Estos ejemplos muestran cómo configurar reglas de recordatorios automáticos habituales en Provet. Para obtener instrucciones sobre cómo crear una regla de recordatorio, consulta Crear y administrar recordatorios automáticos de pacientes.
Nota
Los recordatorios están disponibles en todos los entornos si vas a Settings > Lists & Templates > Reminders. Sin embargo, las imágenes y algunas funcionalidades que se muestran en este artículo, como Pause/Cancel conditions, puede que todavía no estén disponibles en tu entorno.
Recordatorio de examen anual
Ejemplo:
En este ejemplo, se activa un recordatorio para el siguiente examen anual cuando la Facturación de la consulta del examen anual de un paciente se finaliza. El recordatorio se envía 45 Días antes de la Fecha de vencimiento del examen anual. También se configura una Pausar condición para que, si el cliente reserva un nuevo examen anual, el recordatorio pendiente se pause automáticamente.
Recordatorios de vacunas
Nota
Los calendarios de vacunación varían según la región, el protocolo de la clínica y las circunstancias individuales de cada paciente. Revisa los protocolos de tu clínica y considera cualquier excepción antes de configurar reglas de recordatorio.
Al crear reglas de recordatorios para servicios de vacunación, selecciona el artículo de procedimiento de vacunación como elemento activador y no el elemento medicamento. Si utilizas el elemento medicamento, se activa cualquier regla de recordatorio que tenga seleccionado el mismo artículo, lo que genera varios recordatorios incorrectos.
Ejemplo 1: Recordatorios de vacunación de cachorro
Un calendario de vacunación habitual comienza cuando los cachorros reciben su primera vacuna aproximadamente a las 8 semanas de Edad. Normalmente, esto lo gestiona el criador antes de que el cachorro pase a su nuevo hogar, por lo que, por lo general, no hace falta un recordatorio para esta dosis inicial.
La segunda vacunación suele ocurrir alrededor de los 12 semanas de Edad, aunque puede variar según las guías regionales. A menudo, este es el momento en el que el nuevo Propietario visita por primera vez tu clínica y el cachorro recibe su segunda vacuna.
En esta visita, quieres activar un recordatorio para el siguiente refuerzo, que está Pendiente cuando el perro tiene aproximadamente un año. Como en la visita de las 12 semanas el cachorro tiene alrededor de 3 meses y necesita la siguiente vacunación a los 12 meses, el intervalo es de aproximadamente 9 meses (250 Días). Puedes configurar una regla de recordatorio activada tanto por la Edad del paciente como por el artículo de vacunación.
Regla de recordatorio de la primera vacunación de cachorro:
Una vez que el animal alcanza un año de edad, el calendario normalmente cambia a vacunaciones anuales. En esta etapa, configura una regla de recordatorio de 12 meses para asegurarte de que el perro mantenga el calendario durante toda su vida adulta.
Regla de recordatorio de vacunación anual (>12 mes):
Ejemplo 2: Vacunación contra la rabia
Una vacuna contra la rabia puede tener validez de 1 año o de 3 años. Cuando un paciente recibe la vacuna de 1 año, se crea un recordatorio < a 1 año. Si el paciente acude después antes de que se haya enviado el recordatorio y recibe la vacuna de 3 años, el recordatorio pendiente de 1 año debe cancelarse. El sistema puede gestionarlo de varias maneras:
Utiliza la configuración Eliminar automáticamente los próximos recordatorios duplicados: si las reglas de 1 año y 3 años utilizan la misma plantilla de recordatorio, la configuración Eliminar automáticamente los próximos recordatorios duplicados lo gestiona automáticamente. Cuando se crea el recordatorio de 3 años, el sistema identifica el recordatorio pendiente de 1 año como duplicado y lo elimina. En este caso, no necesitas usar la función Overrides. Esta configuración se encuentra en Settings > General > Clinic location > Reminder.
Usa la función Overrides: si utilizas diferentes plantillas de recordatorio para las dos reglas (por ejemplo, “Rabies 1-year reminder” y “Rabies 3-year reminder”), el sistema no las reconoce como duplicados. En este caso, añade la regla de 1 año en el campo Overrides de la regla de 3 años. El sistema sabe entonces que están conectadas y cancela el recordatorio pendiente de 1 año cuando se Administrado la vacuna de 3 años.
