Los siguientes ajustes te ayudarán a gestionar tus datos de contabilidad y a mejorar tus informes financieros. Te recomendamos que revises estos ajustes antes de configurar integraciones financieras.
Nota: Para acceder a Ajustes, selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, selecciona Ajustes en el menú que se abre. Ten en cuenta que Ajustes solo es visible para los usuarios que tienen los permisos adecuados. Si no ves Ajustes, contacta con el administrador de tu clínica para comprobar tu acceso.
Gestión de Números de Cuenta
Añadir números de cuenta a los ajustes de Provet es una de las tareas más importantes, ya que los números de cuenta son esenciales para generar informes precisos, detallados y que reflejen bien la situación financiera de tu clínica.
Añade todos los números de cuenta que se usen en tu contabilidad, por ejemplo, IVA, métodos de pago, etc. Si utilizas un sistema contable independiente, como Quickbooks o Xero, usa los mismos números de cuenta que en tu sistema contable. Si no usas un sistema contable externo, puedes crear tu propio sistema de numeración. Te recomendamos que lo hagas en colaboración con tu asesor contable/CPA.
Añadir Números de Cuenta
Ve a Ajustes > Organización > Numeros de cuenta.
En la sección Lista de números de cuenta, selecciona Añadir.
Añade el Número de la cuenta y una Descripción breve.
Selecciona Guardar.
Activar la Validación de Números de Cuenta
Todos los artículos deben tener siempre un número de cuenta. Puedes habilitar la validación de números de cuenta para exigir números de cuenta al importar nuevas listas de artículos:
En Ajustes > Organización > Numeros de cuenta, selecciona el botón de lápiz junto al encabezado de la sección para abrir el modo de edición; a continuación, selecciona la casilla de verificación Activar el uso de números de cuenta y guarda.
Gestión de IVA/Impuestos
En algunos mercados se utilizan varios tipos de IVA/impuestos. Conecta los grupos de IVA/impuestos que uses con tus números de cuenta.
Ve a Ajustes > Gestión de IVA / Gestión de impuestos:
Para añadir un nuevo grupo de IVA/impuestos, selecciona Añadir.
Para conectar un grupo de IVA/Impuestos existente a un número de cuenta, selecciona el botón de lápiz en la fila del grupo de IVA/impuestos y añade el número de cuenta en el campo Número de Cuenta.
Puedes archivar los grupos de IVA/impuestos que no uses seleccionando el botón del contenedor de basura en la fila del grupo de IVA/impuestos.
Métodos de Pago
En Ajustes > Organización > Métodos de pago, conecta los métodos de pago que uses con números de cuenta:
Para añadir un nuevo método de pago, selecciona Añadir. Para conectar un método de pago existente a un número de cuenta, selecciona el botón de lápiz en la fila del método de pago. Añade el número de cuenta en el campo Número de Cuenta.
Nota: Los códigos de método de pago del 0 al 15 se definen de forma previa en el sistema. Puedes personalizar los nombres de estos métodos de pago (por ejemplo, cambiar “Tarjeta” por “Tarjeta de crédito”), pero no el tipo de uso (por ejemplo, de efectivo a cheque).
Ajustes de Cupones/Bonos
Si utilizas cupones/bonos, ve a Ajustes > Organización > Cupones y asegúrate de que solo se permitan pagos de cupones/bonos en facturas finalizadas:
Mostrar/permitir agregar cupones en facturas finalizadas: selecciona este ajuste para mostrar la sección de cupones en la página de la factura cuando la factura se haya finalizado.
Mostrar/permitir agregar cupones en albaranes de facturas: no selecciones este ajuste. Los cupones/bonos deben añadirse siempre después de finalizar la factura y antes de otros métodos de pago.
Ajustes de Pago Anticipado y de Números de Cuenta de la Factura
En Ajustes > Ubicación de la clínica > Números de cuenta, configura lo siguiente:
Activar el uso de números de cuenta: selecciona este ajuste para incluir el campo de número de cuenta en los ajustes del artículo.
Requerir números de cuenta: selecciona este ajuste para exigir números de cuenta para los artículos.
En los campos Número de Cuenta para, selecciona números de cuenta para facturas, pagos anticipados y facturas de compañías aseguradoras. Al enviar una reclamación al seguro, el total de la factura puede dividirse entre el cliente y la compañía aseguradora.
Ventas Anónimas
En Ajustes > Ubicación de la clínica > Configuración de la ubicación de la clínica, selecciona o desmarca el ajuste No permitir las ventas anónimas según quieras permitir ventas a clientes que acuden sin cita y a clientes que no tengan una cuenta con vosotros. Como las devoluciones y las devoluciones/rectificaciones son problemáticas con las ventas anónimas, te recomendamos crear un cliente que se use para las ventas anónimas.
Ajustes de Ubicación Predeterminada de la Clínica
Se recomiendan los siguientes ajustes en Ajustes > Ubicación de la clínica > Configuración de la ubicación de la clínica. No obstante, ten en cuenta que las necesidades de tu clínica pueden ser diferentes. Por ejemplo, los pagos anticipados son opcionales, pero ayudan en el flujo de trabajo de la factura rectificativa.
Habilitar el bloqueo automático del período financiero: el bloqueo del período financiero es un ajuste opcional, pero se recomienda para evitar que se hagan pagos con fecha anterior.
