Conversaciones es una herramienta de mensajería SMS integrada en Provet que proporciona a tu clínica una bandeja de entrada compartida para la comunicación con el cliente. Los mensajes se organizan en conversaciones agrupadas y vinculadas a los registros de clientes, para que el personal pueda consultar el historial de mensajes, realizar el triaje de los mensajes entrantes, asignar conversaciones y responder con todo el contexto.
Con Conversaciones, puedes:
Enviar y recibir mensajes SMS con clientes
Ver todos los mensajes SMS de los clientes en una bandeja de entrada compartida
Consultar los mensajes no leídos y las actualizaciones en tiempo real
Ver las notificaciones en tiempo real y los indicadores de mensajes no leídos
Vincular automáticamente los mensajes entrantes con los registros de clientes cuando sea posible
Configurar el estado y la prioridad de cada conversación
Asignar conversaciones a miembros del personal
Antes de empezar
Una vez que Provet haya configurado Conversaciones, los administradores deben conceder a los usuarios los permisos necesarios para utilizar esta función.
Selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda y, después, ve a Ajustes > Usuarios > Grupos de permisos > Conversaciones.
Selecciona las casillas Leer y Escribir.
Todos los usuarios con el permiso de conversaciones habilitado pueden ver y utilizar Conversaciones en la barra lateral izquierda.
Abrir la bandeja de entrada de Conversaciones
La bandeja de entrada de Conversaciones muestra todas las conversaciones SMS de tu clínica. Para abrirla, selecciona Conversaciones en la barra lateral izquierda.
La bandeja de entrada muestra una lista de todas las conversaciones a la izquierda. Cada entrada muestra el nombre del cliente (o el número de teléfono de los remitentes desconocidos), una previsualización del mensaje, la fecha y el nivel de prioridad. Selecciona una conversación para ver el hilo completo a la derecha.
Iniciar una nueva conversación
Selecciona Conversaciones en la barra lateral izquierda.
Selecciona el botón con forma de lápiz situado junto a Todas las conversaciones para redactar un mensaje nuevo.
Busca un cliente en el panel Destinatarios. Los resultados de búsqueda muestran el nombre del cliente y el número de teléfono.
Selecciona el cliente al que quieres enviar el mensaje.
Escribe tu mensaje en el campo de texto situado en la parte inferior de la conversación.
Selecciona el botón Enviar u oprime Ingresar en el teclado.
Responder a una conversación
Selecciona una conversación en la lista de la bandeja de entrada.
Escribe tu mensaje en el campo de texto situado en la parte inferior de la conversación.
Selecciona el botón Enviar u oprime Ingresar.
Filtrar conversaciones
Puedes filtrar las conversaciones por el Usuario asignado, el estado o la prioridad para encontrar mensajes concretos en tu bandeja de entrada.
Para filtrar las conversaciones, utiliza las listas desplegables situadas en la parte superior de la lista de conversaciones:
Usuario asignado: filtra por el usuario asignado a la conversación.
Estado: filtra por Todo estado, Abierto o Resuelto.
Prioridad: filtra por Todo prioridad, Bajo, Normal o Alto.
Gestionar el estado de una conversación
Cada conversación tiene un estado que te ayuda a realizar el seguimiento del flujo de trabajo. Una conversación puede estar Abierto (activa) o Resuelto (cerrada).
Para resolver una conversación, selecciona el botón Resolver en la esquina superior derecha de la conversación.
Para volver a abrir una conversación resuelta, selecciona el botón Volver a abrir en la esquina superior derecha de la conversación.
Configurar la prioridad de una conversación
Puedes configurar un nivel de prioridad para ayudarte a realizar el triaje de las conversaciones. Los niveles de prioridad disponibles son Bajo, Normal y Alto.
Para cambiar la prioridad, selecciona la etiqueta de prioridad en el encabezado de la conversación y elige un nivel en la lista desplegable.
Asignar una conversación
Puedes asignarte una conversación a ti o a otro miembro del personal para continuar el intercambio.
Para asignar una conversación, selecciona la etiqueta Sin asignar en el encabezado de la conversación. Aparece una lista desplegable con una lista de miembros del personal.
Selecciona un nombre para asignar la conversación o selecciona Quitar asignación para eliminar la asignación.
Ver mensajes no leídos y notificaciones en tiempo real
Los mensajes entrantes nuevos aparecen automáticamente en la bandeja de entrada de Conversaciones. Las conversaciones con mensajes no leídos muestran un indicador de no leído en la lista de conversaciones, para que el personal pueda identificar rápidamente los mensajes que requieren atención.
Coincidencia automática de clientes
Los mensajes SMS entrantes se vinculan automáticamente a los registros de clientes cuando es posible. Esto ayuda al personal a ver la conversación completa en el contexto del cliente correcto. Si un número de teléfono no coincide con ningún cliente, la conversación sigue apareciendo en la bandeja de entrada utilizando el número de teléfono del remitente.