Los siguientes ajustes le ayudarán a gestionar sus datos contables y a mejorar sus informes financieros. Le recomendamos que compruebe estos ajustes antes de configurar integraciones financieras.
Gestión del número de cuenta
Añadir números de cuenta a la configuración de Provet es una de las cosas más importantes que hay que hacer, ya que los números de cuenta son integrales para generar informes que sean precisos, en profundidad y que capturen una buena imagen de las finanzas de su clínica.
Añada todos los números de cuenta utilizados en su contabilidad, por ejemplo, IVA, métodos de pago, etc. Si utiliza un sistema de contabilidad externo, como Quickbooks o Xero, utilice los mismos números de cuenta que en su sistema de contabilidad. Si no utiliza un sistema de contabilidad externo, puede crear su propio sistema de numeración de cuentas. Le recomendamos que lo haga en colaboración con su contable/CPA.
Añadir números de cuenta
Vaya a Configuración > Organización > Gestión del número de cuenta.
En la sección Lista de números de cuenta, seleccione Añadir.
Añada la cuenta Número y una breve Descripción.
Seleccione Guardar.
Activar la validación del número de cuenta
Todos los artículos deben tener siempre un número de cuenta. Puede activar la validación del número de cuenta para exigir números de cuenta al importar nuevas listas de artículos:
En Configuración > Organización > Gestión del número de cuenta, seleccione el botón del lápiz situado junto a la cabecera de la sección para abrir el modo de edición y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Activar la validación del número de cuenta en el importador y guarde.
IVA/Gestión fiscal
En algunos mercados se utilizan varios tipos de IVA/impuestos. Conecte los grupos de IVA/impuestos que utilice a sus números de cuenta.
Vaya a Configuración > Gestión del IVA / Gestión de impuestos:
Para añadir un nuevo grupo de IVA/impuestos, seleccione Añadir.
Para conectar un grupo de IVA/impuestos existente a un número de cuenta, seleccione el botón del bolígrafo en la fila del grupo de IVA/impuestos y añada el número de cuenta en el campo Número de cuenta.
Puede archivar los grupos de IVA/impuestos que no utilice seleccionando el botón de papelera en la fila del grupo de IVA/impuestos.
Formas de pago
En Configuración > Organización > Métodos de pago, conecte los métodos de pago que utilice a los números de cuenta:
Para añadir un nuevo método de pago, seleccione Añadir. Para conectar un método de pago existente a un número de cuenta, seleccione el botón de lápiz en la fila del método de pago. Añada el número de cuenta en el campo Número de cuenta.
Nota
Los códigos de medios de pago 0 - 15 están predefinidos en el sistema. Puede personalizar los nombres de estos métodos de pago (por ejemplo, cambiar "Tarjeta" por "Tarjeta de crédito") pero no cambiar el tipo de uso (por ejemplo, de efectivo a cheque).
Configuración de cupones/vales
Si utiliza cupones/vales, vaya a Configuración > Organización > Cupones y asegúrese de que añadir pagos con cupones/vales sólo se permite en facturas finalizadas:
Mostrar/permitir añadir cupones en facturas finalizadas: Seleccione esta opción para mostrar la sección de cupones en la página de facturas cuando la factura haya sido finalizada.
Mostrar/permitir añadir cupones en borradores de facturas: No seleccione esta opción. Los cupones/vales deben añadirse siempre después de finalizar la factura y antes que otros métodos de pago.
Configuración del número de cuenta de prepago y facturación
En Configuración > Ubicación de la clínica > Números de cuenta, configure lo siguiente:
Activar el uso de números de cuenta: Seleccione esta opción para incluir el campo de número de cuenta en la configuración del artículo.
Requerir números de cuenta: Seleccione esta opción para requerir números de cuenta para los artículos.
En los campos Número de cuenta para, seleccione números de cuenta para facturas, pagos anticipados y facturas de compañías de seguros. Al enviar una reclamación al seguro, el total de la factura puede dividirse entre el cliente y la compañía de seguros.
Ventas anónimas
En Configuración > Ubicación de la clínica > Configuración de la ubicación de la clínica, seleccione o anule la selección de la opción No permitir ventas anónimas dependiendo de si desea permitir ventas a clientes sin cita previa y a clientes que no tienen cuentas con usted. Dado que los reembolsos y devoluciones son problemáticos con las ventas anónimas, recomendamos crear un cliente que se utilice para las ventas anónimas.
Ubicación predeterminada de la clínica Configuración
Se recomiendan los siguientes ajustes en Ajustes > Ubicación de la clínica > Ajustes de la ubicación de la clínica. Sin embargo, tenga en cuenta que las necesidades de su clínica pueden diferir. Por ejemplo, los pagos por adelantado son opcionales, pero ayudan con el flujo de trabajo de las notas de crédito.
Activar el bloqueo automático del ejercicio: El bloqueo del periodo financiero es opcional, pero se recomienda para evitar pagos retroactivos.
Activar el redondeo de la suma total de la factura: Si decide utilizar el redondeo, el artículo para el redondeo también debe tener un número de cuenta.
