Käyntiprosessi on työn ydin, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaita ja eläimiä. Provet seuraa päivittäistä eläinlääkärin työnkulkuamme tilatietojen ja värikorostusten avulla, jotta vaihe on selkeä. Koko työnkulku uudesta ajanvarauksesta laskuun on seuraava:
Tämä artikkeli sisältää ohjeet uuden ajanvarauksen tekemiseen asiakkaalle.
Provet sisältää Työvuoro-kalenterin ja Ajanvaraus-kalenterin, joilla järjestetään henkilöstön päivittäinen työ. Käytä Työvuorokalenteri suunnitellaksesi ja hallitaksesi henkilöstön työvuoroja. Käytä Ajanvarauskalenteri asiakasaikojen ajoittamiseen. Kun olet määrittänyt työvuorot Työvuorokalenterissa, ne näkyvät Ajanvarauskalenterissa, ja voit aloittaa ajanvarausten tekemisen henkilöstöllesi.
1. Lisää uusi ajanvaraus.
Aloita uuden ajanvarauksen tekeminen kalsinäkymästä klikkaamalla sen henkilön (tai resurssin, osaston jne.), jonka kohdalle haluat ajoittaa ajanvarauksen.
Voit asettaa ajan ja keston joko vetämällä kalenterissa tai määrittää ajan seuraavassa vaiheessa Uusi ajanvaraus -ikkunassa.
Voit myös aloittaa uuden ajanvarauksen tekemisen asiakkaan tai eläimen sivulta.
Asiakkaan sivulta:
Asiakkaan Sivulla, jos eläintä ei ole valittu, valitse + Uusi -painike oikeassa yläkulmassa.
Valitse avattavasta valikosta + Ajanvaraus.
Näin pääset kalenteriin. Klikkaa sen henkilön, resurssin tai osaston saraketta, jonka kohdalle haluat ajoittaa ajanvarauksen.
Asiakkaan nimi on valmiiksi täytetty ajanvarauksen ikkunassa.
Eläimen sivulta:
Klikkaa + Ajanvaraus -painiketta oikeassa yläkulmassa.
Näin pääset kalenteriin. Klikkaa sen henkilön, resurssin tai osaston saraketta, jonka kohdalle haluat ajoittaa ajanvarauksen.
Asiakkaan ja eläimen tiedot on valmiiksi täytetty ajanvarauksen ikkunassa.
2. Täytä ajanvarauksen tiedot.
Täytä Uusi ajanvaraus -ikkunassa ajanvarauksen tiedot.
Pakollisia tietoja ovat Käyntisyytyyppi (klinikan toimipisteen asetuksista riippuen), Käynnin syy, Asiakas ja ensisijainen Eläinlääkäri tai Resurssi (esimerkiksi laitteet kuten ultraääni). Jos asiakas ei ole tiedossa, sinun on joko lisättävä uusi asiakas tai lisättävä muistiinpano Esitiedot (sisäiseen käyttöön) -kenttään.
Huomaa, että tekstit, jotka lisätään Käynnin syy - ja Ohjeet asiakkaalle (vain sähköposti) -kenttiin, lisätään asiakkaalle lähetettävään vahvistusviestiin (katso vaihe 3).
3. Valitse asiakkaan sähköpostiosoite ja tekstiviestiin liittyvät viestintäasetukset.
Uusi ajanvaraus -ikkunassa voit valita myös vaihtoehtoja, joilla lähetetään asiakkaalle sähköposti- tai tekstiviestivahvistuksia (SMS) sekä muistutuksia. Muistutukset lähetetään Ajanvarauksen vahvistus- ja kutsujen asetuksista, jotka löytyvät kohdasta Asetukset > Toimipiste > Ajanvaraus.
4. Tallenna ajanvaraus.
Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot ja viestintäasetukset, valitse Tallenna. Ajanvaraus näkyy niiden henkilön (henkilöiden) ja resurssin (resurssien) kalenterissa, joille se on lisätty.
Erilaisia ajanvarauksen asetuksia määritellään Toimipiste -asetuksissa, esimerkiksi ajanvarausten syyt, kalenterin aikavälit, muistutusten lähetysaika, tieto, joka näytetään ajanvarausruuduissa ja työkaluvinkeissä, sekä asiakkaan viestintään tarkoitetut sähköposti- ja tekstiviestiasetukset. Lisätietoja ajanvarausten ajoittamisesta ja siihen liittyvistä asetuksista saat kohdasta Ajanvarauksen asetukset.
Voit tarkastella ja muokata ajanvarauksen tietoja napsauttamalla ajanvarausta hiiren oikealla painikkeella kalenterissa ja valitsemalla ajanvarausmodaalista Muokkaa ajanvarausta. Peruuttaaksesi ajanvarauksen napsauta ajanvarausta hiiren oikealla painikkeella kalenterissa ja valitse Peruuta ajanvaraus.