Usando Pausar/Cancel conditions: también puedes añadir una Pausar condición o una condición de cancelación a la regla de recordatorio, por ejemplo en función del motivo de la consulta. Si el paciente acude para una vacunación contra la rabia, el recordatorio pendiente se pausa o se cancela automáticamente.
Regla de vacuna contra la rabia a 3 años que reemplaza a la regla de vacuna contra la rabia a 1 año:
Recordatorio de medicación
Ejemplo 1: Suministro de medicación de 3 meses
En este ejemplo, un paciente recibe un suministro de medicación de 3 meses (90 Días) y quieres recordar al cliente que Administra la medicación una vez al mes, dos Días antes de que se cumpla cada mes.
Al crear la regla de recordatorio para el artículo medicamento, establece Fecha de vencimiento del servicio en 90 Días. Como la medicación debe administrarse cada 30 Días, añade tres recordatorios a la regla y configura Enviar hora del recordatorio para que cada recordatorio se envíe 2 Días antes de cada intervalo de 30 Días:
Recordatorio 1: Enviar hora del recordatorio: 62 Días antes de la Fecha de vencimiento del servicio
Recordatorio 2: Enviar hora del recordatorio: 32 Días antes de la Fecha de vencimiento del servicio
Recordatorio 3: Enviar hora del recordatorio: 2 Días antes de la Fecha de vencimiento del servicio
Ejemplo 2: Recordatorios de medicación recurrentes, prevención de parásitos
La medicación para la prevención de parásitos normalmente se administra aproximadamente cada 30 Días y a menudo se vende en cantidades de 1 solo, pack de 3 o pack de 6. Este ejemplo muestra cómo configurar recordatorios recurrentes que se ajustan automáticamente según el tamaño del pack comprado, usando el interruptor Recur reminders y la función Overrides.
Una clínica puede empezar distribuyendo una dosis única para confirmar que el animal tolera bien el medicamento antes de vender un pack más grande. Cuando se vende la dosis única, se activa la regla de recordatorio de dosis única. Si luego se vende un pack múltiple antes de que se envíe ese recordatorio, se activa la regla del pack múltiple y se reemplaza el recordatorio pendiente de dosis única.
Ten en cuenta que se pueden añadir varios artículos de medicación a la misma condición. Por ejemplo, si tu clínica vende varias marcas de medicación para la prevención de parásitos, puedes añadir todos los artículos relevantes a una sola regla para que el recordatorio se active independientemente de qué marca se distribuya.
Ejemplo de regla de recordatorio para prevención de parásitos de dosis única:
Ejemplo de regla de recordatorio para prevención de parásitos en pack de 3:
Cuando el cliente compra un pack de 3, se activa la regla del pack de 3 y se reemplaza el recordatorio pendiente de dosis única. El cliente recibe entonces un recordatorio mensual durante 3 meses. Si también vendes un pack de 6, puedes configurar una regla similar con recur para establecerla en 6 veces.
Nota
Al configurar varias reglas de recordatorio para la misma medicación, ten en cuenta con cuidado todos los escenarios posibles y qué reglas deben reemplazarse entre sí. Hay muchas formas de configurarlo según el flujo de trabajo de tu clínica.
Recordatorio para llamar al cliente
Para recordatorios del personal interno, recomendamos usar Tasks. Para obtener más información, consulta Descripción general de Tasks y configuración.
Si prefieres usar recordatorios de pacientes para notificaciones al personal interno, puedes hacerlo seleccionando el método de envío “mail”. Esto crea un recordatorio visible para el personal, pero no se envía al cliente.
Ejemplo: Recordatorio de correo postal para llamar al cliente
Crea una plantilla de recordatorio con solo un Título; por ejemplo: “Call client after surgery”.
Crea una regla de recordatorio usando el método de envío “mail”, establece el Fecha de vencimiento del servicio en 1 Día y configura Enviar hora del recordatorio en 0 días antes de la fecha de vencimiento del servicio.
El recordatorio aparece en la página Records > Reminders. La Fecha de vencimiento se resalta en naranja cuando llega la llamada y en rojo si la Fecha de vencimiento ha pasado.