Voit luoda, muokata, kopioida ja poistaa työvuoroja kohdassa Aikataulutus > Työvuorot. Työvuorojen käyttöä suositellaan, koska se helpottaa ajanvarausten aikatauluttamista ja henkilöstön käytettävissä olo -ajan määrittämistä. Voit luoda ja mukauttaa työvuoromalleja (shift type) tarpeen mukaan.
Asetukset
Huom.: Tarkista seuraavat asetukset ennen työvuorojen luomista.
Avaa Asetukset valitsemalla toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja valitsemalla sitten avautuvasta valikosta Asetukset. Huomaa, että Asetukset näkyy vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset-kohtaa, ota yhteys toimiston ylläpitäjään ja tarkista käyttöoikeutesi.
Työvuorotyypit
Valitse vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi ja siirry sitten kohtaan Asetukset > Toimipiste > Työvuorotyypit.
Työvuorotyypit määrittävät työvuoron luonteen sekä sen, onko työvuoro käytettävissä Nettiajanvaraus-palvelussa vai onko kyse koko päivän tapahtumasta.
Luo uusi työvuorotyyppi valitsemalla Tallenna. Muokkaa olemassa olevaa työvuorityyppiä valitsemalla kynäkuvake työvuorotyypin riviltä.
Voit mukauttaa työvuorityypin toimintaa ja vuorovaikutusta muiden toimintojen kanssa käyttämällä käytettävissä olevia vaihtoehtoja.
Ajanvaraukset: Kun tämä asetus on valittuna, työvuoro näkyy ajanvarauskalenterissa ja työvuorolle voidaan ajoittaa ajanvarauksia.
Nettiajanvaraus: Valitse tämä asetus, jos haluat, että työvuoro on käytettävissä Nettiajanvaraus-palvelussa.
Koko päivä: Voit käyttää tätä asetusta työvuorolle, jota käytetään yrityksen aukioloaikojen aikatauluttamiseen. Esimerkiksi koko päivän työvuoroa voidaan käyttää yleisen vapaapäivän aikana, jolloin klinikka on suljettu koko päivän. Voit käyttää tätä työvuorityyppiä myös lyhyemmille ajanjaksoille, kun aikataulutat.
Käynnin syy -tyypit: Tätä asetusta käytetään Nettiajanvaraus-palvelussa ja kun näytetään asiakkaille käytettävissä olevat työvuorot. Esimerkiksi kun asiakas valitsee käynnin syyn, vain ne työvuorot, joille on asetettu tämä käynnin syy -tyyppi, näkyvät varattavissa olevan ajanvarauksen vaihtoehtona.
Päivitä nykyiset työvuorot: Kun päivität olemassa olevaa työvuoroa, valitse tämä asetus, jos haluat päivittää muutokset jo aikataulutettuihin olemassa oleviin työvuoroihin.
Voit myös luoda työvuoromalleja esimerkiksi lisäämällä malliin useita työvuorityyppejä. Tämä auttaa aikatauluttamaan tarkemmalla tasolla. Lue lisää työvuoromalleista.
Vakiovaraus
Vakiovarauksia käyttämällä voit luoda vakioidun ajanvarauslohkon työvuorojen aikataulutukseen, niin kauan kuin aikataulutuksen aika täsmää määritettyyn vakiovarauksen aikaan.
Valitse + Vakiovaraus.
Määritä aloitus- ja päättymisaika.
Lisää Käynnin syy (vapaa teksti) ajanvaraukseen.
Valitse tarvittaessa Käyntisyytyyppi.
Valitse Tallenna.
Kun lisäät työvuoron vakiovarauksella, ajanvaraus ilmestyy automaattisesti kalenteriin. Voit vetää sen toiseen aikaan tai peruuttaa sen yksittäisenä päivänä tarvittaessa. Voit myös luoda useita vakiovarauksia yhdelle työvuorityypille.
Osastot
Jos tarvitset alitoimipisteitä (osastot) ajanvarauksia aikatauluttaessasi, sinun on lisättävä osastot asetuksiin.
Valitse vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi ja siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Osastot ja valitse Tallenna. Lisää osastolle koodi, joka on helppo tunnistaa. Muokataksesi tai poistaaksesi olemassa olevan osaston valitse kynä- tai roskakoripainike osaston riviltä.
Tiimit
Jos haluat käyttää henkilöstötiimejä ajanvarauksia aikatauluttaessasi, sinun on lisättävä tiimit asetuksiin.
Valitse vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi ja siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Tiimit ja valitse Tallenna. Lisää tiimille koodi, joka on helppo tunnistaa. Muokataksesi tai poistaaksesi olemassa olevan tiimin valitse kynä- tai roskakoripainike tiimin riviltä.
Voit kohdistaa tiimin tietylle osastolle tai lisätä sen itsenäiseksi tiimiksi.
Muut asetukset
Valitse vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi ja siirry sitten kohtaan Asetukset > Toimipiste > Kalenteri & Aikataulutus seuraavia vaihtoehtoja varten:
Kalenteri & Aikataulutus
Viikonloput kalenterissa: Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää kalenteriin viikonloppupäivät.
Viikon ensimmäinen päivä: Valitse, mikä viikonpäivä näytetään kalenterissa viikon ensimmäisenä päivänä.
Kalenterin aikavälit: Tämän asetuksen avulla voit määrittää kunkin kalenteriajan keston. Aikaväli voi olla välillä 5 minuuttia ja 60 minuuttia.
