Voit määrittää ja hallita peruutussyitä kohdassa Asetukset > Listat & mallipohjat > Syyt välilehdellä Peruutussyyt (avaa Asetukset valitsemalla toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta). Tämä ohje kertoo, miten lisäät uusia peruutussyitä ja miten voit käyttää niitä, kun peruutat ajanvarauksen.
Uuden peruutussyyn lisääminen
Valitse Tallenna-painike.
Kirjoita valintaikkunaan Nimi uudelle syylle.
Valitse ylhäällä olevasta Map to master cancellation reason -pudotusvalikosta ensisijainen peruutussyy. Ensisijainen peruutussyy määrittää, näyttyykö ajanvaraus kalenterissa sen jälkeen, kun se on peruttu.
Ei tullut paikalle: Ajanvaraus pysyy kalenterissa ja sen tilaksi tulee ”Ei tullut paikalle”. Tämä on hyödyllistä, kun haluat seurata asiakkaita, jotka eivät saavu ajanvarauksiin.
Muu, Potilas menehtyi, Potilas kävi toisella klinikalla, Huono sää, Eläinlääkäri sairas/muu sisäinen syy tai Potilas voi paremmin: Ajanvaraus poistetaan kalenterista, mutta se pysyy näkyvissä asiakkaan sivulla ”Peruttu”-tilassa.
Valitse Ulkoinen asiakas -valintaruutu, jos haluat, että asiakkaat voivat valita tämän syyn peruuttaessaan omat ajanvarauksensa esimerkiksi ennakkovarausten kautta.
Valitse Tallenna.
Voit muokata peruutussyytä valitsemalla rivin lopussa olevan kynä-painikkeen. Poistaaksesi syyn valitse roskakorin painike.
Voit arkistoida peruutussyyn valitsemalla syyn muokkausikkunassa Arkistoitu-valintaruudun.
Peruutussyyn käyttäminen
Kun peruutat ajanvarauksen, sinua pyydetään valitsemaan peruutussyy pudotusvalikosta, jos peruutussyyt on määritetty. Jos ei, saat vain yhden vaihtoehdon ajanvarauksen perumiseen.
Etsi ajanvaraus, jonka haluat peruuttaa, ajanvarauskalenterista tai Työpöydästä.
Käynnistä peruutus yhdellä seuraavista tavoista:
Napsauta ajanvarausta hiiren oikealla painikkeella kalenterissa ja valitse Peruuta ajanvaraus.
Valitse ajanvaraus avataksesi yksityiskohtien näkymän, valitse sitten Lisää toimintoja ja Peruuta ajanvaraus.
Valitse Työpöytä-näkymässä ajanvarausrivillä olevan kolmen pisteen painike ja valitse sitten Muokkaa ajanvarausta > Lisää toimintoja > Peruuta ajanvaraus.
Valitse Peruutuksen syy -pudotusvalikosta sopiva syy.
Lisää tarvittaessa lisätietoja Peruutussyyn teksti -kenttään.
Valitse tarvittaessa Lähetä peruutussähköposti asiakkaalle -valintaruutu, jos haluat lähettää sähköposti-ilmoituksen.
Vahvista valitsemalla Peruuta ajanvaraus.
Näiden vaiheiden jälkeen ajanvaraus poistetaan kalenterista ja se näkyy asiakkaan sivulla ”Peruttu”-tilassa. Jos syy on yhdistetty kohtaan ”Ei tullut paikalle”, ajanvaraus jää kalenteriin ja näytetään valkoisella värillä.
Peruutusraportti
Saat peruutussyistä raportin luomalla Ajanvaraukset-raportin, joka löytyy Raportit -sivulta Suorituskyky-kategoriasta.
Luo peruutusraportti näin:
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit > Ajanvaraukset.
Lisää Peruutuksen syy -kenttään yksi tai useampi peruutussyy.
Rajaa tuloksia käyttämällä muita käytettävissä olevia suodattimia, kuten asettamalla aikavälin tai valitsemalla tietyn eläinlääkärin.
Valitse Luo raportti-painike.