Käyntiprosessi on ydinprosessivaihe, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaita ja eläimiä. Provet noudattaa päivittäistä eläinlääkinnän työnkulkua tilojen ja värikorostusten avulla, jotta vaihe on helppo tunnistaa. Koko työnkulku uudesta ajanvarauksesta laskutukseen on seuraava:
Tämä artikkeli sisältää ohjeet uuden ajanvarauksen tekemiseen asiakkaalle.
Provet sisältää Työvuoro-kalenterin ja Ajanvaraus-kalenterin, joiden avulla henkilöstön päivittäistä työtä voidaan järjestää. Käytä Työvuorokalenteria suunnitellaksesi ja hallitaksesi henkilöstön työvuoroja. Käytä Ajanvarauskalenteria asiakkaiden ajanvarausten aikatauluttamiseen. Kun olet määrittänyt työvuorot Työvuorokalenterissa, ne näkyvät Ajanvarauskalenterissa, ja voit aloittaa ajanvarausten tekemisen henkilöstöllesi.
1. Lisää uusi ajanvaraus.
Aloita uuden ajanvarauksen luominen kalentinäkymästä. Napsauta sen sarakkeen kohdalla, jota henkilöstöjäsen (tai resurssi, osasto jne.), jolle ajanvaraus halutaan tehdä, vastaava sarake on.
Voit asettaa ajan ja keston joko vetämällä kalenterissa tai määrittämällä ajan seuraavassa vaiheessa Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa.
Voit myös aloittaa uuden ajanvarauksen luomisen asiakkaan tai eläimen sivulta.
Asiakkaan sivulta:
Avaa Asiakkaan sivu. Jos mitään eläintä ei ole valittuna, valitse + Uusi -painike oikeassa yläkulmassa.
Valitse avattavasta valikosta + Ajanvaraus.
Tämä avaa kalenterin. Napsauta sen sarakkeen kohdalla, jota henkilöstöjäsen, resurssi tai osasto, jolle ajanvaraus halutaan tehdä, vastaava sarake on.
Asiakkaan nimi on valmiiksi täytetty ajanvarauksen valintaikkunaan.
Eläimen sivulta:
Napsauta + Ajanvaraus -painiketta oikeassa yläkulmassa.
Tämä avaa kalenterin. Napsauta sen sarakkeen kohdalla, jota henkilöstöjäsen, resurssi tai osasto, jolle ajanvaraus halutaan tehdä, vastaava sarake on.
Asiakkaan ja eläimen tiedot on valmiiksi täytetty ajanvarauksen valintaikkunaan.
2. Täydennä ajanvarauksen tiedot.
Täytä Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa ajanvarauksen tiedot.
Pakollisiin tietoihin kuuluvat Käyntisyytyyppi (klinikan sijaintipaikan asetusten mukaan), Käynnin syy, Asiakas sekä ensisijainen Eläinlääkäri tai Resurssi (esimerkiksi laite, kuten ultraääni). Jos asiakas ei ole tiedossa, voit joko lisätä uuden asiakkaan tai lisätä muistiinpanon Esitiedot (sisäiseen käyttöön) -kenttään.
Huomaa, että Käynnin syy ja Ohjeet asiakkaalle (vain sähköposti) -kenttiin sisältyvät tekstit lisätään asiakkaalle lähetettävään vahvistusviestiin (katso vaihe 3).
3. Valitse asiakkaan sähköpostiosoite ja tekstiviesti- sekä SMS-viestinnän vaihtoehdot.
Voit Uusi ajanvaraus -valintaikkunassa valita myös vaihtoehdot, joilla lähetetään asiakkaalle sähköposti- tai tekstiviesti (SMS) -vahvistuksia ja muistutuksia. Muistutukset lähetetään Ajanvarauksen vahvistus- ja kutsujen asetukset -kohdan mukaan, jotka löytyvät Asetukset > Klinikan sijaintipaikka > Ajanvaraus.
4. Tallenna ajanvaraus.
Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot ja viestinnän vaihtoehdot, valitse Tallenna. Ajanvaraus näkyy niiden henkilöstöjäsenen(ien) ja resurssin(ien) kalenterissa, joille se lisättiin.
Erilaiset ajanvarauksen asetukset määritetään Klinikan sijaintipaikka -asetuksissa. Näitä ovat esimerkiksi ajanvarauksen syyt, kalenterin aikavälit, muistutusten lähetysaika, tiedot, jotka näkyvät ajanvarauksen aikaväleissä ja työkaluvihjeissä, sekä asiakkaan viestintään tarkoitetut sähköposti- ja SMS-asetukset. Lisätietoja ajanvarausten aikataulutuksesta ja niihin liittyvistä asetuksista saat kohdasta Ajanvarauksen asetukset.
Voit tarkastella ja muokata ajanvarauksen tietoja napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella ajanvarausta kalenterissa ja valitsemalla ajanvarauksen valintaikkunassa Muokkaa ajanvarausta. Peruuta ajanvaraus napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella ajanvarausta kalenterissa ja valitsemalla Peruuta ajanvaraus.