Usa los ajustes de confirmación y recordatorios de citas para controlar cuándo reciben los clientes mensajes sobre sus citas y qué dicen esos mensajes. Los ajustes por defecto se aplican a todas las citas. Los ajustes específicos del motivo de consulta sustituyen a los ajustes por defecto en las citas con ese motivo, y las citas Online tienen algunos ajustes adicionales.
Ajustes por defecto
Los ajustes por defecto de confirmación y recordatorios se aplican a todas las citas, pero también puedes definir ajustes específicos para cada motivo de consulta.
Para editar estos ajustes, ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Ajustes de Reserva.
Recordatorio de cita enviado antes de: Indica cuántas horas o días antes se envían los recordatorios de las citas programadas. El siguiente ajuste define si este número corresponde a horas o días.
Momento de envío de los recordatorios de citas: Selecciona si los recordatorios se envían horas o días antes de las citas.
Recordatorio de cita hora específica de envío: Si has seleccionado la opción «días», indica la hora del día a la que se envían los recordatorios.
Por ejemplo: Con los ajustes «2», «Días» y «9:00», se envía un recordatorio 2 días antes de la cita, a las 9:00.
Nota: Puedes añadir varias reglas de recordatorio para una misma cita.
Ajustes de correo electrónico y ajustes de SMS
Puedes seleccionar si los mensajes de confirmación y recordatorio se envían por correo electrónico, SMS (mensaje de texto) o ambos.
Para los mensajes de correo electrónico, puedes seleccionar si quieres incluir la duración de la cita (si no se selecciona, solo se incluye la hora de inicio) y añadir un mapa e indicaciones para llegar. También puedes añadir textos de saludo, texto adicional para nuevos clientes e instrucciones adicionales para los mensajes de confirmación y los recordatorios.
Del mismo modo, puedes añadir textos para el mensaje de confirmación por SMS, texto adicional para nuevos clientes y texto para los recordatorios.
Puedes escribir directamente en los campos o usar plantillas de texto, si están disponibles.
Nota: Si modificas los textos de confirmación o recordatorio por correo electrónico o SMS, aparecerá un mensaje de confirmación para preguntarte si quieres actualizar los cambios en todos los mensajes no enviados de las citas existentes que no tengan un tipo de visita. Selecciona Si para actualizar los mensajes no enviados o No para aplicar los cambios solo a las citas nuevas.
Ajustes específicos para cada motivo de consulta
Los ajustes específicos de un motivo de consulta sustituyen a los ajustes por defecto en las citas con ese motivo. Si un motivo no tiene ajustes específicos, se usan los ajustes por defecto.
Para editar estos ajustes, ve a Ajustes > Listas & Plantilla > Tipos de visita.
Instrucciones: Puedes añadir un texto personalizado que se incluirá en los mensajes de confirmación y recordatorio para este motivo de consulta (además del texto general de saludo del correo electrónico definido en los ajustes por defecto).
Consejo: También puedes usar marcadores en las instrucciones, por ejemplo, para añadir automáticamente el nombre del paciente al texto: «No dar alimento ni agua a [[patient_name]] durante las 6 horas previas a la cita».Mensaje del correo electrónico: Selecciona si quieres usar únicamente el texto general de instrucciones añadido en el campo Instrucciones tanto para los mensajes de confirmación como para los de recordatorio, o si quieres añadir instrucciones adicionales para estos mensajes. Añade los textos adicionales en los campos.
Email de recordatorio: Configura el botón de accionamiento (CTA) y añade formularios a los correos electrónicos de recordatorio.
