Provet admite la importación de archivos de pago bancario para marcar automáticamente las facturas finalizadas como pagadas. Esto reduce el procesamiento manual de pagos al relacionar las transacciones bancarias entrantes con las facturas correctas mediante números de referencia. La importación de archivos de pago bancario también puede utilizarse para procesar pagos de compensación del seguro.
La posibilidad de ver y cargar archivos de pago bancario depende de sus permisos de usuario.
Nota: la disponibilidad de esta función depende de si su banco admite uno de los formatos de archivo que se indican a continuación. Si no ve Procesamiento de pago bancario en Provet, póngase en contacto con su gestor de cuenta de Provet o con support@provet.com.
Formatos de archivo compatibles
Póngase en contacto con su banco para confirmar qué formato utiliza para las exportaciones de extractos. Provet acepta los siguientes formatos de archivo:
CAMT.053 y CAMT.054 (formato XML ISO 20022, ampliamente utilizado en Europa)
BGMax (utilizado principalmente en Suecia)
SEK y SEK2 (utilizados principalmente en Dinamarca)
Cómo funciona la conciliación automática de facturas
Al cargar un archivo de pago bancario, Provet intenta relacionar cada pago con una factura finalizada usando el número de referencia incluido en el pago.
Si se encuentra una coincidencia, la fila se marca como Apuntados.
Si no se encuentra ninguna coincidencia, la fila se marca como Sin apuntar. Puede asignar la factura manualmente; consulte el paso 5 más abajo.
Nota: las filas que se concilian automáticamente con facturas que tienen una suma adeudada de 0 se ignoran de forma predeterminada y no se procesarán.
Números de referencia
Los números de referencia son identificadores únicos que se generan cuando una factura se finaliza. Se imprimen en la factura junto con los datos de la cuenta bancaria. Cuando el cliente incluye el número de referencia en un pago, Provet puede relacionar automáticamente la transacción bancaria con la factura correcta.
Provet admite los siguientes formatos de números de referencia:
Número de referencia finlandés (viitenumero)
Número de referencia noruego (KID)
Número de referencia sueco (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
El formato de número de referencia utilizado por su clínica se configura en Configuración. Para ver o actualizar la configuración, seleccione el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda y, a continuación, vaya a Ajustes de la organización > General > Organization settings y seleccione Create reference numbers for invoices.
Nota: normalmente, estos ajustes se configuran durante la implementación. Los cambios pueden afectar a los flujos de trabajo y al cumplimiento. Póngase en contacto con el administrador de su sistema antes de realizar cambios.
Importar un archivo de pago bancario
Para importar un archivo de pago bancario y aprobar pagos en Provet:
Vaya a Informes > Informes, seleccione el filtro Finanzas y abra Procesamiento de pago bancario.
Los archivos cargados previamente aparecen en la tabla Archivos cargados recientemente en la parte inferior de la página. La tabla muestra el nombre del archivo, la fecha, el estado y el número de transacciones procesadas. Puede filtrar archivos por estado o cambiar manualmente el estado de un archivo seleccionando el icono de edición junto al estado.
Sin procesar: el archivo se ha cargado, pero todavía no se ha revisado.
Incompleto: el archivo se ha procesado parcialmente. Este estado también aparece si el archivo contiene pagos que no se corresponden con ninguna factura en Provet. Si ha terminado de procesar el archivo, puede cambiar manualmente el estado a Concluido con el icono de edición.
Concluido: se han procesado todos los pagos aplicables.
Seleccione Elegir Archivo y elija su archivo de pago bancario.
Asegúrese de que el archivo esté en un formato compatible antes de cargarlo. Consulte Formatos de archivo compatibles más arriba. Algunos bancos exportan archivos de pago en un formato diferente de forma predeterminada. Si es necesario, abra el archivo y guárdelo en un formato compatible antes de cargarlo.
Seleccione Próximo. Provet carga el archivo y muestra la lista de transacciones.
Revise la lista de transacciones. Las filas Sin apuntar se resaltan en rojo. Cada fila muestra uno de los siguientes estados:
Apuntados: se encontró una factura coincidente.
Sin apuntar: no se encontró ninguna factura coincidente. Debe asignar la factura manualmente.
También puede ignorar o dejar de ignorar manualmente filas individuales. Solo se procesan las filas con el estado Apuntados.
Para cada fila Sin apuntar, seleccione el botón de acción al final de la fila para abrir el diálogo Apuntar factura al pago. El diálogo muestra los detalles del pago y los datos bancarios sin procesar. Busque la factura correcta usando uno de los siguientes campos:
Búsqueda de facturas: busque por nombre del pagador o por número de factura.
Número de cliente: busque por número de cliente.
Búsqueda de seguros: busque por Identificación de la reclamación, Número de caso o Referencia.
Suma adeudada: busque por el importe pendiente en la factura.
Pendiente de pago: filtre por el importe que debe pagarse por el cliente.
A pagar por la aseguradora: filtre por el importe que debe pagar una aseguradora.
Los resultados de la búsqueda muestran solo facturas finalizadas.
Seleccione la factura correcta de los resultados para resaltarla y, a continuación, seleccione Público objetivo seleccionado. El estado de la fila cambia a Apuntados.
Nota: si una fila de pago no corresponde a ninguna factura, déjela como Sin apuntar. Puede cerrar el diálogo sin apuntarla seleccionando Cerrar.
Si el archivo contiene pagos de compensación del seguro, asegúrese de que el tipo de pago correcto esté seleccionado para esas filas.
Seleccione Aceptar para confirmar la importación. Provet marca las facturas coincidentes como pagadas y muestra un resumen de los pagos procesados. El estado del archivo cambia a Concluido. Si algún pago no se pudo aplicar, consulte la columna Errores para ver los detalles.
Nota: si el archivo contiene pagos que no se corresponden con ninguna factura, el estado del archivo puede permanecer en Incompleto. Cuando termine de procesar, puede cambiar manualmente el estado del archivo a Concluido usando el icono de edición.
Solución de problemas
¿Por qué no se reconoce mi archivo?
Si su banco proporciona un archivo BGMax como .txt, cambie la extensión del archivo a .bgi antes de cargarlo. Esto permite que Provet reconozca el archivo correctamente.
¿Por qué se carga mi archivo lentamente?
Elimine los espacios del nombre del archivo e inténtelo de nuevo.
¿Por qué los pagos del seguro se muestran como pagos bancarios?
Los pagos de las aseguradoras a veces pueden clasificarse como Pagos bancarios en lugar de Reclamaciones al Seguro. Si ocurre esto, seleccione manualmente el tipo de pago correcto durante el paso de apuntar.
¿Por qué obtengo errores de conciliación al cargar mi archivo?
Combinar distintos formatos de archivo, como FI y CAMT, en un solo archivo puede provocar errores de conciliación. Use archivos separados o cuentas bancarias separadas para diferentes formatos de pago.
¿Por qué un pago del seguro se ha relacionado con la factura incorrecta?
Provet no siempre puede determinar automáticamente si un pago debe aplicarse como pago del cliente o como pago del seguro. Si ocurre esto, seleccione manualmente la factura correcta durante el paso de apuntar.
¿Por qué falló la conciliación automática de un pago del seguro?
Algunas integraciones de seguro no utilizan un número de referencia estructurado. Provet busca identificadores en el texto del mensaje de pago en su lugar. Si el mensaje contiene un error tipográfico o no sigue el formato esperado, la conciliación automática puede fallar. Seleccione la factura correcta manualmente durante el paso de apuntar.