Tässä artikkelissa kerrotaan nettiajanvarauksen asetuksista, mukaan lukien ajanvarausten aikavälien määrittäminen, varausten vähimmäisesivalmisteluaika sekä vahvistussähköpostien kopion lähettäminen klinikalle. Lisäksi käsitellään muita tärkeitä valintoja.
Huom: Avaa Asetukset valitsemalla ensin vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi ja sen jälkeen valitsemalla avautuvasta valikosta Asetukset. Huomaa, että Asetukset näkyvät vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset-näkymää, ota yhteyttä toimipisteen pääkäyttäjään ja tarkista käyttöoikeutesi.
Nettiajanvarauksen yleiset asetukset
Nettiajanvarauksen yleiset asetukset, jotka koskevat toimipistetason asetuksia, määritetään kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Vinkki: Kun päivität asetuksia, nettiajanvarauksen esikatselu kannattaa pitää auki, jotta näet, miten muutokset vaikuttavat nettiajanvarauksen sivuun. Avaa nettiajanvarauksen esikatselu uuteen selaimen välilehteen napsauttamalla hiiren oikealla Esikatsele nettiajanvarausta -painiketta.
Muokkaa asetuksia valitsemalla kynäkuvake osion otsikon vierestä. Kun olet tehnyt muutokset, valitse Tallenna.
Käytössä: Ota tämä asetus käyttöön valitsemalla se, jolloin nettiajanvarausominaisuus on käytettävissä kyseisessä toimipisteessä. Jos tätä asetusta ei ole valittu, et voi lisätä nettiajanvarausta työvuoroille etkä tehdä nettiajanvarausta asiakkaillesi käytettäväksi.
Potilasportaalin näkyvyys: Tällä asetuksella voit hallita, näkyykö toimipiste Provet Patient Portalin hakutuloksissa. Tämä voi olla hyödyllistä, jos osasto on luotu vain sisäistä testausta varten eikä sitä haluta näyttää asiakkaille Potilasportaalissa.
Nettiajanvarauksen URL-osoite: Tässä kentässä voit määrittää nettiajanvarauksen sivulla käytettävän URL-osoitteen. Tätä arvoa voi käyttää paikkamerkkinä ([[onlinebooking_url]]) sähköposti- ja tekstiviestimallipohjissa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, järjestelmä käyttää automaattisesti klinikan Potilasportaalin URL-osoitetta. Jos haluat linkittää suoraan oman verkkosivustosi ajanvaraussivulle, voit syöttää sen URL-osoitteen tähän.
Varattavissa olevat ajat: Jos kalenterissasi käytetään pienempiä aikavälejä (oletuksena 15 minuuttia), voit valita, tarjotaanko nettiajanvarauksessa kaikki vapaat ajat, täydet ja puolet tunnit vai vain täydet tunnit.
Lisätietoja: Tässä kentässä voit lisätä yleiset tiedot, jotka näytetään nettiajanvarauslomakkeen alussa.
Vaaditaan aika ennen ajanvarauksen alkua: Tämän asetuksen avulla voit rajoittaa nettiajanvarauksen aikoja niin, etteivät varaukset ole liian lähellä ajanvarauksen aloitusaikaa. Esimerkiksi jos lisäät 120, asiakkaat eivät voi varata aikaa alle kahteen tuntiin (120 minuuttia) ennen ajanvarauksen alkua.
Uusien asiakkaiden varauksien enimmäismäärä päivässä: Tämän asetuksen avulla voit määrittää, kuinka monta varausta uudet asiakkaat voivat tehdä päivässä ennen kuin lisätietoja SMS-varmennuksesta on pakollinen. Tämä asetus ei estä varauksia. Jos raja ylittyy, varauksen yhteyteen lisätään erillinen SMS-varmennusvaihe, jonka avulla voidaan estää roskaposti tai automaattiset ajanvarausyrityksiä.
Yhteenvetotiedot: Tässä kentässä voit lisätä tiedot, jotka näytetään nettiajanvarauksen yhteenvetosivulla.
Oletusotsikko kentälle Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen: Tässä kentässä voit lisätä kentän otsikon, jota asiakkaat voivat käyttää lisätietojen lisäämiseen ajanvarauksen vastuuhenkilölle.
Määritä "Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen" -kenttä pakolliseksi: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaiden on lisättävä lisätiedot ajanvarauksen vastuuhenkilölle.
