Caso de uso
Puede usar firmas electrónicas con formularios PDF y Word personalizados en Provet para recopilar las firmas de los clientes de forma electrónica, reduciendo la necesidad de documentos impresos.
Instrucciones
1. Añadir un formulario
Añada un formulario de su elección.
Edite el formulario si es necesario y asegúrese de que incluya un campo
[[signature]]. Seleccione Guardar cambios para confirmar las modificaciones que realice.Al usar formularios de Word, seleccione el botón Bloquear este formulario. Esto permitirá que aparezca el botón Firma electrónica. Los formularios PDF no necesitan bloquearse.
2. Crear la solicitud de firma electrónica
En la página del formulario, seleccione el botón Firma electrónica.
En el diálogo Solicitud de firma electrónica, elija cómo enviar la solicitud. En este artículo utilizaremos la opción de correo electrónico.
Para enviar la solicitud al dispositivo propio del cliente:
Seleccione la dirección de correo electrónico del cliente en Enviar un email a la dirección o el número de teléfono del cliente en Enviar SMS al número.
Para usar un dispositivo de la clínica:
Seleccione la casilla de verificación Generar código PIN en Uso del dispositivo de la clínica. El PIN se crea cuando guarda la solicitud, no cuando selecciona la casilla. Para más información sobre las opciones de inicio de sesión con código PIN, consulte Using E-signatures with Clinic Devices (PIN code login mode).
Consejo: marque como favorito en el navegador del dispositivo la página de inicio de sesión con el PIN. La dirección es la misma para todas las solicitudes. Si un favorito guardado deja de funcionar, la dirección ha cambiado. Use la dirección que aparece en el diálogo en su lugar.
Opcionalmente, edite el mensaje y ajuste Validez de la solicitud de firma (minutos) si es necesario. El valor predeterminado es 1440 minutos (24 horas).
Seleccione Guardar para crear la solicitud.
3. Procesar la solicitud y esperar a que el cliente firme
Ventana de procesamiento
Se abre el diálogo Solicitud de Firma electrónica pendiente, que muestra el estado de la solicitud y la opción de cancelarla si es necesario. Si ha seleccionado Generar código PIN, en este diálogo también se muestran el PIN y la dirección de la página de inicio de sesión. Abra esa dirección en el dispositivo de la clínica y escriba el PIN.
Una vez que la solicitud se genera y se envía al cliente, este puede firmarla desde su dispositivo. Puede cerrar el diálogo si el cliente no firma inmediatamente.
Acciones del cliente
Cuando el cliente recibe el mensaje, puede iniciar el proceso de firma abriendo el vínculo incluido en el mensaje.
Se le muestra la vista previa del documento y la opción de Declinar o de Firmar documento. También puede cambiar el idioma en la parte superior derecha o limpiar el área de firma si es necesario.
Cuando seleccione el botón Firmar documento, se le dirigirá a la pantalla de firma. Debe escribir su firma en el recuadro indicado usando la pantalla táctil o un ratón de ordenador.
Por último, el cliente debe seleccionar el botón Uso de firma para finalizar el proceso. Se abre un diálogo de confirmación y el cliente debe seleccionar Confirmar firma. Tras proporcionarse la firma correctamente, el cliente puede descargar el documento firmado si es necesario y cerrar la página. También recibirá una copia en PDF por correo electrónico.
Los campos obligatorios deben completarse antes de firmar
Si el formulario contiene campos marcados como obligatorios en el archivo PDF, el cliente debe completarlos antes de poder firmar.
Los campos obligatorios se marcan en cuanto se abre el documento. El cliente no tiene que intentar firmar primero para averiguar qué falta.
En la vista de firma, cada campo obligatorio vacío tiene un borde rojo de línea discontinua y un marcador rojo en la esquina superior derecha. Cuando el cliente rellena un campo, su borde pasa a verde. Los campos opcionales no se marcan. El campo de firma tampoco se marca, porque firmar el documento es lo que lo completa.
Si el cliente selecciona Firmar documento mientras un campo obligatorio aún está vacío, no se abre la pantalla de firma. Se muestra el mensaje "Por favor, complete todos los campos obligatorios antes de firmar". La página se desplaza al primer campo obligatorio vacío y coloca el cursor en él. Los demás campos obligatorios vacíos mantienen su borde rojo.
Una vez que todos los campos obligatorios tienen un valor, al seleccionar Firmar documento se abre la pantalla de firma como de costumbre.
Los campos de texto obligatorios, las casillas de verificación, las listas desplegables y los botones de opción funcionan de esta misma manera.
Esto se aplica a todas las clínicas. No hay un ajuste para activarlo o desactivarlo.
Provet comprueba de nuevo los campos obligatorios cuando se envía el documento firmado. Los clientes normalmente no ven esta comprobación, porque la vista de firma los bloquea primero.
Nota: Los campos obligatorios se leen del propio archivo PDF. No se detecta un asterisco dibujado en la página por el autor del formulario. El campo debe marcarse como obligatorio en el editor de PDF. Consulte Set Up PDF Forms.
Si un cliente indica que no puede firmar un formulario, revise el formulario para ver si hay campos obligatorios que no se han completado.
Después de una firma correcta
En la pestaña Consentimientos/Formularios de la Página del cliente, la columna Estado firma electrónica muestra una marca verde (✔) cuando el formulario se ha firmado correctamente. También puede imprimir el formulario firmado directamente desde esta vista seleccionando el botón de impresión.
Además, cuando abre el formulario desde la pestaña Consentimientos/Formularios, en la parte inferior se muestra el estado "E-sign: Accepted with a timestamp" y también puede imprimir la versión firmada usando el botón Imprimir el documento firmado.