Tämä artikkeli tarjoaa yleiskatsauksen Provetin laskutuksen ja maksamisen toiminnallisuuksiin, mukaan lukien laskujen viimeistely, maksusuoritusten lisääminen, maksusuoritusten peruuttaminen tai korjaaminen, käsikauppamyynnin luominen sekä hyvitysten ja palautusten käsittely. Artikkelissa käsitellään myös laskujen lähettämistä sekä ennakkomaksujen hallintaa.

Riippuen klinikkasi työnkulusta ja toimipiste asetuksista laskun viimeistely ja maksusuorituksen lisääminen voidaan tehdä yksivaiheisena tai kaksivaiheisena.

Yksivaiheisessa työnkulussa viimeistelet laskun ja lisäät maksusuorituksen samalla kertaa, esimerkiksi kun asiakas maksaa laskun heti käynnin jälkeen ennen klinikalta lähtöä.

Jos sovit asiakkaan kanssa, että maksu vastaanotetaan myöhemmin, noudatat kaksivaiheista työnkulkua, viimeistelet ensin laskun ja lisäät maksusuorituksen myöhemmin.

Jos klinikkasi käyttää Provet Payta, katso laskujen ja maksusuoritusten käsittelyä koskevat tiedot Provet Pay.

Jos asiakas on esimerkiksi maksanut käteisellä, mutta maksu on vahingossa lisätty korttimaksuna, voit peruuttaa maksun tai muuttaa väärän maksutavan. Maksujen peruuttaminen ja korjaaminen on mahdollista, jos se on otettu käyttöön toimipiste asetuksissa ja sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet.

Voit peruuttaa ja korjata maksusuorituksia suoraan laskusivulla tai käyttämällä Oikeat maksutavat hyvityslaskutus vaihtoehtoa. Huomaa, että maksusuorituksissa, jotka on otettu vastaan integroidun maksupäätteen kautta hyvityslasku Oikeat maksutavat -vaihtoehto ei ole käytettävissä, voit peruuttaa maksun vain suoraan laskusivulta.

Jos maksujen peruuttaminen ei ole käytössä toimipisteessäsi, voit silti tarvittaessa vaihtaa maksutapaa käyttämällä muuta hyvityslaskutoimintoa. Lisätietoja Provetissa käytettävissä olevista eri hyvityslaskutusvaihtoehdoista on osoitteessa Yleistä hyvityslaskuista.

Käsikauppamyynti on yleinen myyntitapahtuma eläinlääkärivastaanotoilla, johon ei sisälly eläinlääkärikäyntiä. Käsikauppamyynnillä voidaan myydä esimerkiksi ruokaa, leluja tai tarvikkeita. Provetissa on käsikauppamyyntitoiminto, joka on erillään käyntitoiminnoista.

Hyvityslaskut, ovat kaupallisia ja kirjanpidollisia asiakirjoja, jotka myyjä (yrityksesi) antaa ostajalle (eläinten omistajalle). Hyvityslaskuja käytetään, kun "kauppa" on saatu päätökseen ja lasku on viimeistelty Provetissa, mutta laskuun on tehtävä korjauksia. Näin voi tapahtua esimerkiksi, jos asiakas palauttaa tuotteen tai tuote on laskutettu väärin.

Hyvän kirjanpitotavan mukaan viimeisteltyjä laskuja ei saa muokata tai poistaa. Siksi on aina luotava hyvityslasku, kun viimeisteltyyn laskuun on tehtävä korjaus, vaikka virhe huomataan ennen kuin asiakas on maksanut, etkä ole vielä lisännyt laskulle maksusuoritusta. Samoin jos viimeistellyssä hyvityslaskussa on virhe, sinun on luotava toinen hyvityslasku virheen korjaamiseksi.

Provetissa hyvityslaskut näyttävät tavallisilta laskuilta, mutta ne liittyvät aina tavalliseen laskuun tai toiseen hyvityslaskuun.

Ennakkomaksusaldot vastaavat talletus- tai luottosummaa, joka on käytettävissä tulevia velkasaldoja vastaan. Ennakkomaksusaldot voidaan joko lisätä manuaalisesti asiakkaan tilille tai siirtää hyvityslaskulta. Ennakkomaksutoiminnot ovat käytettävissä, jos ne on otettu käyttöön toimipiste asetuksissa.

Jos Provetissa käytetään Gravity Payments -integraatiota (saatavilla vain Yhdysvalloissa), voit myös lisätä ja palauttaa ennakkomaksuja (talletuksia) Gravity Payments -integraation kautta.

Asiakkaalle voi helposti lähettää laskun sähköpostitse tai tulostaa ne fyysistä postitusta tai suoraa kuittia varten. Halutessasi lähettää laskun, siirry Asiakkaan tiedot, valitse Laskutus -välilehti, sitten Laskut -osio ja etsi haluamasi lasku. Valitse yksittäisen laskun sivulla Lähetä sähköpostitse -painike. Tulostusta varten noudata samoja alkuvaiheita laskun löytämiseksi ja valitse sitten yksittäisen laskun sivulla Tulosta-painike ja käytä sen vieressä olevaa nuolta, jotta saat lisää vaihtoehtoja. Halutessasi lähettää laskun uudelleen sähköpostitse, siirry laskun sivulle ja valitse Lähetä sähköpostitse -painike. Voit myös valita Merkitse lähetetyksi -painikkeen rekisteröidäksesi, että lasku on lähetetty.

Halutessasi lähettää useita laskuja, valitse Laskutus -välilehdellä niiden laskujen rivit, jotka haluat lähettää. Valitse sivun alareunassa näkyvästä Toimenpiteet kohdassa Lähetä sähköpostilla tai valitse Vie/tulosta -painike. Voit myös valita Merkitse lähetetyksi Toimenpiteet -painikkeen alta rekisteröidäksesi, että laskut on lähetetty.

Laskujen ja maksujen asetukset

Laskujen viimeistely ja maksusuoritusten lisääminen

Käsikauppamyynti

Ennakkomaksut

Alennukset ja kupongit

Koontilaskut

Laskujen ja myyntihistorian tarkastelu

Hyvitykset ja palautukset