Nota
La integración de InvoiceXpress sólo está disponible en el mercado portugués.
InvoiceXpress es un software de facturación en línea aprobado por la Autoridad Fiscal y Aduanera de Portugal (PTA). Cuando se utiliza la integración de InvoiceXpress en Provet, el proceso para finalizar una factura es esencialmente el mismo que con la opción general de finalización de facturas en dos pasos de Provet, pero las facturas se envían a InvoiceXpress antes de que puedan finalizarse completamente en Provet. Todas las filas de facturas se envían a InvoiceXpress con los códigos de IVA correctos y los posibles motivos de exención del IVA.
La opción de finalización de facturas en un solo paso no está disponible con la integración de InvoiceXpress, y no se pueden añadir pagos antes de que una factura se haya finalizado por completo.
Los documentos oficiales necesarios relacionados con las facturas, como la factura oficial con el código QR correspondiente que debe estar presente legalmente, son generados por InvoiceXpress. Todas las funciones de Provet relacionadas con la impresión, el envío o el uso de facturas o recibos utilizan estos documentos oficiales.
Los pagos añadidos a las facturas se envían a InvoiceXpress con el tipo de pago correcto. Un recibo oficial generado por InvoiceXpress se envía de vuelta a Provet. Los pagos de reembolso también se envían a InvoiceXpress, y el estado de pago de la factura entre InvoiceXpress y Provet se sincroniza.
También es posible crear y finalizar facturas simplificadas que no incluyan un cliente.
Ajustes necesarios
El equipo de Provet configurará la integración de InvoiceXpress en su sistema.
Nota
Los siguientes ajustes son necesarios para que la integración funcione según lo previsto. También le recomendamos que consulte nuestra configuración financiera recomendada antes de configurar integraciones financieras. Los ajustes recomendados le ayudarán a gestionar sus datos contables y a mejorar sus informes financieros. Sin embargo, tenga en cuenta que en el mercado portugués, estos ajustes recomendados no siempre se aplican. Consulte primero las secciones siguientes para conocer los ajustes automatizados relevantes y los ajustes que no se pueden editar una vez activada la integración de InvoiceXpress.
Configuración > Organización
Nombre: Si la cuenta de InvoiceXpress se utiliza a nivel de organización (para todas las clínicas de la organización), asegúrese de que el nombre de su organización es correcto. Tenga en cuenta que el nombre no se puede modificar una vez activada la integración para una clínica.
Utilizar numeración global de facturas: Esta configuración se recomienda para evitar la colisión de números de factura, especialmente para las organizaciones que tienen clínicas con y sin la integración de InvoiceXpress. Tenga en cuenta que esta configuración no se puede cambiar después de que haya una factura finalizada en el inquilino Provet.
Organización automatizada
Los siguientes ajustes se establecen automáticamente en Provet cuando se activa la integración y no se pueden editar:
Utilice el precio unitario preciso: Seleccionado.
Método de cálculo de impuestos: Fila de factura única.
Determinación del precio para el impuesto: Precio sin IVA.
Redondear las líneas de factura a números enteros: No seleccionado.
Crear números de referencia para las facturas: No seleccionado.
Configuración opcional de la organización
Habilitar dimensiones de informes: Puede activarse. Esta información nunca se sincroniza con InvoiceXpress.
Tipo de IVA para el tipo interno / tipo externo / tipo investigación: Tipos de IVA diferentes para los tipos de cliente interno, externo y de investigación. Puede activarse.
Permitir el prepago entre clínicas: No se admite.
Habilitar cierre de ejercicio de la organización: Puede activarse.
Comprobación de la ubicación de la clínica activa al añadir un artículo en una factura o consulta. Puede activarse
Ocultar líneas de facturas atrasadas: No soportado.
Ajustes > Ubicación de la clínica
Asegúrese de que los siguientes ajustes se han establecido correctamente antes de activar la integración. Tenga en cuenta que estos ajustes no se pueden modificar una vez activada la integración para la ubicación de la clínica:
País
Condado
Número de IVA: Debe ser siempre el mismo que en la integración de InvoiceXpress.
