Ajanvarauksen käyntisyiden avulla voit määrittää tarkoituksen ja tarkat tiedot eri ajanvaraustyypeille Provetissa. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit määrittää, muokata ja poistaa käyntisyitä.
Lisää ajanvarauksen käyntisyitä
Valitse toimipisteen nimi (ylhäällä vasemmalla) ja siirry sitten kohtaan Settings > List & Templates > Reasons
Avaa Reasons-osiossa Add ja täytä ajanvarauksen käyntisyyn tiedot Create Reason type-valintaikkunassa.
Pakolliset tiedot:
Name: Käyntysyyn nimi näkyy sekä Provetin käyttäjille että asiakkaillesi.
Duration: Keston määritys määrittää tämän käyntäyksen oletusajan keston ajanvarausta varten. Kesto määritetään minuuteissa. Varattavissa nettiajanvarauksessa asiakkaalle tarjotaan luettelo saatavilla olevista aloitusajoista käyntäyksen perusteella, ja ajanvarauksen kesto asetetaan automaattisesti. Kestoa voi tarvittaessa myöhemmin muuttaa toimipisteen puolesta ajanvarauskalenterissa.
Group: Valitse käyntäyksen käyntisyyryhmä. Varattavissa nettiajanvarauksessa, Jos toimipiste on määrittänyt useita käyntisyyryhmiä, asiakkaat valitsevat käyntisyyryhmän ennen kuin he valitsevat ajanvarauksen käyntäyksen. Jos saatavilla on vain yksi käyntisyyryhmä, asiakkaat valitsevat suoraan ajanvarauksen käyntäyksen. Katso, miten voit lisätä ajanvarauksen käyntisyyryhmiä.
Allow online booking for resources: Valitse tämä valintaruutu, jotta käyntäyksen tyyppi voidaan varata myös resursseille (kuten huoneille tai laitteille), joille on otettu käyttöön varattavuus nettiajanvarauksessa. Jos jätät valitsematta, käyntäys on vain henkilöstön kanssa varattavissa nettiajanvarauksessa, ei resurssien kanssa.
Ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutuksen asetukset:
Näitä asetuksia käytetään ajanvarauksiin, kun tämä käyntäys valitaan ajanvaraukseen. Jos et määritä käyntäyskohtaisia asetuksia, käytetään ei-käyntäyskohtaisia, oletusajanvarausmuistutuksen asetuksia.
Instructions: Voit lisätä mukautetun tekstit, joka sisällytetään tämän ajanvarauksen käyntäyksen vahvistus- ja muistutusviesteihin (yleisen sähköpostin tervehdystekstin lisäksi, joka on määritetty oletusasetuksissa).
Vinkki: Voit käyttää myös paikkamerkkejä ohjeissa, esimerkiksi lisätäksesi tekstin joukkoon automaattisesti eläimen nimen (esim. "Ei ruokaa tai vettä kohdalle [[patient_name]] 6 tuntia ennen ajanvarausta.").
Email message: Valitse, käytetäänkö vahvistus- ja muistutusviesteissä pelkästään Instructions-kenttään lisättyä yleistä ohjetekstiä vai haluatko lisätä erilliset ohjeet vahvistus- ja muistutusviesteille. Lisää lisätekstit kenttiin.
Reminder email: Määritä toimintakehotteen (CTA) painike ja lisää lomakkeet muistutussähköposteihin:
Vinkki: Toimintakehote (CTA) -painike on napsautettava käyttöliittymäelementti, jonka tarkoitus on rohkaista asiakasta tekemään tietty toimenpide. Kun valinta on tehty, tämä painike lisätään muistutussähköpostiin ja se sijaitsee sähköpostissa ajanvarauksen yhteenvedon yläpuolella.Valitse valintaruutu Include call-to-action button muistutussähköpostissa. Voit määrittää, miten painike näytetään. Voit määrittää painikkeen asettamalla Button text, jotta näet käyttäjälle näkyvän otsikon, sekä Button link, jolla määrität verkkosivun osoitteen, johon asiakkaat ohjataan. Valitse myös Button style, jossa valittavana on ensisijainen vaihtoehto, joka käyttää toimipisteesi teeman värin valkoisella tekstillä, tai toissijainen vaihtoehto, jossa on valkoinen tausta ja värilliset reunukset sekä teksti.