Ota käyttöön asiakasnumerokenttä: Kun tämä asetus on valittuna, asiakasnumerokenttä sisällytetään nettiajanvarauslomakkeeseen.
Aseta Asiakasnumero pakolliseksi kentäksi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, kun Ota käyttöön asiakasnumerokenttä on valittuna. Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaiden on lisättävä asiakasnumeronsa.
Ehtoaiheet: Näytä asiakkaalle viesti ennen kuin nettiajanvaraus on valmis, kun hänen ajanvaraushuomautuksensa vastaa tilannetta, jonka olet määrittänyt. Katso Aseta Ehtoaiheet nettiajanvaraukselle.
Kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Ajanvaraus voit määrittää alustavan varausaika-arvon nettiajanvauksille:
Alustava varausaika: Tässä kentässä voit määrittää minuuteissa, kuinka kauan aikaväli varataan asiakkaalle, kun hän tekee nettiajanvarauksen. Esimerkiksi jos asetat alustavaksi varausajaksi 10, aikaväli varataan 10 minuutiksi sen jälkeen, kun asiakas on valinnut vapaan ajan nettiajanvarauksessa. Jos asiakas ei vahvista nettiajanvarausta 10 minuutin kuluessa, aikaväli vapautuu automaattisesti.
Kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä voit hallita asiakkaiden peruutusoikeuksia:
Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus: Ota tämä asetus käyttöön, jotta asiakkaat voivat peruuttaa ajanvarauksensa ajanvarausportaalin kautta. Jos tätä asetusta ei ole valittu, asiakkaat eivät voi peruuttaa ajanvarauksia verkossa.
Ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutusten asetukset
Muokkaa näitä asetuksia siirtymällä kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Älä näytä kestoa asiakkaille: Kun tämä asetus on valittuna, ajanvarauksen kestoa ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä. Mukana on vain aloitusaika.
Älä näytä eläinlääkärin nimeä asiakkaille: Kun tämä asetus on valittuna, ajanvarauksen vastuueläinlääkärin nimi ei näy vahvistus- ja muistutusviesteissä. Huomaa, että jos Tieto, jota ei haluta näyttää muistutus- ja vahvistusviesteissä on valittuna kohdassa Ajanvarauksen syykohtaiset asetukset, kenttä on silti mukana ja siinä lukee ”ELL” nimen sijaan. Jos haluat poistaa eläinlääkärin tiedot viestistä kokonaan, poista kyseinen syykohtainen asetuksen valinta.
Sähköpostiviesti: Lisää viesti, joka sisällytetään asiakkaalle lähetettävään vahvistussähköpostiin, kun hän varaa ajan verkossa. Valitse Vakiotekstit lisätäksesi tallennetun tekstipohjan tai kirjoita viesti alla olevaan muokkaimeen. Muotoiluvaihtoehdot, jotka ovat käytettävissä muokkaimessa, riippuvat organisaatiosi Sähköpostin muotoilu -asetuksesta.
Lähetä tekstiviestivahvistus: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaalle lähetetään tekstiviestivahvistusviesti, kun hän varaa ajan verkossa. Viestin sisältö määritellään oletusasetuksissa tai ajanvarauksen syykohtaisissa asetuksissa.
Lähetä sähköpostiviestin kopio toimipisteeseen: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaan vahvistussähköpostin viestistä lähetetään kopio toimipisteesi sähköpostiosoitteeseen.
Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi: Kun tämä asetus on valittuna, nettiajanvarauksella luodut ajanvaraukset merkitään automaattisesti vahvistetuiksi. Jos tätä asetusta ei ole valittuna, nettiajanvarauksella luodut ajanvaraukset pysyvät vahvistamattomina, kunnes toimipisteen henkilöstö vahvistaa ne käsin.
Ehtoaiheet
Ehtoaiheiden avulla näytetään asiakkaalle viesti nettiajanvarauksen aikana silloin, kun hänen ajanvaraushuomautuksensa vastaa tilannetta, jonka olet määrittänyt. Aiheet voidaan kirjoittaa selkeällä yleiskielellä — järjestelmä vertailee niitä merkityksen perusteella, joten tarkkoja avainsanoja ei tarvita. Viestit tukevat paikkamerkkejä, kuten [[clinic_phone_number]] ja [[clinic_email]].
Lisätietoja on kohdassa Aseta Ehtoaiheet nettiajanvaraukselle.