Consejo: Un botón de accionamiento (CTA) es un elemento de la interfaz en el que se puede hacer clic y que anima al cliente a realizar una acción concreta. Si se selecciona, el botón se añade al correo electrónico de recordatorio y aparece encima del resumen de la cita.Selecciona la casilla Incluir un botón de accionamiento en los ajustes del correo electrónico de recordatorio. Puedes configurar cómo se muestra el botón. Para configurarlo, define el Texto del botón, que determina la etiqueta que ven los usuarios, y el Link del botón, que indica la dirección web a la que se dirige a los clientes. También debes seleccionar un Estilo del botón: la opción primaria usa el color del tema de tu clínica con texto blanco, mientras que la opción secundaria usa un fondo blanco con bordes y texto de color.
También puedes seleccionar la casilla Incluir un botón de formulario en las opciones del correo electrónico de recordatorio. Al seleccionarla, introduce el texto del botón y selecciona la Fuente del formulario (un formulario PDF de Provet o un vínculo externo). Para los formularios de Provet, selecciona uno de los formularios PDF disponibles para clientes o pacientes en la lista desplegable. El formulario adjunto se enviará con la confirmación y el recordatorio de la cita y estará disponible en la consulta una vez completado con una firma electrónica (si está disponible). El formulario completado estará disponible en la página de la consulta y se guardará en los registros del cliente y del paciente, aunque la cita se cancele más adelante.
Texto del SMS: Selecciona si quieres usar los mensajes de confirmación y recordatorio por SMS por defecto, que no dependen del motivo de consulta, o añadir mensajes específicos para cada motivo. Añade los mensajes específicos en los campos. Los textos pueden tener hasta 1000 caracteres y dividirse en varios mensajes SMS. En los campos de mensaje se muestra el número de caracteres utilizados y en cuántos mensajes se divide el texto. Cada mensaje SMS independiente utiliza un crédito de SMS.
Evitar los métodos de envío predeterminados para los recordatorios de cita: Puedes deshabilitar el envío de recordatorios por correo electrónico, por SMS o de todos los recordatorios cuando se usa este motivo.
Evitar los métodos de envío predeterminados para la confirmación de cita: Puedes deshabilitar el envío de confirmaciones por correo electrónico, por SMS o de todas las confirmaciones cuando se usa este motivo.
Excluir del mensaje de confirmación y recordatorio de cita: Puedes seleccionar Hora de la cita, Veterinario o ambas para excluirlas de la información de la cita que aparece en los mensajes de confirmación y recordatorio.
Recordatorio de cita enviado antes de: Selecciona +Añadir recordatorio para mostrar este ajuste. Indica cuántas horas o días antes de las citas programadas se envían los recordatorios a los clientes para este motivo de consulta. El siguiente ajuste define si este número corresponde a horas o días. Puedes configurar varios recordatorios de citas para un mismo tipo de visita.
Momento de envío de los recordatorios de citas: Selecciona si los recordatorios se envían horas o días antes de las citas.
Recordatorio de cita hora específica de envío: Si has seleccionado la opción «días», indica la hora del día a la que se envían los recordatorios.
Los correos electrónicos de confirmación y recordatorio de citas siempre muestran el motivo de consulta en el resumen de la cita. No se puede ocultar el motivo en los correos electrónicos. Para que el motivo de consulta no aparezca en los mensajes SMS, usa el ajuste Texto del SMS del motivo. Selecciona los mensajes específicos del motivo y escribe textos de confirmación y recordatorio que no lo mencionen.
Nota: Si modificas los textos del correo electrónico o de los SMS y también quieres actualizar todos los mensajes de confirmación y recordatorio no enviados de las citas existentes de este tipo de visita, selecciona el botón Actualizar citas / recordatorios de citas. Si no seleccionas este botón y solo guardas los cambios, estos se aplicarán únicamente a las citas nuevas creadas después de la actualización.
Ajustes de las Citas Online
Los ajustes de las Citas Online se aplican a las citas que los clientes reservan en tu página de Citas Online. Los ajustes por defecto y los específicos para cada motivo de consulta, como el momento de envío de los recordatorios, también se usan para las reservas online.
Para editar estos ajustes, ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Citas Online.