Si la cuenta InvoiceXpress se utiliza a nivel de ubicación de la clínica (sólo para la ubicación específica de la clínica):
Nombre
Teléfono
Correo electrónico
Localización automática de clínicas Ajustes
Los siguientes ajustes se establecen automáticamente en Provet cuando se activa la integración y no se pueden editar:
Activar facturas simplificadas para ventas anónimas: Seleccionado.
Límite de factura simplificado: 1000 si el límite existente está vacío o tiene un valor superior a 1000.
Desactivar accesos directos de pago: Seleccionado.
Ningún pago antes de la fecha de factura: Seleccionado.
Anulación de pago a la misma fecha: Seleccionado.
Permitir fijar la fecha de cancelación del pago: No seleccionado.
Mostrar precios con IVA: Excluido.
Desactivar facturas consolidadas: Seleccionado.
Habilitar transferencia de abonos a pagos anticipados: No seleccionado.
Activar el redondeo de la suma total de la factura: Desactivado.
Habilitar el redondeo a cero de la factura vencida: Desactivado.
Lógica de la fecha de la nota de crédito: Editable, por defecto es la fecha actual.
Permitir cambio de fecha de factura: No seleccionado.
Límite de cantidad de abonos: Seleccionado.
Utilizar prefijo de factura normal para abonos totales positivos: Seleccionado.
Habilitar reembolsos automáticos del pago del seguro durante la finalización de la nota de crédito: Seleccionado.
No permitir ventas anónimas: No seleccionado.
Mostrar/permitir añadir cupones en los borradores de facturas: Desactivado.
Impedir pagos a facturas totalmente pagadas: Seleccionado.
Permitir la edición del pagador de la factura finalizada: No permitido.
Habilitar la finalización y el pago en un solo paso para facturas y ventas de mostrador: No seleccionado.
Sistema de bonificación activado: No seleccionado.
Otras ubicaciones de la clínica
Identificación de empresa: Sin uso específico por país.
Número IBAN: Sin uso específico por país.
Código BIC: Sin uso específico por país.
Número nacional de cuenta bancaria: Sin uso específico por país.
Código BIC nacional: Sin uso específico por país.
Retraso de vencimiento: Puede activarse.
Intereses de demora: Puede activarse. No afecta a la factura original.
Tasa de retraso: No se puede editar.
Activar estado "Facturación": No soportado.
Activar la adición rápida de artículos en las páginas de factura: Puede activarse.
Columnas de página de factura seleccionables: Puede activarse.
Ocultar filas de precio cero en la página de factura: Puede activarse.
Permitir la edición de elementos de consulta desde las páginas de factura: Puede activarse.
Actualizar atributos de artículos vinculados (dimensiones de informes, usuario, cantidad, etc.): Puede activarse.
Requerir selección de paciente durante la venta en mostrador: Puede activarse.
Exigir veterinarios para las filas de medicamentos durante la venta en mostrador: Puede activarse.
Permitir la edición de precios de artículos de tratamiento de consulta: Se puede habilitar.
Activar descuentos a clientes: Puede habilitarse (el descuento debe estar entre 0 y 100%).
Impedir la finalización de facturas sin artículos: Recomendado.
Habilitar cancelaciones de pago: Puede habilitarse.
Habilitar transferencias a pagos anticipados: No habilitar. No utilizar debido a restricciones legales.
Transferencia de pago a la misma fecha: Puede activarse.
Permitir establecer la fecha de transferencia del prepago: No habilitar. No utilizar debido a restricciones legales.
Reembolso por pago anticipado en la misma fecha: No habilitar. No utilizar debido a restricciones legales.
Permitir establecer la fecha de reembolso del prepago: No habilitar. No utilizar debido a restricciones legales.
Fecha más temprana posible para eventos financieros: Puede activarse.
Activar el bloqueo automático del ejercicio: Puede activarse.
Permitir borrar una consulta iniciada: Puede habilitarse.
Carga mínima/máxima: Puede activarse.