Vuorokauden ensimmäinen tunti ja Vuorokauden viimeinen tunti: Näillä asetuksilla voit määrittää kalenterissa näkyvät aukioloajat.
Näytä työvuorojen ajat ja tyypit kalenterissa: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää työvuorojen ajat ja tyypit ajanvarauskalenterissa.
Käyttäjäprofiilin asetukset
Jokainen käyttäjä voi omissa profiiliasetuksissaan määrittää Kalenterin syötteet -osiossa, haluaako hän käyttää ajanvaraus- ja työvuorokalenterin syötteitä. Näiden asetusten avulla voit nähdä tulevat tapahtumasi miltä tahansa laitteelta. Syötteet viedään iCalendar-muodossa, jota tukevat kaikki suuret kalenteripalvelut, kuten Google Calendar, Outlook ja iCal.
Kohdassa Käyttäjätiedot käyttäjät voivat myös valita Estä ajanvaraukset työvuorojen ulkopuolella, jotta ajanvarauksia ei sallita suunniteltujen työvuorojen ulkopuolelle.
Aikatauluta henkilöstön tai resurssin työvuorot
Siirry kohtaan Aikataulutus > Työvuorot ja valitse Työvuorotyypit-välilehti.
Valitse kohdassa Aikatauluta -vaihtoehdoista, haluatko aikatauluttaa työvuoron Käyttäjälle vai Resurssille, ja valitse sitten käyttäjä tai resurssi kentästä.
Valitse Osasto, jos haluat aikatauluttaa työvuoron tietylle osastolle. Jos valitset osaston, voit valita tarvittaessa myös Tiimi.
Valitse työvuorotyyppi käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Valitse työvuoron kesto.
Valitse kaikki muut haluamasi vaihtoehdot, kuten se, onko työvuoro käytettävissä Nettiajanvaraus-palvelussa vai onko kyseessä koko päivän työvuoro. Tämä täyttyy valmiiksi, jos se on asetettu työvuoroasetuksissa. Voit myös lisätä työvuorolle tauon keston osaksi tai jakaa työvuoron pienempiin aikaväleihin käyttämällä vaihtoehtoa Aikavälin kesto.
Aikatauluttaaksesi työvuoron klikkaa missä tahansa päivän sarakkeessa. Jos työvuoroissa on päällekkäisyyksiä, näet varoituksen.
Voit käyttää kalenterinäkymän vasemmalla puolella olevia vaihtoehtoja valitaksesi, mitä haluat nähdä ja miten. Huomaa, että vaikka poistaisit henkilöstön valinnan muualla, nämä vaihtoehdot määrittävät, mitkä sarakkeet näytetään. Esimerkiksi nähdäksesi vain henkilön, jota olet parhaillaan aikatauluttamassa, valitse vain kyseinen henkilöstön vaihtoehdoista. Jos Kaikki toimipisteen työvuorot on valittuna, useita käyttäjiä tai resursseja voi näkyä. Jos et näe odottamaasi, tarkista ja säädä vasemman puolen vaihtoehdot.
Muokkaa tai poista työvuoroja
Muokataksesi ja päivittääksesi aikataulutetun työvuoron valitse työvuoro työvuorokalenterista. Voit muokata työvuoron päivämäärää, aloitus- ja päättymisaikoja, osastoa ja tiimiä sekä määrittää ja muokata työvuoron aikana Nettiajanvaraus-palvelussa käytettävissä olevia käynnin syy -tyyppejä. Voit myös poistaa työvuoron tarvittaessa.
Jos valitun työvuoron aikana on parhaillaan aikataulutettuja ajanvarauksia, ne näkyvät alhaalla kuten alla olevassa kuvassa. Jos sinun täytyy päivittää henkilöstön työvuoro, joka vaatii nykyisten ajanvarausten uudelleen aikataulutuksen, voit käyttää painiketta Siirrä ajanvaraukset siirtääksesi aikataulutetut ajanvaraukset nykyisestä henkilöstön työvuorosta toiseen.
Poista useita työvuoroja
Valitse Poista työvuorot työvuorokalenterin alapuolelta.
Valitse käyttäjät ja/tai resurssit, joiden työvuorot haluat poistaa.
Valitse aloitus- ja päättymispäivämäärät sekä -ajat, joista alkaen haluat poistaa kaikki työvuorot. Työvuorot, jotka poistetaan ja Työvuorot, joita ei voi poistaa näytetään alla. Työvuoroja, joille on aikataulutettu ajanvarauksia, ei voi poistaa. Katso yllä, miten ajanvaraukset siirretään.
Valitse Poista.
Kopioi työvuorot
Voit kopioida työvuoroja useille päiville tai viikoille.
Valitse Kopioi työvuorot. Avautuu valintaikkuna.
Kentässä Kopioi olemassa olevat vuorot tästä päivästä alkaen: valitse aloituspäivämäärä, josta työvuorot kopioidaan, ja kentässä Kopioi olemassa olevat vuorot tähän päivään asti: lopetuspäivämäärä.
Kentässä Liitä kopioidut vuorot tästä päivästä eteenpäin: valitse kopioitujen työvuorojen aikataulutuksen aloituspäivämäärä.
Kentässä Toistomäärä määritä, kuinka monta kertaa valitut työvuorot lisätään kalenteriin.
Valitse käyttäjät ja/tai resurssit, joille työvuorot kopioidaan.
Valitse Tallenna.