No mostrar la duración de la cita a los clientes: Si se selecciona, la duración de la cita no aparece en los mensajes de confirmación y recordatorio. Solo se incluye la hora de inicio.
No mostrar el nombre del veterinario a los clientes: Si se selecciona, el nombre del empleado responsable de la cita no aparece en los mensajes de confirmación y recordatorio.
Mensaje del correo electrónico: En este campo puedes añadir un mensaje que se incluirá en los correos electrónicos de confirmación enviados a los clientes cuando reserven una cita online.
Enviar confirmación por SMS: Si se selecciona, se envía un mensaje de confirmación por SMS a los clientes cuando reservan una cita online. El texto del mensaje se define en los ajustes por defecto o en los ajustes específicos del motivo de consulta.
Enviar copia del correo electrónico a la clínica: Si se selecciona, se envía una copia del correo electrónico de confirmación del cliente a la dirección de correo electrónico de la clínica.
Confirmar reservas de citas online por defecto: Si se selecciona, las citas reservadas mediante Citas Online se confirman automáticamente. Si quieres que los clientes confirmen activamente sus citas mediante un vínculo o un botón de confirmación, asegúrate de que este ajuste no esté seleccionado.
Confirmación y cancelación de citas mediante un vínculo
Puedes incluir un vínculo o un botón de confirmación en cualquier correo electrónico o SMS de una cita para que los clientes puedan confirmar o cancelar la cita directamente desde el mensaje. Esta opción está disponible para todas las citas, no solo para las reservadas mediante Citas Online.
Para añadir un vínculo o un botón de confirmación, añade uno de los siguientes marcadores a la plantilla del mensaje:
[[appointment_confirmation_url]] — inserta un vínculo de texto sin formato
[[appointment_confirmation_button]] — inserta un botón en el que se puede hacer clic con el texto «Confirmar cita»
Nota: El marcador se comprueba cada vez que se envía un mensaje. Solo inserta un vínculo o un botón si la cita aún no se ha confirmado en ese momento. Si la cita ya está confirmada, el mensaje no incluirá ningún vínculo ni botón.
Al seleccionar el vínculo o el botón, el cliente accede a una página con los detalles de su cita, donde puede confirmarla o cancelarla. La opción para cancelar solo aparece si está habilitado Permitir al cliente cancelar la cita en Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes.
Puedes añadir los marcadores a los siguientes campos:
Texto de saludo del email (Ajustes de Reserva)
Instrucciones adicionales para el email de confirmación de cita (Ajustes de Reserva)
Instrucciones adicionales para el email de recordatorio de cita (Ajustes de Reserva)
Texto de confirmación por SMS (Ajustes de Reserva)
Texto del recordatorio por SMS (Ajustes de Reserva)
Texto de confirmación y recordatorio por SMS (Tipo de visita)
Mensaje del correo electrónico (Ajustes de las Citas Online)
Ejemplo: flujo de reserva online
Una forma habitual de usar esta función es con las Citas Online, cuando quieres que los clientes confirmen activamente su cita después de reservarla. A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurarla:
Ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes y selecciona Permitir al cliente cancelar la cita.
Ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Citas Online y asegúrate de que Confirmar reservas de citas online por defecto no esté seleccionado. Si este ajuste está habilitado, las citas ya estarán confirmadas antes de que se envíe el mensaje, por lo que no aparecerá ningún vínculo ni botón.
Ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Citas Online > Mensaje del correo electrónico y añade uno de los siguientes marcadores a la plantilla del mensaje: [[appointment_confirmation_url]] para insertar un vínculo de texto sin formato o [[appointment_confirmation_button]] para insertar un botón en el que se puede hacer clic.
Selecciona Guardar.
El cliente recibirá un vínculo o un botón en el correo electrónico de confirmación, que le permitirá confirmar o cancelar la cita.
Correo electrónico de confirmación con el marcador [[appointment_confirmation_button]]:
Página de confirmación, donde el cliente puede confirmar o cancelar la cita:
