Käynnin prosessi on työn ydin, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaat ja eläimet. Provet noudattaa päivittäistä eläintenhoidon työnkulkua tiloilla ja värikorostuksella, jotta työn vaiheet välittyvät. Koko työnkulku uudesta ajanvarauksesta laskutukseen on seuraava:
Tämä artikkeli sisältää ohjeet uuden ajanvarauksen tekemiseen asiakkaalle.
Provet sisältää Työvuoro-kalenterin ja Ajanvaraus-kalenterin henkilöstön päivittäisen työn järjestämistä varten. Suunnittele ja hallinnoi henkilöstön työvuoroja käyttämällä Työvuorokalenteria. Käytä Ajanvarauskalenteria asiakkaiden ajanvarausten aikatauluttamiseen. Kun olet määrittänyt työvuorot Työvuorokalenterissa, ne näkyvät Ajanvarauskalenterissa, ja voit aloittaa ajanvarausten tekemisen henkilöstöllesi.
1. Lisää uusi ajanvaraus
Aloita uuden ajanvarauksen luominen siirtymällä Kalenteri-kohtaan ja valitsemalla sen henkilön (tai resurssin, osaston jne.), jonka ajalle haluat varauksen tehdä.
Ajan ja keston asettamiseksi voit joko klikata ja vetää kalenterissa tai asettaa ajan seuraavassa vaiheessa Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa.
Voit myös aloittaa uuden ajanvarauksen tekemisen asiakkaan tai eläimen sivulta.
Asiakkaan sivulta:
Avaa Asiakkaan sivu ja jos mitään potilasta ei ole valittu, valitse + Luo uusi -painike oikeasta yläkulmasta.
Valitse avattavasta valikosta Ajanvaraus.
Tämä vie sinut kalenteriin. Valitse se henkilön, resurssin tai osaston sarake, jonka ajalle haluat varauksen tehdä.
Asiakkaan nimi on esitäytetty ajanvarausta koskevassa valintaikkunassa.
Eläimen sivulta:
Valitse Ajanvaraus-painike oikeasta yläkulmasta.
Tämä vie sinut kalenteriin. Valitse se henkilön, resurssin tai osaston sarake, jonka ajalle haluat varauksen tehdä.
Asiakkaan ja eläimen tiedot ovat esitäytettyinä ajanvarausta koskevassa valintaikkunassa.
2. Täytä ajanvarauksen tiedot
Täytä Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa ajanvarauksen tiedot.
Pakollisia tietoja ovat Käyntisyytyyppi (klinikan sijaintipaikan asetuksista riippuen), Käynnin syy, Asiakas ja ensisijainen Eläinlääkäri tai Resurssi (esimerkiksi laitteet, kuten ultraäänilaite). Jos asiakas ei ole tiedossa, sinun on joko lisättävä uusi asiakas tai tehtävä muistiinpano Esitiedot (sisäiseen käyttöön) -kenttään.
Huomaa, että Käynnin syy- ja Ohjeet asiakkaalle (vain sähköposti) -kenttiin sisältyvät tekstit lisätään asiakkaalle lähetettävään vahvistusviestiin (katso vaihe 3).
3. Valitse asiakkaan sähköpostiosoite ja SMS-viestinnän vaihtoehdot
Voit Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa valita myös vaihtoehdot, joilla voit lähettää asiakkaalle sähköpostilla tai tekstiviestillä (SMS) vahvistuksia ja kutsuja. Kutsut lähetetään Ajanvarauksen vahvistus- ja kutsujen asetuksista, jotka löytyvät Asetukset > Toimipiste > Ajanvaraus.
4. Tallenna ajanvaraus
Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot ja viestinnän vaihtoehdot, valitse Tallenna. Ajanvaraus näkyy niiden henkilön/henkilöiden ja resurssin/resurssien Kalenteri-näkymässä, joille se on lisätty.
Erilaiset ajanvarauksen asetukset määritellään Toimipiste-asetuksissa, esimerkiksi ajanvarauksen syyt, kalenterin aikavälit, kutsujen lähetysaika, tiedot jotka näytetään ajanvarausten kohdissa ja työkaluvihjeissä sekä asiakkaan viestintään tarkoitetut sähköpostin ja tekstiviestin asetukset. Lisätietoja ajanvarausten aikataulutuksesta ja siihen liittyvistä asetuksista on kohdassa Ajanvarausasetukset.
Voit tarkastella ja muokata ajanvarauksen tietoja napsauttamalla ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitsemalla ajanvarausta koskevassa valintaikkunassa Muokkaa ajanvarausta. Peruuta ajanvaraus napsauttamalla ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitsemalla Peruuta ajanvaraus.