Käyntiprosessi on työn ydinprosessi, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaat ja eläimet. Provet noudattaa päivittäisen eläinlääkärinhoidon työnkulkua tilojen ja värikorostuksen avulla, jotta vaihe välittyy selkeästi. Koko työnkulku uudesta ajanvarauksesta laskutukseen on seuraava:
Tässä artikkelissa on ohjeet uuden ajanvarauksen tekemiseen asiakkaalle.
Provet sisältää Työvuoro-kalenterin ja Ajanvaraus-kalenterin henkilöstön päivittäisen työn järjestämistä varten. Suunnittele ja hallitse työvuoroja käyttämällä Työvuorokalenteria. Käytä Ajanvarauskalenteria asiakaskäyntien ajankohdan varaamiseen. Kun olet määrittänyt työvuorot Työvuorokalenterissa, ne näkyvät Ajanvarauskalenterissa, ja voit aloittaa ajanvarausten tekemisen henkilöstöllesi.
1. Lisää uusi ajanvaraus
Aloittaaksesi uuden ajanvarauksen luomisen, valitse kalekenäkymässä se sarake (henkilö, resurssi, osasto jne.), jonka kohdalle haluat varata ajan.
Voit asettaa ajan ja keston joko vetämällä kalenterissa tai määrittämällä ajan seuraavassa vaiheessa Uusi ajanvaraus -ikkunassa.
Voit myös aloittaa uuden ajanvarauksen luomisen asiakkaan tai eläimen sivulta.
Asiakkaan sivulta:
Asiakkaan sivulla, jos mitään eläintä ei ole valittuna, valitse näytön oikeassa yläkulmassa + Tallenna -painike.
Valitse avattavasta valikosta + Ajanvaraus.
Sinut ohjataan kalenteriin. Napsauta sen henkilön, resurssin tai osaston sarakkeessa, jonka kohdalle haluat varata ajan.
Asiakkaan nimi on valmiiksi täytetty ajanvarausikkunaan.
Eläimen sivulta:
Napsauta oikeassa yläkulmassa + Ajanvaraus -painiketta.
Sinut ohjataan kalenteriin. Napsauta sen henkilön, resurssin tai osaston sarakkeessa, jonka kohdalle haluat varata ajan.
Asiakkaan ja eläimen tiedot on valmiiksi täytetty ajanvarausikkunaan.
2. Täytä ajanvarauksen tiedot
Täytä Uusi ajanvaraus -ikkunassa ajanvarauksen tiedot.
Pakolliset tiedot ovat Käyntisyytyyppi (toimipisteen asetusten mukaan), Käynnin syy, Asiakas sekä ensisijainen Eläinlääkäri tai Resurssi (esimerkiksi laite, kuten ultraääni). Jos asiakasta ei ole vielä tiedossa, lisää joko uusi asiakas tai kirjoita muistiinpano Esitiedot (sisäiseen käyttöön) -kenttään.
Huomaa, että Käynnin syy ja Ohjeet asiakkaalle (vain sähköposti) -kenttiin sisältyvät tekstit lisätään asiakkaalle lähetettävään vahvistusviestiin (katso vaihe 3).
3. Valitse asiakkaan sähköposti ja tekstiviestiviestinnän vaihtoehdot
Voit Uusi ajanvaraus -ikkunassa valita myös vaihtoehdot sähköposti- ja tekstiviesti (SMS) -vahvistusten sekä muistutusten lähettämiseen asiakkaalle. Muistutukset lähetetään Ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusasetuksissa, jotka löytyvät kohdasta Asetukset > Toimipiste > Ajanvaraus.
4. Tallenna ajanvaraus
Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot ja viestinnän valinnat, valitse Tallenna. Ajanvaraus näkyy niiden henkilön/henkilöiden ja resurssin/resurssien kalenterissa, joille se on lisätty.
Erilaiset ajanvarausasetukset määritetään Toimipiste -asetuksissa. Näitä ovat esimerkiksi ajanvarauksen syyt, kalenterin aikavälit, muistutuksen lähetysaika, ajanvarausten kohdalla näkyvät tiedot ja työkaluvihjeet sekä asiakkaalle lähetettävän viestinnän sähköposti- ja tekstiviestiasetukset. Lisätietoja ajanvarausten aikatauluttamisesta ja niihin liittyvistä asetuksista saat kohdasta Ajanvarausasetukset.
Voit tarkastella ja muokata ajanvarauksen tietoja napsauttamalla ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitsemalla ajanvaraustoiminnon ikkunasta Muokkaa ajanvarausta. Peruuttaaksesi ajanvarauksen napsauta ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitse Peruuta ajanvaraus.