppi -luettelosta Ennakoiva aihe tai Informatiivinen aihe.
Kohdassa Tunnistettava tilanne kuvaile tilanne omin sanoin. Katso alla kohta Tilanteen kuvaus.
Kohdassa Viesti asiakkaalle kirjoita viesti, jonka asiakas näkee. Katso alla kohta Kirjoita viesti.
Kun kyseessä on ennakoiva aihe, kirjoita Kuittausruudun teksti. Tämä on sen kuittausruudun teksti, jonka asiakas valitsee kuitatakseen viestin ja jatkaakseen ajanvarausta. Kenttä näkyy muokkausikkunassa myös kun valittuna on informatiivinen aihe, mutta kenttään kirjoitettua tekstiä ei käytetä.
Valitse Tallenna.
Tunnistettava aihe on aktiivinen valittuna olevalle toimipisteelle.
Huom: Jos jätät Kuittausruudun teksti -kentän tyhjäksi, portaali näyttää oletustekstin "Ymmärrän ja haluan silti varata tämän ajan".
Huom: Tunnistettavia aiheita verrataan asiakkaan kirjoittamaan varauksen lisätietoon. Se, onko asiakkaan täytettävä kyseinen kenttä vai ei, määritetään toimipistekohtaisesti Nettiajanvaraus -asetuksissa kohdasta Määritä "Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen" -kenttä pakolliseksi. Jos kenttä ei ole pakollinen, asiakas voi jättää sen tyhjäksi eikä tunnistettavia aiheita sovelleta.
Tilanteen kuvaus
Kuvaa tilanne luonnollisella kielellä sen sijaan, että listaisit avainsanoja. Portaali lukee asiakkaan kirjoittaman varauksen lisätiedon ja vertaa sen merkitystä määrittämääsi aiheeseen, joten sinun ei tarvitse ennakoida tarkalleen, millä sanoilla asiakas tilanteen kuvaa.
Esimerkiksi tunnistettava aihe, jossa tilanteen kuvaus on "Lemmikki söi jotain", vastaa myös ajanvarauksen lisätietoa, jossa lukee "Koira söi vähän suklaata".
Vastaavuus toimii eri kielten välillä. Englanniksi kirjoitettu aihe vastaa myös muulla kielellä kirjoitettua varauksen lisätietoa, joten sinun ei tarvitse luoda erillistä tunnistettavaa aihetta jokaiselle asiakkaidesi käyttämälle kielelle.
Pidä kukin aihe rajattuna yhteen tilanteeseen ja vältä päällekkäisiä tilanteita. Asiakkaalle näytetään kerrallaan vain yksi viesti. Jos varauksen lisätieto vastaa useampaa kuin yhtä aihetta, näytetään vain se tunnistettava aihe, jonka kuvaama tilanne vastaa lisätietoa parhaiten. Tunnistettavan aiheen tyyppiä ei huomioida tässä tilanteessa, joten informatiivinen aihe voidaan näyttää ennakoivan aiheen sijaan. Älä siis oleta, että ennakoiva aihe näytetään aina ensisijaisesti.
Kirjoita viesti
Viesti näytetään asiakkaalle ajanvarausportaalissa silloin, kun tilanne tunnistetaan. Kerro, mikä huoli tilanteessa on ja miten asiakkaan tulisi toimia sen sijaan. Esimerkiksi: "Jos lemmikkisi vuotaa verta tai sen tila on romahtanut, soita meille heti sen sijaan että varaisit ajan netissä."
Voit sisällyttää viestiin klinikan yhteystiedot paikkamerkkien avulla. Portaali täyttää ne automaattisesti.
Paikkamerkki | Korvautuu |
[[clinic_phone_number]] | Klinikkasi puhelinnumero |
[[clinic_email]] | Klinikkasi sähköpostiosoite |
Esimerkiksi: Soita klinikalle numeroon [[clinic_phone_number]] ennen ajanvarausta.
Muokkaa tai poista tunnistettava aihe
Olemassa olevat aiheet luetellaan kohdassa Tunnistettavat aiheet, ja niistä näkyy tyyppi, tunnistettava tilanne, viesti sekä kuittausruudun teksti. Voit muokata aihetta valitsemalla rivillä kynäkuvakkeen tai poistaa aiheen roskakorin kuvakkeella.
Mitä henkilöstö näkee ajanvarauksella
Kun asiakas kuittaa ennakoivaan aiheeseen liittyvän viestin ja jatkaa, tieto tallennetaan ajanvaraukselle.
Avaa ajanvaraus ja katso Nettiajanvarauksen tiedot kohdasta Varauksen tiedot. Kentässä Kuitatut varoitukset luetellaan jokaisen tunnistetun aiheen tilanne, jonka asiakas on kuitannut.
Kentässä näkyy Tunnistettava tilanne -tekstin sisältö aiheen perusteella, ei asiakkaalle näytetty viesti. Asiakkaan ajanvaraukselle kirjaama lisätieto näkyy samassa osiossa kohdassa Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen.