Provet soporta la importación de archivos de pago bancario para marcar automáticamente facturas finalizadas como pagadas. Esto reduce el procesamiento de pagos manuales al combinar las transacciones bancarias entrantes con las facturas correctas usando números de referencia. Las importaciones de expedientes de pagos bancarios también se pueden utilizar para procesar pagos de compensación de seguros.
La capacidad de ver y subir archivos de pago bancario depende de tus permisos de usuario.
Nota
La disponibilidad de esta característica depende de si su banco soporta uno de los formatos de archivo que se listan a continuación. Si no puedes ver procesamiento de pagos bancarios en Provet, contacta con tu Provet gestor de cuentas o support@provet.com.
Formatos de archivo soportados
Póngase en contacto con su banco para confirmar qué formato utilizan para las exportaciones de extracto bancario. Provet acepta los siguientes formatos de archivo:
CAMT.053 y CAMT.054 (formato ISO 20022 XML, ampliamente utilizado en Europa)
BGMax (usado principalmente en Suecia)
SEK y SEK2 (usado principalmente en Dinamarca)
Cómo funciona la coincidencia automática de la factura
Cuando subes un archivo de pago bancario, Provet intenta emparejar cada pago a una factura finalizada usando el número de referencia incluido en el pago.
Si se encuentra una coincidencia, la fila está marcada como Objetivo.
Si no se encuentra coincidencia, la fila está marcada como Untargeted. Puede asignar la factura manualmente — vea el paso 5 a continuación.
Nota
Las filas que coinciden automáticamente con las facturas con una suma debida de 0 son ignoradas por defecto y no serán procesadas.
Número de referencia
Los números de referencia son identificadores únicos generados cuando se finaliza una factura. Se imprimen en la factura junto a los detalles de la cuenta bancaria. Cuando un cliente incluye el número de referencia en un pago, Provet puede emparejar la transacción bancaria a la factura correcta automáticamente.
Provet soporta los siguientes formatos de número de referencia:
Número de referencia finlandés (viitenumero)
Número de referencia noruego (KID)
Número de referencia sueco (OCR)
Referencia de Créditos Estructurales Internacionales (ISO 11649 / SEPA)
El formato de número de referencia utilizado por su clínica está configurado en Configuración. Para ver o actualizar la configuración, ve a Ajustes > General > Organización > Configuración de la organización y selecciona Crear números de referencia para facturas.
Nota
Estos ajustes se configuran normalmente durante la implementación. Los cambios pueden afectar los flujos de trabajo y el cumplimiento. Póngase en contacto con el administrador del sistema antes de realizar cualquier cambio.
Importar un archivo de pago bancario
Para importar un archivo de pago bancario y aprobar pagos en Provet:
Ir a Informes > Informes, seleccionar el filtro de Finanzas y abrir Procesamiento de pagos bancarios.
Los archivos subidos previamente están listados en la tabla archivos subidos recientemente al final de la página. La tabla muestra el nombre del archivo, la fecha, el estado y el número de transacciones procesadas. Puede filtrar archivos por estado, o cambiar manualmente el estado de un archivo seleccionando el icono de edición junto al estado.
Sin procesar: el archivo ha sido cargado pero no ha sido revisado aún.
Incompleto: el archivo ha sido parcialmente procesado. Este estado también aparece si el archivo contiene pagos que no se relacionan con ninguna factura en Provet. Si has terminado de procesar el archivo, puedes cambiar manualmente el estado a Completo usando el ícono de edición.
completado: todos los pagos aplicables han sido procesados.
Seleccione Seleccione el archivo y seleccione el archivo de pago bancario.
Asegúrate de que el archivo esté en un formato compatible antes de cargarlo. Consulta Formatos de archivo compatibles arriba. Algunos bancos exportan archivos de pago en un formato diferente por defecto. Si es necesario, abre el archivo y guárdalo en un formato compatible antes de cargarlo.
Seleccione Siguiente. Provet carga el archivo y muestra la lista de transacciones.
Revise la lista de transacciones. Untargeted filas se resaltan en rojo. Cada fila muestra uno de los siguientes estados:
Objetivo: se ha encontrado una factura correspondiente.
Sin asignar: no se encontró ninguna factura coincidente. Debes asignar la factura manualmente.
También puede ignorar manualmente o dejar de ignorar filas individuales. Solo se procesan filas con el estado Objetivo.
Por cada renglón Sin objetivo , seleccione el botón de acción al final de la fila para abrir el cuadro de diálogo Factura de destino para pagar . El diálogo muestra los detalles del pago y los datos bancarios crudos. Busca la factura correcta usando uno de los siguientes campos:
Búsqueda de facturas: busca por nombre del pagador o número de factura.
Número de cliente: buscar por número de cliente.
Búsqueda de seguro: búsqueda por reclamo ID, número de caso o referencia de reclamación.
Suma de deudas: busca por el monto pendiente en la factura.
A pagar por el cliente: filtrar por el monto a pagar por el cliente.
A ser pagado por la compañía de seguros: filtre por el importe a pagar por una compañía de seguros.
Los resultados de la búsqueda muestran sólo facturas finalizadas.
Selecciona la factura correcta de los resultados para resaltarla, luego selecciona Objetivo seleccionado. El estado de la fila cambia a Objetivado.
Nota
Si una fila de pago no se relaciona con ninguna factura, déjala como Sin asignar. Puedes cerrar el diálogo sin asignar seleccionando Cerrar.
Si el expediente contiene pagos de compensación de seguros, asegúrese de seleccionar el tipo de pago correcto para esas filas.
Seleccione Aceptar para confirmar la importación. Provet marca las facturas coincidentes como pagadas y muestra un resumen de los pagos procesados. El estado del archivo cambia a Completado. Si no se pudo aplicar ningún pago, compruebe la columna Errores para más detalles.
Si el archivo contiene pagos que no se relacionan con ninguna factura, el estado del archivo puede permanecer Sin completar. Una vez que haya terminado de procesar, puede cambiar manualmente el estado del archivo a Completado usando el icono de edición.
Solución de problemas
¿Por qué no se reconoce mi archivo?
Si su banco proporciona un archivo BGMax como un archivo .txt, cambie el nombre de la extensión del archivo a . gi antes de subir. Esto permite a Provet reconocer el archivo correctamente.
¿Por qué se está subiendo mi archivo lentamente?
Elimina cualquier espacio del nombre de archivo e intenta subirlo de nuevo.
¿Por qué se muestran los pagos de seguros como pagos bancarios?
Los pagos de compañías de seguros a veces pueden clasificarse como pagos bancarios en lugar de reclamaciones de seguros. Si esto sucede, seleccione el tipo de pago correcto manualmente durante el paso de destino.
¿Por qué estoy recibiendo errores de coincidencia al subir mi archivo?
Combinar diferentes formatos de archivo, como FI y CAMT, en un solo archivo puede causar errores coincidentes. Utilice archivos separados o cuentas bancarias separadas para diferentes formatos de pago.
¿Por qué un pago de seguro se ha asociado a la factura equivocada?
Provet puede no siempre ser capaz de determinar automáticamente si un pago debe ser aplicado como un pago del cliente o como un seguro de pago. Si esto sucede, seleccione la factura correcta manualmente durante el paso de destino.
¿Por qué un pago de seguro no pudo coincidir automáticamente?
Algunas integraciones de seguros no utilizan un número de referencia estructurado. Provet busca identificadores en el texto del mensaje de pago. Si el mensaje contiene un error tipográfico o no sigue el formato esperado, la coincidencia automática puede fallar. Seleccione manualmente la factura correcta durante el paso de destino.