Habilitar tasas de facturación: No soportado.
Habilitar ordenación alternativa de artículos en presupuestos y facturas: Puede activarse.
Prefijos de factura: No se puede utilizar.
Proceso de finalización de facturas con la integración de InvoiceXpress
Nota
Las facturas deben finalizarse por orden cronológico.
Puede finalizar las facturas según el proceso de finalización en dos pasos de #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 . La opción de un solo paso no está disponible con la integración de InvoiceXpress. Al seleccionar Finalizar factura en la página de factura, Provet pre-finaliza la factura y la envía a InvoiceXpress para su finalización.
Tenga en cuenta lo siguiente:
No se pueden añadir pagos a un borrador de factura.
En la factura no puede haber cantidades de artículos con tres o más decimales.
No puede finalizar una consulta ni realizar cambios en la factura mientras ésta se encuentre en estado prefinalizado.
Si la factura se finaliza utilizando la opción de eliminar el IVA, la factura tendrá un código de exención del IVA. Tenga en cuenta que no es posible declarar más de un código de exención por factura. Si una factura contiene dos artículos y cada uno tiene 0% de IVA de diferentes códigos de exención, debe seleccionar un código de exención para la factura.
Una vez que InvoiceXpress ha finalizado una factura, la factura queda totalmente finalizada en Provet. InvoiceXpress genera el documento PDF oficial de la factura. Puede imprimir la factura o enviarla por correo electrónico desde Provet.
Puede añadir pagos a la factura una vez finalizada. Tenga en cuenta que la fecha de pago no puede fijarse en el futuro ni antes de la fecha de la factura.
Cuando añada un pago a una factura finalizada en Provet y se haya sincronizado con InvoiceXpress, InvoiceXpress generará un recibo oficial en PDF. Para imprimir el recibo oficial, seleccione la opción Imprimir recibo oficial del menú del botón Imprimir. También puede seleccionar Imprimir recibo no oficial para imprimir el recibo normal de Provet.
Cancelación o devolución de pagos
Los pagos deben cancelarse a partir del último pago (el último pago que aparece en la página de la factura). Por ejemplo, si una factura tiene los pagos A (primer pago) y B (segundo pago) y desea cancelar el pago A, primero debe cancelar el pago B antes de poder cancelar el pago A. A continuación, debe volver a añadir el pago B a la factura.
Tenga en cuenta que los pagos integrados de terceros deben reembolsarse antes de crear una nota de crédito. Entre ellos se incluyen Provet Pay y los pagos integrados con tarjeta. Una vez finalizada la nota de crédito, los pagos de la factura original y de la nota de crédito se ajustan en consecuencia para que ambos documentos tengan el estado "Pagado". Tenga en cuenta que este proceso de ajuste puede llevar algún tiempo. Le recomendamos que compruebe los documentos tanto en Provet como en InvoiceXpress.
Fíjate en lo siguiente:
No puede editar el cliente de una nota de crédito. El cliente debe ser el mismo que el de la factura original.
Actualmente no es posible crear una nota de crédito a partir de una nota de crédito existente.
Actualmente, no se crean documentos que sirvan de prueba para los pagos reembolsados, sólo para los pagos cancelados.
Funciones no disponibles actualmente con InvoiceXpress
Planes de salud
Siniestros de seguros
La fusión de clientes tiene una limitación: La información se fusiona de un cliente a otro, pero el cliente fusionado que se archiva en Provet no se archiva en InvoiceXpress.
Tasa de facturación. Como alternativa, puede crear y utilizar una partida específica para facturar tasas.
Traslados entre clínicas
Límite de la tasa de manipulación e inyección
Impuesto adicional
Recomendaciones para la información financiera
Utilice el informe de fin de día diariamente para la conciliación (período completo de 24 horas).
Utilice el informe "Facturas", que puede exportarse a formato Excel o CSV para mostrar importes más precisos con 4 decimales.
Utilice "Libro mayor" para la conciliación mensual y anual. El informe puede exportarse al formato Excel o CSV para mostrar importes más precisos con 4 decimales.