Voit luoda, muokata, kopioida ja poistaa työvuoroja Kalenteri > Työvuorot-sivulla. Työvuorojen käyttäminen on suositeltavaa, sillä se helpottaa ajanvarausten tekemistä ja henkilöstön käytettävissäolon määrittämistä. Voit luoda ja mukauttaa työvuorojen tyyppejä tarpeen mukaan.
Määritä
Huom: Tarkista seuraava asetus ennen työvuorojen luomista.
Työvuorojen tyypit
Asetukset > Toimipiste > Työvuorojen tyypit
Työvuorojen tyypit määrittävät työvuoron luonteen ja sen, onko työvuoro käytettävissä Nettiajanvaraus -palvelussa vai onko kyse koko päivä -tapahtumasta.
Luo uusi työvuorojen tyyppi valitsemalla Tallenna. Muokkaa olemassa olevaa työvuorojen tyyppiä valitsemalla kynäkuvakkeen työvuoron tyypin riviltä,
Voit mukauttaa työvuorojen tyypin toimintaa ja vuorovaikutusta muiden toimintojen kanssa käyttämällä käytettävissä olevia vaihtoehtoja.
Ajanvaraukset: Kun tämä asetus on valittuna, työvuoro näkyy ajanvarauskalenterissa ja sille voidaan tehdä ajanvarauksia.
Nettiajanvaraus: Valitse tämä asetus, jos haluat, että työvuoro on käytettävissä nettiajanvarauksessa.
Koko päivä: Voit käyttää tätä asetusta työvuorolle, jota käytetään työajan aikataulutukseen. Esimerkiksi koko päivän työvuoroa voidaan käyttää yleisenä vapaapäivänä, kun klinikka on suljettu koko päivän. Voit myös käyttää tätä työvuorotyppiä lyhyemmille aikajaksoille ajan suunnittelussa.
Käyntisyytyypit: Tätä asetusta käytetään nettiajanvarauksessa ja, kun asiakkaille näytetään saatavilla olevat työvuorot. Esimerkiksi kun asiakas valitsee käynnin syyn, vain työvuorot, joilla on tämä käyntisyytyyppi määritetty, näkyvät varattavina ajanvarausta varten.
Päivitä nykyiset työvuorot: Kun päivität olemassa olevaa työvuoroa, valitse tämä asetus, jos haluat päivittää muutokset jo aikataulutettuihin olemassa oleviin työvuoroihin.
Voit myös luoda työvuorojen mallipohjia esimerkiksi lisäämällä mallipohjaan useita työvuorojen tyyppejä. Tämä helpottaa ajan suunnittelua yksityiskohtaisemmalla tasolla. Lue lisää työvuorojen mallipohjista.
Vakiovaraukset
Kun käytät vakiovarauksia, voit luoda työvuoron aikataulutukseen vakiokokoisen ajanvarauslohkon niin kauan kuin aikataulutuksen aika vastaa määritettyä vakiovarauksen aikaa.
Valitse Vakiovaraus.
Määritä aloitus- ja lopetusaika.
Lisää ajanvaraukseen Käynnin syy (vapaa teksti).
Valitse tarvittaessa Käyntisyytyyppi.
Valitse Tallenna.
Alla on esimerkki siitä, miltä työvuoro, jossa on vakiovaraus, näyttää kalenterissa. Voit siirtää ja vetää vakiovarauksen toiseen ajankohtaan tai peruuttaa sen vain yhdeksi päiväksi tarpeen mukaan. Voit myös luoda useita vakiovarauksia yhdelle työvuorotyypille.
Osastot
Jos sinun täytyy käyttää alatoimipisteitä (osastoja) ajanvarauksia tehdessä, sinun on lisättävä osastot asetuksissa.
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Osastot ja valitse Tallenna. Lisää osastolle koodi, joka on helppo tunnistaa. Muokataksesi tai poistaaksesi olemassa olevan osaston valitse kynä- tai roskakori-painike osaston riviltä.
Tiimit
Jos haluat käyttää henkilöstön tiimejä ajanvarauksia tehdessä, sinun on lisättävä tiimit asetuksiin.
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Tiimit ja valitse Tallenna. Lisää tiimille koodi, joka on helppo tunnistaa. Muokataksesi tai poistaaksesi olemassa olevan tiimin valitse kynä- tai roskakori-painike tiimin riviltä.
Voit liittää tiimin tiettyyn osastoon tai lisätä sen itsenäiseksi tiimiksi.
Muut asetukset
Asetukset > Toimipiste > Kalenteri & Ajanvaraus
Viikonloput kalenterissa: Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää kalenteriin myös viikonloppupäivät.
Viikon ensimmäinen päivä: Valitse, mikä viikonpäivä näkyy kalenterissa viikon ensimmäisenä päivänä.
Kalenterin aikavälit: Tämän asetuksen avulla voit määrittää kunkin kalenteriruudun keston. Aikaväli voi olla välillä 5 minuuttia–60 minuuttia.
Päivän ensimmäinen tunti ja Päivän viimeinen tunti: Näillä asetuksilla voit määrittää kalenterissa näkyvät työaikasi.
Näytä kalenterissa työvuorojen ajat ja tyypit: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää työvuorojen ajat ja tyypit ajanvarauskalenterissa.
