Provet permite importar archivos de pago para marcar automáticamente como pagadas las facturas finalizadas. Así se reduce el trabajo manual de gestión de pagos, ya que se asocian las transacciones bancarias entrantes con las facturas correspondientes mediante sus números de referencia. También se pueden importar archivos de pago para procesar compensaciones del seguro.
Puedes importar un archivo de pago bancario, como una exportación de un extracto bancario, o un archivo de Excel que rellenes tú mismo.
La posibilidad de ver y cargar archivos de pago, así como de modificar los ajustes de la organización, depende de tus permisos de usuario.
Antes, el Importador de Pagos Masivos se llamaba Procesamiento de pago bancario. Se cambió el nombre porque ahora permite importar otros archivos además de los bancarios, como archivos de Excel con tus propios métodos de pago.
Nota: El Importador de Pagos Masivos se está habilitando por fases para las clínicas. Si aún no lo ves en Provet, ponte en contacto con tu gestor de cuenta de Provet o escribe a support@provet.com.
Formatos de archivo compatibles
El Importador de Pagos Masivos admite los siguientes formatos de archivo de pago:
CAMT.053 y CAMT.054 (formato XML ISO 20022, muy utilizado en Europa)
BGMax (utilizado principalmente en Suecia)
SEK y SEK2 (utilizados principalmente en Dinamarca)
Excel (.xlsx)
Para importar un archivo bancario, consulta con tu banco qué formato utiliza para exportar los extractos bancarios.
Para importar un archivo de Excel, puedes utilizar como plantilla el archivo de ejemplo de la página de carga.
Cómo funciona la coincidencia automática de facturas
Al cargar un archivo de pago, Provet intenta asociar cada pago a una factura finalizada mediante el número de referencia incluido en el pago.
Si encuentra una coincidencia, la fila se marca como Apuntados.
Si no encuentra ninguna coincidencia, la fila se marca como Sin apuntar. Puedes asignar la factura manualmente; consulta el paso 5 más abajo.
La coincidencia automática solo tiene en cuenta las facturas de los últimos 12 meses. Apunta manualmente las facturas más antiguas.
Nota: De forma predeterminada, se ignoran las filas que se asocian automáticamente a facturas con una suma adeudada de 0 y no se procesan.
Números de referencia
Los números de referencia son identificadores únicos que se generan al finalizar una factura. Se imprimen en la factura junto con los datos de la cuenta bancaria. Cuando un cliente incluye el número de referencia en un pago, Provet puede asociar automáticamente la transacción bancaria a la factura correspondiente.
Provet admite los siguientes formatos de número de referencia:
Número de referencia finlandés (viitenumero)
Número de referencia noruego (KID)
Número de referencia sueco (OCR)
Referencia estructurada internacional de acreedor (ISO 11649 / SEPA)
El formato del número de referencia que utiliza tu clínica se configura en Ajustes. Para consultar o actualizar los ajustes, selecciona «Ubicación de la clínica Nombre» en la parte superior izquierda y ve a Ajustes > General > Organización > Ajustes de la organización. A continuación, selecciona Crear números de referencia para facturas.
Nota: Estos ajustes suelen configurarse durante la implementación. Los cambios pueden afectar a los flujos de trabajo y al cumplimiento normativo. Ponte en contacto con el administrador del sistema antes de realizar cualquier cambio.
Habilitar un método de pago en el Importador de Pagos Masivos
Los pagos importados se pueden apuntar a los métodos de pago propios de tu clínica, por ejemplo, los de una empresa de recobro o para cancelar una deuda. Para poder utilizar un método de pago en el Importador de Pagos Masivos, primero debes habilitarlo en los ajustes de la organización. La posibilidad de modificar estos ajustes depende de tus permisos de usuario.
Selecciona «Ubicación de la clínica Nombre» en la parte superior izquierda, ve a Ajustes > General > Organización y selecciona Métodos de pago.
Selecciona el botón de edición en la fila del método de pago. Se abrirá el cuadro de diálogo Editar método de pago.
Selecciona En Importador de Pagos Masivos.
Selecciona Guardar.
Al importar, solo se pueden apuntar los métodos de pago habilitados. La columna En importación masiva de la tabla de métodos de pago indica cuáles están habilitados. También puedes configurar este ajuste al crear un método de pago con Añadir; la opción no está seleccionada de forma predeterminada.
Métodos de pago en un archivo de Excel
Un archivo de Excel que importes con el Importador de Pagos Masivos puede incluir una columna de método de pago (payment_method). Provet asocia cada fila a un método de pago habilitado por su nombre.
Si la columna está vacía, se asigna a la fila el método Transferencia bancaria o, si coincide con una reclamación, el método Reclamación de seguro. Los archivos bancarios siempre se procesan de esta forma, ya que no incluyen una columna de método de pago.
Si la columna contiene un nombre que no coincide con ningún método de pago habilitado, la fila se queda sin método de pago. Selecciona uno manualmente durante el paso de asignación.
Importar un archivo de pago
Para importar un archivo de pago y aprobar pagos en Provet:
Ve a Informes > Informes, selecciona el filtro Finanzas y abre Importador de Pagos Masivos.
Los archivos cargados anteriormente aparecen en la tabla Archivos cargados recientemente, en la parte inferior de la página. La tabla muestra el nombre del archivo, la fecha, el estado y el número de operaciones procesadas. Puedes filtrar los archivos por estado o cambiar manualmente el estado de un archivo seleccionando el icono de edición junto al estado.
Sin procesar: el archivo se ha cargado, pero aún no se ha revisado.
Incompleto: el archivo se ha procesado parcialmente. Este estado también aparece si el archivo contiene pagos que no corresponden a ninguna factura de Provet. Si has terminado de procesarlo, puedes cambiar manualmente el estado a Concluido con el icono de edición.