Voit myös valita valintaruudun Include form button muistutussähköpostin valinnoissa. Kun valittuna, syötä painikkeen teksti ja valitse Form source (joko Provet PDF -lomake tai ulkoinen linkki). Provet-lomakkeissa valitse käytettävissä olevista PDF-lomakkeista avattavasta luettelosta joko asiakas- tai potilas-PDF-lomake. Liitetty lomake lähetetään ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutuksen mukana, ja se näkyy käynnissä sen jälkeen, kun käynti on täydennetty sähköisellä allekirjoituksella (jos saatavilla). Täytetty lomake näkyy käyntisivulla ja se tallennetaan sekä asiakkaan että eläimen tietoihin myös silloin, jos ajanvaraus myöhemmin perutaan.
SMS message: Valitse, käytetäänkö ei-käyntäyskohtaisia oletus-SMS vahvistus- ja muistutusviestejä vai lisätäänkö käyntäyskohtaisia viestejä. Lisää käyntäyskohtaiset viestit kenttiin. Viestitekstit voivat olla enintään 1000 merkkiä pitkiä, ja ne jaetaan useisiin SMS-viesteihin. Viestikentissä näkyy käytetty merkkimäärä ja se, kuinka monen viestin teksti on jaettu. Jokainen erillinen SMS-viesti käyttää SMS-hyvitystä.
Prevent reminder sending methods by default: Voit poistaa käytöstä sähköpostimuistutusten, tekstiviestimuistutusten tai kaikkien muistutusten lähettämisen, kun tätä käyntäystä käytetään.
Prevent confirmation sending methods by default: Voit poistaa käytöstä sähköpostivahvistusten, tekstiviestivahvistusten tai kaikkien vahvistusten lähettämisen, kun tätä käyntäystä käytetään.
Exclude from appointment reminders and confirmations: Voit valita Appointment time ja/tai Veterinarian, jotka jätetään pois ajanvarauksen tiedoista vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Appointment reminders sent before: Klikkaa +Add reminder ja näytä tämä asetus. Lisää, kuinka monta tuntia tai päivää etukäteen lähetetään tämän ajanvarauksen käyntäyksen muistutusasiakkaille aikataulutetun ajanvarausten muistutuslähetyksen ajankohta. Seuraava asetus määrittää, onko luku tunteja vai päiviä. Voit määrittää useita ajanvarausmuistutuksia yhden Käyntäyksen sisällä.
Appointment reminders send time type: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tuntien vai päivien perusteella ennen ajanvarauksia.
Appointment reminder specific send time: Jos valitsit vaihtoehdon "days", lisää kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Huom: Jos muutat sähköposti- ja/tai SMS-tekstejä ja haluat päivittää ne myös kaikille lähettämättömille muistutusviesteille olemassa olevissa ajanvarauksissa tämän käyntäysryhmän osalta, valitse Update appointments / appointment reminders. Jos et valitse tätä painiketta ja tallennat vain muutokset, muutokset koskevat vain päivityksen jälkeen luotuja uusia ajanvarauksia.
Muu tieto:
Color: Voit määrittää värin, jota käytetään käyntäykselle ajanvarauskalenterissa. Tätä asetusta ei käytetä asiakkaan viestinnässä.
Proficient staff: Voit valita henkilöstön jäsenet, joiden kanssa tämän käyntäyksen ajanvarauksia voi varata. Tämä auttaa varmistamaan, että asiakkaat varaavat ajan oikean eläinlääkärin, hoitajan tai tiimin kanssa ongelmasta riippuen. Jos et valitse ketään, kaikki henkilöstö on käytettävissä.
