Tässä artikkelissa kerrotaan nettiajanvarauksen asetuksista, kuten miten varattavat ajat määritetään, miten asetetaan alin varausaika ennen varausta sekä miten vahvistussähköpostien kopio toimitetaan klinikalle. Lisäksi käydään läpi muut keskeiset asetukset.
Yleiset nettiajanvarauksen asetukset
Yleiset, toimipistekohtaiset nettiajanvarauksen asetukset määritellään kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Vinkki: Kun päivität asetuksia, on hyödyllistä pitää nettiajanvarauksen esikatselu auki, jotta näet, miten muutokset vaikuttavat nettiajanvarauksen sivuun. Avaa nettiajanvarauksen esikatselu uuteen selaimen välilehteen napsauttamalla hiiren oikealla Esikatsele nettiajanvarausta -painiketta.
Muokataksesi asetuksia, valitse kynäkuvake osion otsikon vierestä. Kun olet tehnyt muutokset, valitse Tallenna.
Käytössä: Valitse tämä asetus ottaaksesi nettiajanvarauksen ominaisuuden käyttöön kyseisessä toimipisteessä. Jos tätä asetusta ei ole valittu, et voi lisätä nettiajanvarausta työvuoroihin etkä tehdä nettiajanvarausta asiakkaille käytettäväksi.
Potilasportaalin näkyvyys: Tällä asetuksella ohjaat, näkyykö toimipiste Provet Patient Portaalin hakutuloksissa. Vaihtoehto voi olla hyödyllinen, jos osasto on luotu vain sisäiseen testaukseen eikä sitä haluta näyttää asiakkaille Potilasportaalissa.
Nettiajanvarauksen URL-osoite: Tässä kentässä voit määrittää nettiajanvarauksen sivulla käytettävän URL-osoitteen. Tätä arvoa voidaan käyttää paikkamerkkinä ([[onlinebooking_url]]) sähköposti- ja tekstiviestimallipohjissa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, järjestelmä käyttää automaattisesti klinikan Potilasportaalin URL-osoitetta. Jos haluat linkittää suoraan oman verkkosivustosi ajanvaraussivulle, voit lisätä sen URL-osoitteen tähän.
Varattavissa olevat ajat: Jos kalenterissasi käytetään pienempiä aikasarjoja (oletuksena 15 minuuttia), voit valita, tarjotaanko kaikki ajat, Täydet ja puolet tunnit vai ainoastaan Täysi tunnit nettiajanvarauksessa.
Lisätietoja: Tässä kentässä voit lisätä yleisiä tietoja, jotka näytetään nettiajanvarauksen lomakkeen alussa.
Vaaditaan aika ennen ajanvarauksen alkua: Tämän asetuksen avulla voit rajata nettiajanvarauksen aikoja niin, ettei varausta voi tehdä liian lähelle ajanvarauksen alkamisaikaa. Esimerkiksi jos lisäät 120, asiakkaat eivät voi varata ajanvarauksia alle kahteen tuntiin (120 minuuttia) ennen ajanvarauksen alkamista.
Uusien asiakkaiden varauksien enimmäismäärä päivässä: Tämän asetuksen avulla voit määrittää enimmäismäärän, kuinka monta varausta uudet asiakkaat voivat tehdä päivässä ennen kuin lisätään SMS-varmistus on pakollinen. Tämä asetus ei estä varauksia. Kun raja ylittyy, lisätään ylimääräinen SMS-varmistusvaihe auttamaan roskapostin tai automaattisten varausyritysten ehkäisyssä.
Yhteenvetotiedot: Tässä kentässä voit lisätä tietoja, jotka näytetään nettiajanvarauksen yhteenvedon sivulla.
Oletusotsikko kentälle Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen: Tässä kentässä voit lisätä otsikon kentälle, jota asiakkaat voivat käyttää lisätietojen lisäämiseen ajanvarauksen vastuuhenkilölle.
Aseta Lisätiedot ajanvaraukseen liittyen pakolliseksi kentäksi: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaiden on lisättävä lisätietoja ajanvarauksen vastuuhenkilölle.
Ota käyttöön asiakasnumerokenttä: Kun tämä asetus on valittuna, asiakasnumerokenttä sisällytetään nettiajanvarauksen lomakkeeseen.
Aseta Asiakasnumero pakolliseksi kentäksi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, kun Ota käyttöön asiakasnumerokenttä on valittuna. Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaiden on lisättävä asiakasnumeronsa.
Kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Ajanvaraus voit asettaa nettiajanvarauksille alustavan varausajan:
Alustava varausaika: Tässä kentässä voit määrittää, kuinka monta minuuttia yhtä aikaslotia varataan silloin, kun asiakas tekee nettiajanvarauksen. Esimerkiksi jos asetat alustavaksi varausajaksi 10, aikaslotti varataan 10 minuutiksi sen jälkeen, kun asiakas on valinnut ajan nettiajanvarauksessa. Jos asiakas ei vahvista nettiajanvarausta 10 minuutin kuluessa, aikaslotti vapautetaan automaattisesti.
Kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä voit hallita asiakkaan peruutusoikeuksia:
Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus: Valitse tämä asetus, jotta asiakkaat voivat peruuttaa ajanvarauksensa ajanvarausportaalin kautta. Jos tätä asetusta ei ole valittu, asiakkaat eivät voi peruuttaa ajanvarauksia verkossa.
Ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutusten asetukset
Muokataksesi näitä asetuksia siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Älä näytä kestoa asiakkaille: Kun tämä asetus on valittuna, ajanvarauksen kestoa ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä. Mukana on vain aloitusaika.
Älä näytä eläinlääkärin nimeä asiakkaille: Kun tämä asetus on valittuna, ajanvarauksen vastuueläinlääkärin nimi ei näy vahvistus- ja muistutusviesteissä. Huomaa, että jos Tieto, jota ei haluta näyttää muistutus- ja vahvistusviesteissä on valittuna käyntisyyryhmäkohtaisissa asetuksissa, kenttä on silti mukana ja siinä näkyy ”ELL” nimen sijaan. Poistaaksesi eläinlääkärin tiedot kokonaan viestistä poista valinta käyntisyyryhmäkohtaisesta asetuksesta.
Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi: Kun tämä asetus on valittuna, nettiajanvarauksen kautta luodut ajanvaraukset merkitään automaattisesti vahvistetuiksi. Jos tätä asetusta ei ole valittu, nettiajanvarauksen kautta luodut ajanvaraukset pysyvät vahvistamattomina siihen asti, kunnes toimipisteen henkilöstö vahvistaa ne manuaalisesti.
Sähköpostiviesti: Tässä kentässä voit lisätä viestin, jota käytetään asiakkaille lähetettävissä vahvistussähköposteissa, kun asiakas varaa ajan nettiajanvarauksen kautta.
Lähetä tekstiviestivahvistus: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaille lähetetään tekstiviestivahvistusviesti, kun he varaavat ajan nettiajanvarauksen kautta. Viestin teksti määritetään oletusasetuksissa tai käyntisyyryhmäkohtaisissa asetuksissa.
Lähetä sähköpostiviestin kopio toimipisteeseen: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaan vahvistus-sähköpostiviestin kopio lähetetään toimipisteesi sähköpostiosoitteeseen.