Asiakkailla on oikeus esittää erilaisia pyyntöjä henkilötiedoista, joita organisaatiosi kerää ja käsittelee, usein GDPR-säännösten perusteella. Nämä pyynnöt voivat sisältää muun muassa oikeuden tietojen poistamiseen (”tullut unohdetuksi”), tietojen oikaisemiseen (korjaukseen) sekä tietojen siirrettävyyteen (tietojen vieminen).

Tässä artikkelissa kuvataan Provetin toiminnot, joita voit käyttää asiakkaiden tietopyyntöjen hallintaan.

Huom: Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Provetin toimintoja voi käyttää asiakkaiden tietopyyntöihin vastaamiseen. Sisältö on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se ole oikeudellista neuvontaa eikä kattava ohje tietosuojalainsäädäntöön. Tietosuojavaatimukset vaihtelevat toimialueittain ja voivat muuttua. Organisaatiosi vastaa omista tietojen keräämisen, käsittelyn ja tallentamisen käytännöistä sekä lakisääteisestä vaatimustenmukaisuudesta, ja sinun tulisi tarvittaessa hakea riippumatonta oikeudellista neuvontaa.

Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa pysyvää poistamista. Eläinlääkärin vastaanottotoiminnan on kuitenkin noudatettava muita lakisääteisiä velvoitteita, kuten lääkkeiden jakelun kirjanpidon säilyttämistä tietyn määräajan tai vaatimuksia talousasioiden osalta. Kun poistopyyntö tehdään, organisaation tulee käyttää omia lakisääteisiä ja sääntelyyn liittyviä velvoitteita määrittääkseen, mitkä osat rekisterimerkinnästä on säilytettävä ja mitkä voidaan poistaa. Tarvitset järjestelmänvalvojan käyttäjäoikeudet asiakkaan poistamiseen.

Poista asiakas pysyvästi (jos lakisääteiset vaatimukset sen sallivat) katso Muokkaa, arkistoi ja poista asiakas tarkemmat ohjeet.

Jos haluat poistaa monen passiivisen asiakkaan henkilötiedot yhdellä kertaa, katso Anonymisoi passiivisten asiakkaiden tiedot GDPR-yhteensopivuutta varten.

Valinta Poista asiakas ei ole käytettävissä, jos asiakkaalla on aktiivisia käyntejä, avoinna olevaa velkaa tai jos käynnin tai laskun tiedot ovat uusempia kuin organisaation määrittämä säilytysaika.

Uusi GDPR & data retention -sivu on tuomassa, joten säilytysaikojen määrittely riippuu organisaatiostasi:

Kenttien nimet ovat molemmissa tapauksissa samat: Käynnin tietojen säilytysaika ja Laskutietojen säilytysaika.

Asiakas voi pyytää henkilötietojensa korjaamista tai päivittämistä, kuten sukunimen tai osoitteen muuttamista.

Päivittääksesi asiakkaan henkilötiedot katso Muokkaa, arkistoi ja poista asiakas.

Vastaanottotoiminnan on oltava läpinäkyvä sen suhteen, mitä tietoja se kerää ja miksi sitä käsitellään. Provetissa voit kirjata, että olet tarvittaessa informoinut asiakasta tästä tietojen keräämisen käytäntöjesi osana.

Mukautetut kentät

Jotta henkilöstöä muistutetaan informoimaan uusia asiakkaita tietojen käsittelystä, voit luoda asiakkaan tietoihin mukautetun kentän, kuten pakollisen valintaruudun tai tekstikentän. Kentän tulee näkyä, kun rekisteröit uuden asiakkaan. Lisätietoja mukautetuista kentistä saat kohdasta Luo mukautettu kenttä.

Lomakkeet ja sähköinen allekirjoitus

Voit käyttää PDF- ja Word-lomakkeita tarjotaksesi tietojen keräämistä koskevaa tietoa tai suostumuslomakkeita asiakkaille.

Nettiajanvaraus

Jos haluat kertoa asiakkaille, miten ja miksi yksityisiä tietoja käsitellään nettiajanvarauksen aikana, lisää tiedot Tietoja-kenttään nettiajanvarauksen asetuksissa: Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.

Kentän Tietoja-teksti näkyy nettiajanvarauksen käyttöliittymän etusivulla. Tässä voit antaa asiakkaille olennaiset tiedot nettiajanvarauksesta, mutta voit myös lisätä viestin, jossa ohjataan asiakkaita asiaankuuluviin resursseihin (esim. verkkosivustoosi), joissa on tarkempaa tietoa aiheista, kuten GDPR ja tietojen keruuta koskevat käytännöt.

Lisätietoja on kohdassa Yleiskatsaus nettiajanvaraukseen.

Jos asiakas pyytää kopiota omista tiedoistaan tai pyytää sinua siirtämään tiedot toiseen palveluntarjoajaan, voit luoda tämän tiedon useilla työkaluilla Provetissa.

Täysi potilashistoria ja taloustietojen vienti

Yksityiskohtaisin potilasasiakirja on koko potilashistoria, joka voidaan lähettää asiakkaalle suoraan sähköpostilla. Se sisältää kaiken kyseisestä eläimestä Provetissa. Voit myös sisällyttää samaan sähköpostiin kaikki siihen liittyvät laskut ja kuitit (taloustiedot). Näissä asiakirjoissa on myös tietoa asiakkaasta. Lisätietoja saat kohdasta Näytä, tulosta ja lähetä potilashistoria sähköpostilla.

Asiakastietojen vieminen

Voit viedä taulukon, jossa on asiakastiedot ja kaikki tallennetut tiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite. Voit myös sisällyttää tiedot viestintäasetuksista:

Luodaan lista kaikista asiakkaista, ja sinun täytyy poimia tiedot tietystä asiakkaasta tiedostosta.

Päästäksesi asetuksiin tarvitset tiettyjä käyttäjäoikeuksia.

Voit hallita, miten asiakkaat saavat ulkoista viestintää (esimerkiksi markkinointia tai uutiskirjeitä), luomalla viestintäasetuksia. Klinikan henkilöstön on muokattava asiakkaan viestintäasetuksia käsin, jotta suostumus voidaan vahvistaa ja kaikki kanavat voidaan poistaa käytöstä, joita asiakas ei halua viestien kautta vastaanottaa.

Jos haluat ottaa viestintäasetukset käyttöön:

Lisätietoja saat kohdasta Aseta viestintäasetukset.