Käyttäjäprofiilin asetukset
Jokainen käyttäjä voi määrittää omissa Kalenterin syötteet-asetuksissaan, haluaako hän käyttää ajanvaraus- ja työvuorokalenterin syötteitä. Nämä vaihtoehdot mahdollistavat tulevien tapahtumien katsomisen miltä tahansa laitteelta. Syötteet viedään iCalendar-muodossa, jota tuetaan kaikissa tärkeimmissä kalenteripalveluissa, kuten Google Calendarissa, Outlookissa ja iCalissa.
Kohtaa Käyttäjätiedot käytettäessä käyttäjät voivat myös valita Estä ajanvaraukset työvuorojen ulkopuolella, jotta ajanvarauksia ei sallita suunniteltujen työvuorojen ulkopuolelle.
Aikatauluta henkilöstön tai resurssien työvuorot
Siirry kohtaan Kalenteri > Työvuorot ja valitse Työvuorojen tyypit-välilehti.
Valitse Aikatauluta-vaihtoehdoista, haluatko aikatauluttaa työvuoron Käyttäjälle vai Resurssille, ja valitse sitten käyttäjä tai resurssi kentästä.
Valitse Osasto, jos haluat aikatauluttaa työvuoron tietylle osastolle. Jos valitset osaston, voit tarvittaessa valita myös Tiimin.
Valitse työvuorotyyppi käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Valitse työvuoron kesto.
Valitse kaikki muut lisäasetukset, joita haluat käyttää, kuten se, onko työvuoro käytettävissä nettiajanvarauksessa tai onko kyseessä koko päivän työvuoro. Tämä täytetään valmiiksi, jos se on määritetty työvuoron asetuksissa. Voit myös lisätä tauon työvuoron keston ajaksi tai jakaa työvuoron pienempiin aikaväleihin käyttämällä Aikavälin kesto-vaihtoehtoa.
Aikatauluttaaksesi työvuoron klikkaa missä tahansa päivän sarakkeessa. Jos työvuorojen välillä on päällekkäisyyksiä, näet varoituksen.
Voit käyttää kalenterinäkymän vasemman puolen vaihtoehtoja valitaksesi, mitä haluat nähdä ja miten. Huomaa, että vaikka et olisi valinnut henkilöstöä muualta, nämä asetukset määrittävät, mitkä sarakkeet näytetään. Jos esimerkiksi haluat nähdä vain sen henkilöstön edustajan, jolle olet parhaillaan tekemässä ajanvarausta, valitse henkilöstövaihtoehdoista vain kyseinen henkilö. Jos Kaikki toimipisteen työvuorot on valittuna, useita käyttäjiä tai resursseja voi näkyä. Jos et näe odottamaasi, tarkista ja muokkaa vasemman puolen vaihtoehtoja.
Muokkaa tai poista työvuoroja
Muokataksesi ja päivittyäksesi aikataulutettua työvuoroa valitse työvuoro työvuorokalenterista. Voit muokata työvuoron päivämäärää, aloitus- ja lopetusaikoja, osastoa ja tiimiä sekä määrittää ja muokata käyntisyytyyppejä, jotka ovat saatavilla nettiajanvarauksessa työvuoron aikana. Voit myös poistaa työvuoron tarvittaessa.
Jos valitulla työvuorolla on tällä hetkellä aikataulutettuja ajanvarauksia, ne näkyvät alhaalla kuvan mukaisesti. Jos sinun täytyy päivittää henkilöstön työvuoro, joka edellyttää nykyisten ajanvarausten uudelleen aikataulutusta, voit käyttää Siirrä ajanvaraukset-painiketta siirtääksesi aikataulutetut ajanvaraukset nykyiseltä henkilöstön työvuorolta toiselle.
Poista useita työvuoroja
Valitse Poista työvuorot työvuorokalenterin alapuolelta.
Valitse käyttäjät ja/tai resurssit, joiden työvuorot haluat poistaa.
Valitse aloitus- ja lopetuspäivämäärät sekä -ajat, joista alkaen haluat poistaa kaikki työvuorot. Työvuorot, jotka poistetaan ja Työvuorot, joita ei voi poistaa näytetään alla. Työvuoroja, joille on aikataulutettu ajanvarauksia, ei voi poistaa. Katso edellä, miten ajanvaraukset siirretään.
Valitse Poista.
Kopioi työvuoroja
Voit kopioida työvuoroja useille päiville tai viikoille.
Valitse Kopioi työvuorot. Näyttöön avautuu valintaikkuna.
Valitse Kopioi olemassa olevat vuorot tästä päivästä alkaen: -kentässä aloituspäivämäärä, josta työvuorot kopioidaan, ja Kopioi olemassa olevat vuorot tähän päivään asti: -kentässä päättymispäivämäärä.
Valitse Liitä kopioidut vuorot tästä päivästä eteenpäin: -kentässä aloituspäivämäärä, johon kopioidut työvuorot aikataulutetaan.
Määritä Toistomäärä-kentässä valittujen työvuorojen lisäämiskertojen lukumäärä kalenteriin.
Valitse käyttäjä(t) ja/tai resurssit, joille työvuorot kopioidaan.
Valitse käyttäjät, joille työvuorot kopioidaan.
Valitse Tallenna.