Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tavallinen ennakkomaksu palautetaan tai peruutetaan. Palauta ennakkomaksu, kun raha palautuu tosiasiassa asiakkaalle. Peruuta ennakkomaksu, jos se kirjattiin vahingossa eikä sitä ole käytetty lainkaan. Voit palauttaa yksittäisen ennakkomaksun tai useita valittuja ennakkomaksuja. Provet Pay -korttipalautuksista ja Gravity Payments -talletuksista kerrotaan erillisissä artikkeleissa, joihin on linkit alla.
Yksittäisen ennakkomaksun palautus
Avaa asiakkaan sivulta Laskutus-välilehti.
Valitse Ennakkomaksut-osiossa ennakkomaksurivin kolmen pisteen painike.
Valitse Näytä tiedot.
Valitse Palautus.
Valitse maksutyyppi ja tallenna kuvaus tarvittaessa (kuvaus voi olla pakollinen).
Tarkista summa ja päivämäärä ja valitse Tallenna. Päivämäärää voi muuttaa vain, jos asetus Salli ennakkomaksun hyvityksen päivämäärän asettaminen on valittuna kohdassa Toimipisteen talousasetukset.
Valittujen ennakkomaksujen palautus
Avaa asiakkaan sivulta Laskutus-välilehti.
Valitse Ennakkomaksut-osiosta palautettavat ennakkomaksurivit.
Näytön alareunaan ilmestyy palkki, jossa näkyy valittujen ennakkomaksujen määrä. Valitse Toimenpiteet > + Palauta valitut ennakkomaksut. Valintaikkuna avautuu.
Valitse maksutyyppi ja tallenna kuvaus tarvittaessa (kuvaus voi olla pakollinen).
Valitse Palautus.
Asiakkaan Provet Payhin tallennetulle kortille palautettavista ennakkomaksuista kerrotaan artikkelissa Ennakkomaksun palautus Provet Pay -kortille. Gravity Payments -liitännän kautta asiakkaan maksukortille palautettavista ennakkomaksuista (talletuksista) kerrotaan artikkelissa Talletusten käsittely.
Peru ennakkomaksu
Ennakkomaksun voi peruuttaa vain, jos sitä ei ole käytetty lainkaan. Jos ennakkomaksusta on käytetty osa, palauta se peruutuksen sijaan.
Muistiinpano: Ennakkomaksujen peruutustoiminto otetaan käyttöön vaiheittain. Toiminto tulee näkyviin, kun se on käytettävissä klinikallasi.
Avaa asiakkaan sivulta Laskutus-välilehti.
Valitse Ennakkomaksut-osiossa ennakkomaksurivin kolmen pisteen painike.
Valitse avattavasta valikosta Peru ennakkomaksu.
Tarkista summa ja päivämäärä. Vahvista valitsemalla Peru ennakkomaksu tai poistu valitsemalla Pidä ennakkomaksu.
Peruutus luo peruutuskirjauksen ja muuttaa ennakkomaksun tilaksi Peruutettu. Talouden lukitusjaksot koskevat peruutusta samalla tavalla kuin maksusuorituksen peruutusta.
Muistiinpano: Peruutuspäivämääräksi asetetaan oletusarvoisesti ennakkomaksun oma päivämäärä, joten molemmat kirjaukset kuuluvat samaan päivän päätösjaksoon. Jos ennakkomaksu on aiemmalta kirjanpitojaksolta, oletusarvona on kuluva päivä. Riittävillä oikeuksilla voit muuttaa päivämäärää kyseisen aikavälin sisällä.
Vahingossa kirjatun ennakkomaksun poistaminen
Asiakkaan tilille voi ilmestyä vahingossa ylimääräinen ennakkomaksu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
hyvityslasku siirrettiin ennakkomaksuihin, mutta hyvityslasku viimeisteltiin sen jälkeen toisella maksutavalla
ennakkomaksu lisättiin asiakkaan tilille, mutta sitä ei koskaan maksettu
Poista ennakkomaksu peruuttamalla se kohdassa Peru ennakkomaksu kuvatulla tavalla. Jos peruutustoiminto ei ole vielä käytettävissä klinikallasi tai osa ennakkomaksusta on käytetty, palauta se sen sijaan. Käytä alkuperäisen maksun maksutapaa, jotta päivän päätösraportti ja kirjanpitokirjaukset pysyvät oikein. Jos voit asettaa palautuspäivämäärän, valitse se sisäisten toimintatapojenne mukaan, esimerkiksi ennakkomaksun kirjauspäivä tai kuluva päivä. Lisää kuvaus, jossa kerrot ennakkomaksun poistamisen syyn.