Concluido: se han procesado todos los pagos correspondientes.
Selecciona Pulse o arrastre archivos aquí para cargarlos y elige el archivo de pago, o arrástralo hasta el área de carga.
Antes de cargarlo, comprueba que el archivo tenga un formato compatible. Consulta el apartado Formatos de archivo compatibles más arriba. Algunos bancos exportan los archivos de pago en otro formato de forma predeterminada. Si es necesario, abre el archivo y guárdalo en un formato compatible antes de cargarlo.
Selecciona Próximo. Provet carga el archivo y muestra la lista de operaciones.
Los encabezados de columna coinciden independientemente de si están en mayúsculas o minúsculas y de si incluyen espacios o guiones bajos.
Si el archivo tiene dos columnas para el mismo campo, Provet lo rechazará. Elimina la columna adicional y vuelve a cargarlo.
Después de cargar el archivo, se muestra una lista de las columnas que el importador no utiliza para que puedas comprobar que no falte ningún dato.
Revisa la lista de operaciones. Las filas Sin apuntar aparecen resaltadas en rojo. Cada fila muestra uno de los siguientes estados:
Apuntados: se ha encontrado una factura coincidente.
Sin apuntar: no se ha encontrado ninguna factura coincidente. Debes asignar la factura manualmente. La fila muestra el número de factura indicado en el archivo para que puedas ver qué se ha buscado.
También puedes ignorar o dejar de ignorar filas concretas manualmente. Solo se procesan las filas con el estado Apuntados.
En cada fila Sin apuntar, selecciona el botón de acción al final de la fila para abrir el cuadro de diálogo Apuntar factura al pago. El cuadro muestra los detalles del pago y los datos bancarios sin procesar. Busca la factura correspondiente mediante uno de los siguientes campos:
Búsqueda de facturas: busca por nombre del pagador o número de factura. Puedes introducir el número tal como aparece en la factura, incluido el prefijo.
Número de cliente: busca por número de cliente.
Búsqueda de seguros: busca por identificación de la reclamación, número de caso o referencia de la reclamación.
Suma adeudada: busca por el importe impagado de la factura.
Pendiente de pago: filtra por el importe que debe pagar el cliente.
A pagar por la aseguradora: filtra por el importe que debe pagar una aseguradora.
Los resultados de búsqueda solo muestran facturas finalizadas.
Selecciona la factura correcta en los resultados para resaltarla y, a continuación, selecciona Objetivo seleccionado. El estado de la fila cambia a Apuntados.
Nota: Si una fila de pago no corresponde a ninguna factura, déjala como Sin apuntar. Puedes cerrar el cuadro de diálogo sin apuntar la fila seleccionando Cerrar.
Comprueba que cada fila tenga seleccionado el método de pago correcto.
Selecciona Aceptar para confirmar la importación. Provet marca como pagadas las facturas coincidentes y muestra un resumen de los pagos procesados. El estado del archivo cambia a Concluido. Si no se han podido aplicar algunos pagos, consulta la columna Errores para obtener más información.
Si el archivo contiene pagos que no corresponden a ninguna factura, el estado puede seguir siendo Incompleto. Cuando termines de procesarlo, puedes cambiar manualmente el estado del archivo a Concluido con el icono de edición.
Solución de problemas
¿Dónde está la función para importar pagos?
La herramienta Procesamiento de pago bancario, que permitía importar directamente a las facturas pagos con número de referencia desde un archivo bancario o de Excel, ahora se llama Importador de Pagos Masivos. Ve a Informes > Informes, selecciona el filtro Finanzas y abre Importador de Pagos Masivos.
¿Por qué no se reconoce mi archivo?
Si tu banco proporciona un archivo BGMax con extensión .txt, cambia la extensión a .bgi antes de cargarlo. Así Provet podrá reconocerlo correctamente.
¿Por qué se carga mi archivo tan despacio?
Elimina los espacios del nombre del archivo e inténtalo de nuevo.
¿Por qué aparecen los pagos del seguro como pagos bancarios?
A veces, los pagos de las aseguradoras pueden clasificarse como Pagos bancarios en lugar de Reclamaciones al Seguro. Si ocurre, selecciona manualmente el tipo de pago correcto durante el paso de asignación.
¿Por qué aparecen errores de coincidencia al cargar el archivo?
Si combinas distintos formatos de archivo, como FI y CAMT, en un mismo archivo, pueden producirse errores de coincidencia. Utiliza archivos o cuentas bancarias distintos para cada formato de pago.
¿Por qué se ha asociado un pago del seguro a una factura incorrecta?
Es posible que Provet no siempre pueda determinar automáticamente si un pago debe aplicarse como pago del cliente o del seguro. Si ocurre, selecciona manualmente la factura correcta durante el paso de asignación.
¿Por qué no se ha encontrado automáticamente una coincidencia para un pago del seguro?
Algunas integraciones de seguros no utilizan un número de referencia estructurado. En su lugar, Provet busca identificadores en el texto del mensaje del pago. Si el mensaje contiene un error tipográfico o no tiene el formato esperado, puede fallar la coincidencia automática. Selecciona manualmente la factura correcta durante el paso de asignación.
¿Por qué no se ha asociado automáticamente mi factura si el número de referencia es correcto?
La coincidencia automática solo tiene en cuenta las facturas de los últimos 12 meses. Apunta manualmente las facturas más antiguas durante el paso de asignación.
¿Debo utilizar el Importador de Pagos Masivos o el informe Registro de pagos?
El informe Registro de pagos no permite importar archivos, pero sí copiar el tipo de pago de la primera fila a todas las demás. Utiliza el Importador de Pagos Masivos para importar un archivo.