Habilitar el redondeo de la cantidad total de la factura: si decides usar el redondeo, el artículo de redondeo también debe tener un número de cuenta.
Lógica de la fecha de las facturas rectificativas: las facturas rectificativas deben usar siempre la fecha de hoy como fecha actual.
Límite de cantidad en la factura rectificativa: una factura rectificativa no debería contener más filas de artículos que la factura original. Por tanto, se debe habilitar el límite de cantidad para que el saldo de la factura original y el de la factura rectificativa se compensen.
Ajustes de la Factura
En Ajustes > Ubicación de la clínica > Facturas, configura lo siguiente:
No permitir las ventas anónimas: selecciona este ajuste para evitar que los usuarios pongan fecha anterior en los pagos.
Incluir el nombre del segundo propietario en la información del pagador de la factura: selecciona este ajuste si quieres poder añadir otro pagador/cliente en las facturas.
En Prefijo para facturas normales y Prefijo para facturas rectificativas, puedes añadir prefijos y etiquetas que se mostrarán en los encabezados de las facturas para los distintos tipos de facturas.
Copia de la Factura
Si quieres imprimir varias copias de las facturas, puedes marcarlas como copias. Después de imprimir la factura original, las siguientes impresiones se marcan como copias.
Ve a Ajustes > Ajustes de impresión > Factura y selecciona Marcar copias.
Ajustes del Informe de Cierre del Día
Se recomienda que siempre crees un informe de cierre de caja diario al cerrar la clínica por el día. Para hospitales abiertos 24/7, se recomienda elegir una hora que se adapte a tu actividad y que se mantenga igual de un día a otro.
Este informe puede describirse como un informe de conciliación. Aunque los tipos de pago tengan una suma, puedes ignorarla y centrarte en conciliar las líneas de cada tipo de pago.
Nota: Asegúrate de que la opción para mostrar el método de pago en el informe de cierre del día esté seleccionada para cada método de pago en Ajustes > Organización > Métodos de pago: selecciona el botón de lápiz en la fila de un método de pago para editarlo y selecciona la casilla En el cierre de caja diario. Lee más sobre los ajustes de métodos de pago.
El informe puede mostrarse opcionalmente con un diseño detallado usando los siguientes ajustes en Ajustes > Ajustes de impresión > Cierre de caja (selecciona los que quieras usar):
Mostrar el total de ventas de la factura sin IVA
Mostrar el total del impuesto sobre las ventas de la factura
Mostrar descuentos
Mostrar resumen de deudores / acreedores
Mostrar pagos anticipados
Ajustes del Informe
Con el informe de cierre del día, también puedes crear un informe de saldo. Para que el informe de saldo sea correcto, debes definir los números de cuenta conectados a cada método de pago en Ajustes > Ubicación de la clínica > Informes. Además, se recomienda definir los ajustes como se muestra en la imagen siguiente.
Habilitar correcciones en los informes de cierre del día: este ajuste no se recomienda, ya que los errores de pago no deben corregirse en el informe, sino en la factura real antes de crear el informe.
No dejar hacer el cierre del día cuando haya facturas en estado borrador en el espacio de tiempo seleccionado: selecciona este ajuste si quieres poder crear un informe con facturas en estado borrador incluidas.
Utilizar la hora de finalización del último informe del día como hora de inicio por defecto: se recomienda este ajuste. Para que el informe sea preciso y para asegurarte de que no se omite ninguna operación, lo más sencillo es usar la fecha y hora del último cierre de caja diario cuando se creó como punto de partida para el siguiente informe.
Ajustes del Seguro
Ve a Ajustes > Ubicación de la clínica > Seguro para definir los ajustes de la funcionalidad de reclamaciones al seguro.
Permitir la adición de reclamos de seguro en los borradores de facturas es lo recomendado y Permitir agregar las reclamaciones del seguro en recibos finalizados no se recomienda, ya que las reclamaciones al seguro solo deben enviarse a las compañías aseguradoras cuando la factura todavía está en modo borrador. Cuando la clínica recibe el reembolso, la factura en borrador puede finalizarse y pagarse total o parcialmente.
Además, se recomiendan los siguientes ajustes:
Números de Cuenta de Descuentos
Se recomiendan números de cuenta separados para los descuentos. Puedes tener distintos tipos de descuentos (descuentos del personal, descuentos en alimentos, etc.), y cada tipo debe tener su propio artículo de descuento vinculado a un número de cuenta de descuento. La función de descuentos se puede usar de distintas formas y es importante seguir siempre el mismo procedimiento. Consulta también la siguiente sección sobre Packs con precio fijo.
Packs con precio fijo
Los packs a veces pueden tener un precio fijo; por ejemplo, para ofrecer ahorros frente a la compra de los artículos por separado. Los packs con precio fijo utilizan un “elemento con precio fijo” para gestionar la diferencia de precio.
Por ejemplo, si tienes un pack de esterilización/castración para Gatos con precio fijo, configura un artículo de procedimiento con precio fijo. Al crear el artículo con precio fijo, recuerda asignar un número de cuenta al artículo. Este artículo no se mostrará en la factura y solo se utiliza en los informes para mostrar el valor que tus clientes recibieron con el precio fijo. Esto ayuda a controlar tus descuentos.