Available online: Huom: Jos haluat tämän käyntäyksen olevan saatavilla Varattavissa nettiajanvarauksessa, varmista, että tämä asetus on valittuna. Kun käytössä ovat Available from ja to, voit määrittää kellonajanjakson päivän aikana, jolloin tämä käyntäys on saatavilla nettiajanvarauksessa. Huomaa, että tämä asetus toimii yhdessä keston asetuksen kanssa, ja keston on sovittava täysin saatavilla olevaan ajanjaksoon. Esimerkiksi jos saatavilla oleva aika on määritelty välille 10–12, kesto asetetaan arvoon 60 minuuttia ja kalenterin aikavälin koko on 15 minuuttia, asiakkaiden saatavilla olevat ajat ovat 10:00, 10:15, 10:30, 10:45 ja 11:00.
Default resources, items and clinical notes: Voit valita resurssit, hoitotapahtuman tuotteet ja käyntikertomuksen vakiotekstin, jotka lisätään käynnille automaattisesti, kun tätä käyntäystä käytetään. Tämä auttaa yhdenmukaistamaan yleisiä ajanvarauksia ja nopeuttaa käynnin työnkulkua. Huomaa, että voit myös parantaa työnkulkua käyttämällä tuotepaketteja. Tuotepaketeilla voit ryhmitellä tuoteryhmiä, joita käytetään rutiininomaisesti yhdessä, ja luoda niille ryhmitellyn hinnoittelu- ja laskutusmallin.
Huom: Oletustuotteita ei voida käyttää, jos käytössä on useita toimipisteitä (toimipisteitä), joilla on eri tuotelistoja, ja käyntisyyryhmät ovat jaettuja koko organisaation kesken.Shift types: Voit valita työvuoron tyypit, joiden kanssa tätä käyntäystä voidaan käyttää. Jos valitset ei mitään, käyntäys voidaan käyttää kaikkien työvuoron tyyppien kanssa. Huomaa, että työvuoron tyypin asetus toimii yhdessä käyntäyksen tyypin asetuksen kanssa kohdassa shift settings, eli kun teet muutoksia yhdessä paikassa, vastaavat asetukset päivittyvät myös toisessa. Jotta asetus otetaan käyttöön myös olemassa oleviin työvuoroihin, valitse valintaruutu Update existing shifts. Huomaa, että päivitys ei peruuttaa mahdollisia olemassa olevia ajanvarauksia, jotka ovat ristiriidassa asetuksen kanssa.
Species (vain silloin, kun toimipisteasetuksessa Enable species specific reason types on otettu käyttöön): Voit lisätä tietyt lajit, joille tämä käyntäyksen tyyppi on saatavilla nettiajanvarauksessa. Jos et valitse mitään, käyntäyksen tyyppi on saatavilla kaikille lajeille.
Pre-registration questions: Jos se on otettu käyttöön kohdassa pre-registration settings, voit määrittää ennakkorekisteröimisen kysymyksiä, joihin asiakkaat vastaavat itsepalvelukirjautumisessa. Koska kysymykset määritellään käyntäysasetuksissa, voit lisätä tiettyjä kysymyksiä eri ajanvarauksen käyntäyksille, jotka liittyvät itse käynnin luonteeseen. Valitse painike Check-in question(s) ja kirjoita kysymys Question-kenttään. Valitse painike uudelleen, jos haluat lisätä lisää kysymyksiä. Poistaaksesi kysymyksen valitse roskakoripainike kysymysrivin kohdalla.
Kun olet valmis, lisää käyntäys valitsemalla Save.
Muokkaa tai poista käyntäys
Valitse toimipisteen nimi (ylhäällä vasemmalla) ja siirry sitten kohtaan Settings > List & Templates > Reasons
Avaa Reasons-osiossa valitse:
Poistamista varten: käyntäysrivin roskakoripainike.
Muokkausta varten: käyntäysrivin kynäpainike.
Vahvista toimenpide (Save tai Delete).