Este artículo explica cómo reembolsar o cancelar un pago anticipado estándar. Reembolsa un pago anticipado cuando el dinero se devuelve realmente al cliente. Cancélalo si se registró por error y no se ha utilizado. Puedes reembolsar un solo pago anticipado o varios pagos anticipados seleccionados. Para consultar cómo reembolsar pagos con tarjeta de Provet Pay y depósitos de Gravity Payments, consulta los artículos enlazados más abajo.
Reembolsar un solo pago anticipado
Ve a la pestaña Facturación de la ficha del cliente.
En Pagos anticipados, selecciona el botón de los tres puntos de la fila del pago anticipado.
Seleccionar Ver detalles.
Seleccionar Reembolsar.
Selecciona un tipo de pago y añade una descripción si es necesario (puede ser obligatorio).
Verifica el importe y la fecha. Después, debes seleccionar Guardar. Solo puedes cambiar la fecha si está seleccionada la opción Permitir definir la fecha de reembolso de los pagos anticipados en Ajustes financieros de la clínica.
Reembolsar los pagos anticipados seleccionados
Ve a la pestaña Facturación de la ficha del cliente.
En Pagos anticipados, selecciona las filas de los pagos anticipados que quieras reembolsar.
Aparece una barra en la parte inferior de la pantalla que muestra el número de Pagos anticipados seleccionados. Selecciona Acciones > + Reembolsar los pagos anticipados seleccionados. Se abre un cuadro de diálogo.
Selecciona un tipo de pago y añade una descripción si es necesario (puede ser obligatorio).
Seleccionar Reembolsar.
Para reembolsar pagos anticipados a una tarjeta de Provet Pay guardada del cliente, consulta Reembolsar un pago anticipado a una tarjeta de Provet Pay. Para reembolsar pagos anticipados (depósitos) a una tarjeta de pago del cliente mediante la integración de Gravity Payments, consulta Procesamiento de depósitos.
Cancelar un pago anticipado
Solo puedes cancelar un pago anticipado si no se ha utilizado en absoluto. Si ya se ha utilizado alguna parte, reembólsalo.
Nota: La opción para cancelar pagos anticipados se está implementando gradualmente. Aparecerá cuando esté disponible en tu clínica.
Ve a la pestaña Facturación de la ficha del cliente.
En Pagos anticipados, selecciona el botón de los tres puntos de la fila del pago anticipado.
Selecciona Cancelar pago anticipado en el menú desplegable.
Revisa la cantidad y la fecha y, para confirmar, selecciona Cancelar pago anticipado (o Mantener el pago anticipado para volver atrás).
La cancelación genera un asiento de anulación y cambia el estado del pago anticipado a «Canceladas». Los periodos de bloqueo financiero se aplican igual que en cualquier anulación de un pago.
Nota: La fecha de anulación predeterminada es la fecha propia del pago anticipado, por lo que ambos asientos quedan dentro del mismo periodo de cierre del día. Si el pago anticipado corresponde a un periodo contable anterior, la fecha predeterminada es hoy. Con los permisos adecuados, puedes cambiar la fecha dentro de ese rango.
Eliminar un pago anticipado registrado por error
En la cuenta de un cliente puede aparecer por error un pago anticipado adicional, por ejemplo:
se transfirió una factura rectificativa a pagos anticipados, pero después se finalizó la factura rectificativa con otro método de pago
se agregó un pago anticipado a la cuenta del cliente, pero nunca se marcó como Pagado
Para eliminar el pago anticipado, cancélalo tal como se describe en «Cancelar un pago anticipado». Si la opción de cancelación aún no está disponible en tu clínica, o si se ha utilizado una parte del pago anticipado, reembólsalo. El uso de los mismos métodos de pago que en el pago original permite mantener la precisión del informe de cierre del día y de los registros contables. Si puedes establecer la fecha del reembolso, elígela según los procedimientos internos; por ejemplo, puedes usar la fecha en que se agregó el pago anticipado o la fecha de hoy. Añade una descripción que explique por qué eliminas el pago anticipado.