Asiakkaalla on oikeus tehdä erilaisia pyyntöjä henkilötiedoista, joita organisaatiosi kerää ja käsittelee. Pyynnöt perustuvat usein GDPR-säännöksiin. Pyyntöihin voi kuulua muun muassa oikeus tietojen poistamiseen (tullakseen unohdetuksi), tietojen oikaisemiseen (korjaukseen) sekä tietojen siirrettävyyteen (tietojen vienti).
Tämä artikkeli kuvaa Provetin toiminnot, joilla voit hallita asiakkaiden henkilötietopyyntöjä.
Huom: Tämä artikkeli selittää, miten käytät Provetin toimintoja, jotka voivat auttaa sinua vastaamaan asiakkaan henkilötietopyyntöihin. Sisältö on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se muodosta oikeudellista neuvontaa eikä kattavaa opasta tietosuojalainsäädäntöön. Tietosuojavaatimukset vaihtelevat toimivallasta toiseen ja voivat muuttua. Organisaatiosi vastaa omista tietojen keräämisen, käsittelyn ja tallentamisen toimintatavoistaan sekä lainsäädännön noudattamisesta, ja sinun tulee tarvittaessa hakea riippumatonta oikeudellista neuvontaa.
Oikeus tietojen poistamiseen: Asiakkaan poistaminen
Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa pysyvää poistamista. Eläinlääkärin vastaanoton on kuitenkin noudatettava muita lakisääteisiä velvoitteita, kuten lääkkeiden annosteluun tai taloudelliseen vaatimustenmukaisuuteen liittyvien tietojen säilyttämistä tietyn määrävuoden ajan. Kun poistopyyntö tehdään, organisaatiosi tulee käyttää omia lakia ja säännöksiä koskevia velvoitteitaan määrittääkseen, mitkä osat tietueesta on säilytettävä ja mitkä voidaan poistaa. Tarvitset järjestelmän ylläpitäjän käyttäjäoikeudet asiakkaan poistamiseen.
Pysyvästi poistaaksesi asiakkaan (jos lakisääteiset vaatimukset sen sallivat) katso yksityiskohtaiset ohjeet kohdasta Edit, Archive and Delete a Client.
Delete client-vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos asiakkaalla on aktiivisia käyntejä, maksamatonta velkaa tai jos käynnin tai laskun tiedot ovat uudempia kuin organisaation määrittämä säilytysaika.
Säilytysajat määritetään kohdassa: Settings > Organization > Organization Settings > Consultation data retention period tai Invoice data retention period.
Oikaisu: Asiakkaan tietojen korjaaminen
Asiakas voi pyytää tietojensa korjaamista tai päivittämistä, kuten sukunimen tai osoitteen muuttamista.
Asiakkaan henkilötietojen päivittämiseksi katso Edit, Archive and Delete a Client.
Läpinäkyvyys: Asiakkaille tiedottaminen tietojen keruusta
Vastaanottojen on oltava läpinäkyviä siitä, mitä tietoja ne keräävät ja miksi ne käsittelevät niitä. Provetissa voit tallentaa, että olet tarvittaessa informoinut asiakasta tästä tietojen keräämisen toimintatapoihisi liittyen.
Custom Fields
Jotta voit muistuttaa henkilöstöä informoimaan uusia asiakkaita tietojen käsittelystä, voit luoda asiakkaan tietoihin mukautetun kentän, kuten pakollisen valintaruudun tai tekstikentän, joka on näkyvissä, kun uusi asiakas rekisteröidään. Lisätietoja mukautetuista kentistä on kohdassa Create a Custom Field.
Forms and E-signature
Voit käyttää PDF and Word forms tarjotaksesi asiakkaille tietojen keruuta koskevia tietoja tai suostumuslomakkeita.
Luo lomakkeet, jotka tallennetaan asiakkaan sivulle.
Kerää asiakkaan allekirjoitukset sähköisesti käyttämällä e-signatures with forms.
Online Booking
Jotta voit kertoa asiakkaille, miten ja miksi yksityisiä tietoja käsitellään nettiajanvarauksen aikana, lisää tiedot Information-kenttään nettiajanvarauksen asetuksissa: Settings > General > Clinic location > Online booking.
Information Field-tekstin näkyy nettiajanvarauksen käyttöliittymän etusivulla. Tässä voit antaa asiakkaille olennaiset tiedot nettiajanvarauksestasi, mutta voit myös lisätä viestin, joka ohjaa asiakkaita aiheeseen liittyviin resursseihin (esim. verkkosivustollesi), kun kyse on tarkemmista tiedoista, kuten GDPR:stä ja tietojen keruuta koskevista käytännöistä.
Lisätietoja on kohdassa Overview of Online booking.
Tietojen siirrettävyys: Asiakastietojen vienti
Jos asiakas pyytää kopiota omista tiedoistaan tai pyytää siirtämään tietonsa toiselle palveluntarjoajalle, voit luoda tämän tiedon Provetin useiden työkalujen avulla.
Full Patient History and Financial Data Export
Kattavin potilaskohtainen tietue on koko potilashistoria, jonka voi lähettää asiakkaalle suoraan sähköpostilla. Tämä sisältää kaiken, mikä liittyy kyseiseen potilaaseen Provetissa. Voit myös sisällyttää samaan sähköpostiin kaikki siihen liittyvät laskut ja kuitit (taloustiedot). Asiakkaan tiedot sisältyvät myös näihin asiakirjoihin. Lisätietoja on kohdassa View, print and email patient history.
Exporting Client Information
Voit viedä taulukon, joka sisältää kaikki tallennetut asiakkaan tiedot, kuten puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja postiosoitteen. Voit myös sisällyttää tiedot viestintäasetuksista:
Siirry kohtaan Settings > Import & Export > Export.
Valitse kohdassa Health models client sekä vaihtoehdot clientcommunicationpreferences ja clientcommunicationpreferencerow.
Luodaan lista kaikista asiakkaista, ja sinun on poimittava tiedostoista kyseisen asiakkaan tiedot.
Päästäksesi asetuksiin tarvitset tietyt user permissions.
Hallitse viestintäasetuksia ja markkinointikieltoja
Voit hallita, miten asiakkaat vastaanottavat ulkoisia viestejä (esimerkiksi markkinointia tai uutiskirjeitä), luomalla viestintäasetuksia. Klinikan henkilöstön on säädettävä asiakkaan viestintäasetukset manuaalisesti suostumuksen vahvistamiseksi ja poistettava käytöstä kaikki kanavat, joista asiakas ei halua vastaanottaa viestejä.
Ottaaksesi viestintäasetukset käyttöön:
Siirry kohtaan Settings > General > Organization > Communication preferences > Enable communication preferences.
Lisätietoja on kohdassa Set up communication preferences.