Käyntiprosessi on ydintoimintamalli, jossa eläinlääkärit tapaavat asiakkaat ja eläimet. Provet kattaa koko käyntikertomuksen toimintamallin ajanvarauksesta käyntiin, laskutukseen ja maksusuorituksiin. Provetin käyttöliittymässä olevat kuvakkeet ja värikorostus helpottavat käyntikerran tilan seuraamista.

Seuraavat osiot antavat yleiskuvan käyntikerran toimintamallin vaiheista ja niihin liittyvistä statuksista. Saat lisätietoja kunkin vaiheen sisällöstä osioiden linkeistä.

Kun uusi ajanvaraus on tehty, ajanvarauksen tila on alkamassa statuksella ”Tulevat”. Tulevat ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa harmaana. Työpöydällä ne näkyvät Ajanvaraukset -osiossa harmaalla statustunnisteella.

Jos asiakas ei saavu tai peruuttaa aikataulutetun ajanvarauksen ja ajanvaraus merkitään manuaalisesti ei tulleeksi tai peruutetuksi, ajanvarauksen tila muuttuu ”Ei tullut paikalle”. Ei tullut paikalle -ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa valkoisina ja harmaalla statustunnisteella tyüpöydällä. Peruutetut ajanvaraukset näkyvät työpöydällä harmaana ja poistetaan ajanvarauskalenterista.

Jos pois jäänyttä ajanvarausta ei merkitä manuaalisesti ei tulleeksi tai peruutetuksi, ajanvarauksen tila muuttuu automaattisesti ”Menneet” ajanvarauksen alkamisaikan jälkeen. Menneet ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa keltaisina ja keltaisella statustunnisteella työpöydällä.

Tulevia ajanvarauksia voi myös merkitä manuaalisesti vahvistetuiksi. Vahvistetut ajanvaraukset näkyvät ajanvarauskalenterissa tekstillä ”Vahvistettu” kalenteriruutuun.

Kun asiakas ja eläin ovat saapuneet klinikalle, ajanvaraus voidaan kirjata sisään. Tämä on valinnainen vaihe, jota käytetään tyypillisesti silloin, kun vastaanotto hoitaa kirjaukset ennen kuin eläinlääkäri aloittaa käynnin. Kun eläinlääkäri hoitaa kirjauksen ja aloittaa käynnin suoraan, kirjattu sisään -vaihe voidaan ohittaa.

Ajanvarauskalenterissa kirjatuiksi sisään/saapuneiksi merkityt ajanvaraukset näkyvät violetilla. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa tumman vaaleanpunaisella statustunnisteella.

Kun käyntikerta alkaa, ajanvarauksen tila päivitetään ”Työn alla”. Käynnin aikana tehdään eläinlääkinnällisiä hoitotapahtumia tai diagnostiikkaa, ja käyntisivulle lisätään käyntikertomukset, hoitotapahtumien maksut, kotiutusohjeet ja muut tiedot. Ajanvarauksen tila päivittyy automaattisesti, kun käyttäjä alkaa lisätä tietoja käyntisivulle, mutta tilan voi myös päivittää manuaalisesti.

Ajanvarauskalenterissa käynnissä olevat käynnit näkyvät sinisellä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean violetilla statustunnisteella.

Kun käynti ja hoitotapahtumat ovat valmiit, ajanvarauksen tila voidaan päivittää ”Valmis kotiutettavaksi”. Tämä vaihe on valinnainen organisaatiosi prosessin ja toimipisteen asetusten mukaan. Tässä vaiheessa klinikan henkilöstö käy usein läpi mahdolliset kotiutusohjeet ja keskustelee asiakkaan kanssa kotiin vietävistä lääkkeistä. Sen jälkeen henkilöstö siirtää asiakkaan ja eläimen vastaanottoon, jossa laskutus viimeistellään.

Tämän jälkeen voi myös siirtyä suoraan ”Työn alla” -tilasta laskutukseen ja maksusuoritukseen, tai käytettävissä voi olla lisäksi ”Laskutus” -status sen jälkeen, kun tila on ”Valmis kotiutettavaksi”.

Ajanvarauskalenterissa kotiutettavaksi valmiit käynnit näkyvät turkoosina. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa sinisellä statustunnisteella.

Organisaatiosi prosessin ja toimipisteen asetuksista riippuen ”Laskutus” -status voidaan ottaa käyttöön ”Valmis kotiutettavaksi” -tilan jälkeen. Tässä vaiheessa laskuluonnos ja kaikki maksutapahtumat tarkistetaan oikeellisuuden ja kattavuuden varmistamiseksi. Lisäksi voidaan lisätä mahdolliset lopulliset myyntihinta-erät.

Ajanvarauskalenterissa laskutettavat käynnit näkyvät turkoosina. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean violetilla statustunnisteella.

Toimipisteen asetuksista riippuen laskutus ja maksusuoritus voidaan suorittaa joko yhdessä vaiheessa tai erikseen kahdessa vaiheessa.

kaksivaiheisessa laskun viimeistelyssä ja maksujen toimintamallissa ajanvarauksen tila päivitetään ”Kotiutettu”, kun lasku on viimeistelty. Tässä vaiheessa eläin on kotiutettu käynnistä ja lasku on viimeistelty, mutta maksusuorituksia ei ole vielä vastaanotettu. Jos lasku viimeistellään ja laskun maksutapahtuma lisätään yhdessä vaiheessa, käynnin status päivitetään suoraan ”Lasku maksettu”.

Ajanvarauskalenterissa kotiutetut käynnit näkyvät vihreinä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean vihreällä statustunnisteella.

Kun laskun maksusuoritus on lisätty, ajanvarauksen tila muuttuu ”Lasku maksettu” ja toimintamalli on valmis.

Ajanvarauskalenterissa valmiit käynnit näkyvät vihreinä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa vaalean vihreällä statustunnisteella.

Saat lisätietoja käyntikertomuksen toimintamallin eri vaiheista kohdasta Käyntikertomuksen toimintamalli.