La anonimización masiva elimina de forma permanente los datos personales de los clientes inactivos, para las solicitudes de supresión del RGPD y las normas de conservación de datos. Gestiona a muchos clientes en una sola ejecución, en lugar de uno por uno. La función se introduce de forma gradual y RGPD y conservación de datos aparece en Ajustes una vez se haya habilitado para su organización.
Nota: La anonimización no se puede deshacer. Una vez finalizada una ejecución, los datos personales eliminados desaparecen de forma permanente. Lea este artículo completo antes de ejecutar por primera vez una anonimización masiva.
Permisos para la anonimización masiva
La anonimización masiva requiere permisos de usuario específicos. De forma predeterminada, estos permisos solo se configuran para el grupo de permisos de 'Administrador'.
Tres permisos controlan quién puede ver y ejecutar una anonimización:
Página de ajustes: Leer — necesario para abrir Ajustes. Sin este permiso, no se puede acceder a ninguna de las opciones que aparecen a continuación.
Ajustes de la organización: Leer — necesario para abrir RGPD & data retention. Escribir — necesario para cambiar los periodos de retención y los ajustes de la anonimización.
Eliminar cliente: Escribir — necesario para iniciar una ejecución de anonimización.
Nota: De forma predeterminada, el grupo de permisos de 'Manager' no tiene acceso de escritura a Eliminar cliente. Por tanto, un manager puede abrir y cambiar los ajustes de la anonimización, pero no puede iniciar una ejecución.
Para más información, consulte Ver y gestionar permisos de usuario.
Configurar los periodos de retención
Los periodos de retención determinan el tiempo mínimo que deben conservarse los datos para cumplir la normativa. Provet comprueba estos periodos antes de permitir anonimizar o eliminar a cualquier cliente.
Para abrir la configuración, seleccione el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda y, a continuación, vaya a Ajustes > Organización > RGPD & data retention. La página se abre en Data retention settings, que contiene tres periodos:
Período de retención de los datos de la consulta: Durante cuánto tiempo se conservan los datos de la consulta antes de que sean aptos para su anonimización.
Período de retención de datos de facturas: Durante cuánto tiempo se conservan los datos de la factura antes de que sean aptos para su anonimización.
Período de conservación de los datos del registro de revisiones: Durante cuánto tiempo se conservan los datos del registro de revisiones. Provet elimina automáticamente las entradas del registro de revisiones anteriores a este periodo.
Cada periodo se puede configurar en meses o años.
Seleccione Delete attachments connected to client and patient si los archivos adjuntos deben eliminarse junto con el resto de datos personales del cliente. Los archivos adjuntos pueden contener datos personales. La casilla no está seleccionada de forma predeterminada.
Cuando cambie un periodo o la casilla, aparecerán Guardar y Descartar cambios en la parte inferior de la página. El cambio surte efecto cuando seleccione Guardar.
Aptitud del cliente para la anonimización
Un cliente solo se anonimiza cuando cumple ambos los criterios de retención y los criterios de inactividad. Los periodos de retención se configuran en Data retention settings. Dos periodos adicionales, configurados en la vista Bulk anonymization, controlan la parte de la inactividad:
Retention period for inactive clients: Durante cuánto tiempo se conserva un cliente inactivo antes de que sea apto para su anonimización.
New client inactivity period: Durante cuánto tiempo se conserva un cliente nuevo sin actividad antes de que sea apto para su anonimización.
Provet también omite automáticamente algunos clientes, independientemente de los periodos que configure. Una ejecución siempre omite un cliente en las siguientes situaciones:
el cliente tiene una consulta activa
el cliente tiene un registro financiero no cuadrado, en cualquier sentido
el cliente tiene una cita próxima
También puede excluir tipos completos de paciente de una ejecución, de modo que, por ejemplo, los clientes con un paciente equino nunca se anonimicen. Los tipos de paciente se excluyen en la vista Bulk anonymization como parte de la configuración de la ejecución.
Previsualizar y ejecutar una anonimización masiva
Seleccione Bulk anonymization en la parte superior derecha de Data retention settings para abrir la configuración de la ejecución. La vista muestra qué anonimiza una ejecución y qué conserva, incluye los dos periodos de inactividad y las exclusiones por tipo de paciente, y permite iniciar la ejecución. El número de registros de cliente a los que afecta una ejecución se muestra en el cuadro de confirmación, no en esta página.
Nota: No puede iniciar una ejecución si "Delete client" action only available in home clinic location está habilitado en Ajustes > Organización. Al iniciar una ejecución se muestra el mensaje: 'Bulk anonymisation is unavailable while client deletion is restricted to a home department.'
Para ejecutar una anonimización masiva:
Vaya a Ajustes > Organización > RGPD & data retention.
Seleccione Bulk anonymization.
Configure Retention period for inactive clients y New client inactivity period. Cada opción se puede configurar en meses o años.
Para excluir tipos completos de paciente de la ejecución, seleccione Exclude clients by patient type y elija los tipos de paciente en la lista desplegable: Small animal, Farm/production, Equine o Exotic/other. Puede seleccionar más de uno. Los clientes con un paciente de un tipo seleccionado no se anonimizarán.
Seleccione Run anonymization. Se abre el cuadro Confirmation required e indica cuántos registros de cliente anonimiza la ejecución. Esta es su última oportunidad para comprobar el número antes de que se elimine cualquier dato.
Escriba la palabra de confirmación exactamente como aparece en el cuadro. La entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Seleccione Confirm and anonymize.
La ejecución se inicia en segundo plano. Mientras se ejecuta, el pie de página muestra 'An anonymization run is in progress for this organization.' y Run anonymization no está disponible, por lo que no puede iniciar una segunda ejecución al mismo tiempo. Cuando finalice la ejecución, la vista mostrará Last anonymization done on con la fecha de la ejecución.
Para cerrar el cuadro sin anonimizar nada, seleccione Cancelar.
Para salir de la vista sin ejecutar nada, seleccione Atrás.
Datos eliminados y datos conservados
La anonimización elimina:
nombres de cliente y datos de contacto
direcciones y números de identificación
información de pago y Facturación
notas que contengan datos personales
recordatorios y registros de revisiones
todos los archivos adjuntos del cliente y del paciente, pero solo si Delete attachments connected to client and patient está seleccionado en Data retention settings
La anonimización conserva:
registros de transacciones anonimizados
estadísticas agregadas
datos médicos no personales
referencias al registro de actividad
Comprobar el registro de anonimización
En la vista Bulk anonymization, seleccione View log para abrir el Bulk anonymization log. El registro incluye una fila por cada ejecución, en la que se registra:
la fecha y el usuario que realizó la ejecución
Retention period for inactive clients y New client inactivity period que estaban en vigor
los tipos de paciente excluidos
cuántos clientes se anonimizaron y cuántos se omitieron
El registro no muestra los clientes individuales a los que afectó una ejecución. Si necesita constancia de qué clientes se eliminaron, genere el registro antes de ejecutar la anonimización.
Seleccione Cerrar para salir del registro.
Clientes anonimizados en Informes
Los clientes anonimizados siguen apareciendo en sus informes, mostrados como Anonymised junto a sus cifras reales de clientes.
La primera ejecución normalmente cubre un gran número de clientes, así que espere un cambio visible en los paneles al día siguiente. Las cifras de sus informes no se pierden. Las transacciones permanecen, sin los datos personales asociados.