Lógica de la fecha de las notas de crédito: Las notas de crédito deben utilizar siempre la fecha de hoy como fecha actual.
Límite de cantidad de la nota de crédito: Una nota de crédito no debe contener más líneas de artículos que la factura original. Por lo tanto, debe activarse el límite de cantidad para que la factura original y la nota de crédito se equilibren entre sí.
Configuración de la factura
En Configuración > Ubicación de la clínica > Facturas, configure lo siguiente:
Ningún pago antes de la fecha de facturación: Seleccione esta opción para evitar que los usuarios realicen pagos retroactivos.
Incluir nombre de propietario secundario en la información del pagador de la factura: Seleccione esta opción si desea poder añadir otro pagador/cliente en las facturas.
En Prefijo para facturas normales y Prefijo para nota de crédito, puede añadir prefijos y etiquetas que se mostrarán en las cabeceras de las facturas para los diferentes tipos de facturas.
Copia de la factura
Si desea imprimir varias copias de facturas, puede marcarlas como copias. Después de imprimir la factura original, las siguientes impresiones se marcan como copias.
Vaya a Ajustes > Ajustes de impresión > Factura y seleccione Marcar copias.
Configuración del informe de fin de día
Se recomienda crear siempre un informe de fin de jornada al cerrar la clínica por hoy. En el caso de los hospitales abiertos 24 horas al día, 7 días a la semana, se recomienda elegir una hora que se adapte a su negocio y sea coherente de un día para otro.
Este informe puede describirse como un informe de conciliación. Aunque los tipos de pago tienen una suma, puede ignorarla y centrarse en conciliar las líneas de tipos de pago individuales.
Nota
Asegúrese de que la opción para mostrar el método de pago en el informe de final del día está seleccionada para cada método de pago en Configuración > Organización > Métodos de pago: Seleccione el botón de lápiz en una fila de método de pago para editar el método de pago y seleccione la casilla de verificación Al final del día. Más información sobre la configuración de los métodos de pago.
El informe puede mostrarse opcionalmente con un diseño detallado utilizando los siguientes ajustes en Ajustes > Ajustes de impresión > Final del día (seleccione los que desee utilizar):
Visualizar el total de ventas de la factura sin IVA
Visualizar el IVA total de la factura
Mostrar descuentos
Mostrar resumen de deudores / acreedores
Mostrar pagos anticipados
Configuración del informe
Con el informe de fin de día, también puede crear un informe de saldo. Para que el informe de saldos sea preciso, debe definir los números de cuenta conectados a cada método de pago en Configuración > Ubicación de la clínica > Informes. Además, se recomienda definir la configuración como se muestra en la imagen siguiente.
Habilitar correcciones de pagos en informes al final del día: No se recomienda esta configuración porque los errores de pago no deberían corregirse en el informe, sino en la factura real antes de crear el informe.
No permitir el cierre del informe al final del día si hay borradores de facturas en el periodo de tiempo seleccionado: Seleccione esta opción si desea poder crear un informe con borradores de facturas incluidos.
Utilizar la hora de finalización del último informe de fin de día como hora de inicio por defecto: Se recomienda esta configuración. Para que el informe sea preciso y no se pierda ninguna transacción, lo más fácil es utilizar la última fecha y hora en que se creó el último informe de fin de día como punto de partida para el siguiente informe.
Seguros
Vaya a Configuración > Ubicación de la clínica > Seguro para definir la configuración de la funcionalidad de reclamación al seguro.
Permitir añadir reclamaciones de seguros en facturas finalizadas no se recomienda y Permitir añadir reclamaciones de seguros en borradores de facturas se recomienda porque las reclamaciones de seguros sólo deben enviarse a las compañías de seguros cuando la factura aún está en modo borrador. Cuando la clínica recibe el reembolso, el borrador de la factura puede finalizarse y pagarse parcial o totalmente.
Además, se recomiendan los siguientes ajustes:
Números de cuenta de descuento
Se recomiendan números de cuenta separados para los descuentos. Puede tener diferentes tipos de descuentos (descuentos de personal, descuentos de comida, etc.), y cada tipo debe tener su propia partida de descuento vinculada a un número de cuenta de descuento. La función de descuento puede utilizarse de diferentes maneras, y es importante utilizar la misma rutina en todo momento. Véase también la siguiente sección sobre Paquetes de precio fijo.
Paquetes de precio fijo
Los paquetes pueden tener a veces un precio fijo, por ejemplo, para ofrecer un ahorro respecto a la compra de los artículos por separado. Los paquetes de precio fijo utilizan un "artículo de precio fijo" para gestionar la diferencia de precio.
Por ejemplo, si tiene un paquete de esterilización/castración para gatos con un precio fijo, cree un artículo de procedimiento de precio fijo. Cuando cree el artículo de precio fijo, recuerde asignarle un número de cuenta. Este artículo no aparecerá en la factura y sólo se utiliza en los informes para mostrar el valor que sus clientes recibieron con el precio fijo. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de sus descuentos.