Introducción
La función de pre-registro online permite que sus clientes se registren previamente antes de su cita mediante un formulario online. Al permitir que los clientes hagan el pre-registro, se ahorra tiempo en recepción y al inicio de la visita de consulta. Además, les ofrece una forma segura y privada de comunicar su información personal que, de otro modo, tendrían que proporcionar en una zona de recepción abierta.
Cuando un cliente realiza una reserva online o cuando se reserva una cita en el calendario de citas de Provet, los mensajes de confirmación y recordatorio incluyen un enlace a la página de pre-registro, donde pueden revisar su información y facilitar otros datos preliminares.
Además, puede permitir que los clientes realicen el auto-registro de su cita por Internet. Esta opción está disponible si se utiliza el pre-registro.
El pre-registro y el auto-registro son funciones complementarias. Para más información, póngase en contacto con las ventas de Provet o con el soporte de atención al cliente.
Configurar el pre-registro
Vaya a Settings > Clinic location > Client interaction y seleccione el botón del lápiz.
Desplácese hacia abajo para seleccionar Enable client pre-registration / Self check-in.
Si utiliza tipos de razón, seleccione en el campo Enabled for reason types los tipos de razón para los que desea permitir el pre-registro. Cuando aquí se incluya un tipo de razón y se seleccione para una cita, se añadirá un enlace al pre-registro a los mensajes de confirmación y recordatorio. Si deja este campo vacío, el pre-registro está disponible para todos los tipos de razón.
En el campo Pre-registration message header, puede añadir un encabezado para la sección de pre-registro en los mensajes de confirmación y recordatorio de la cita. Si deja este campo vacío, se utiliza el siguiente encabezado predeterminado: 'Continue to pre-registration'.
En el campo Pre-registration message content, puede añadir el texto del cuerpo para la sección de pre-registro en los mensajes de confirmación y en los correos electrónicos de recordatorio. Tenga en cuenta que el texto del cuerpo no se muestra en los mensajes SMS, solo en el correo electrónico. Si deja este campo vacío, se utiliza el siguiente texto predeterminado: 'The pre-registration feature enables a personal and data-safe way to share/update your personal details and allows for a more pleasant and quick arrival to the clinic for you and your pet.'
En el campo Pre-registration form description, puede añadir un mensaje personalizado al formulario de pre-registro.
En el campo Pre-registration confirmation email header, puede añadir un encabezado personalizado para el correo electrónico de confirmación que se envía tras completar el pre-registro.
En el campo Pre-registration confirmation email content, puede añadir el contenido que se mostrará en el correo electrónico de confirmación después de completar el pre-registro.
Seleccione Save junto a Client interaction para aplicar los cambios.
Ejemplo de un enlace al pre-registro en un correo electrónico de confirmación de cita:
Autenticación de dos factores con contraseña de una sola vez (OTP)
Enable two-factor authentication for pre-registration: Cuando se selecciona este ajuste, los clientes reciben un código de verificación por SMS, que deben introducir para acceder al formulario de pre-registro. La autenticación de dos factores añade una capa de seguridad adicional: si el correo electrónico de confirmación se envía por error a una dirección incorrecta, el destinatario no podrá acceder al formulario de pre-registro si no puede facilitar el código de verificación enviado por SMS.
Para habilitar la autenticación de dos factores, vaya a Settings > Clinic location > Client interaction y seleccione el botón del lápiz. En los ajustes de pre-registro, seleccione Enable two-factor authentication for pre-registration.
El método de verificación depende de cómo el cliente recibió el enlace de pre-registro:
Si el cliente recibió el enlace por correo electrónico, se envía un código de una sola vez a su número de teléfono mediante SMS.
Si el cliente recibió el enlace por SMS, se envía un código de una sola vez a su dirección de correo electrónico.
Los datos de contacto usados para la verificación se ocultan parcialmente por motivos de seguridad. Por ejemplo, un número de teléfono aparece como •••••1234 y una dirección de correo electrónico aparece como j•••@example.com.
El cliente introduce la contraseña de una sola vez en la pantalla de verificación para confirmar su identidad y acceder al formulario de pre-registro.
Para que la verificación OTP funcione, deben constar tanto una dirección de correo electrónico válida como un número de teléfono en el registro del cliente. Si falta cualquiera de los dos, el cliente no podrá completar el paso de verificación.
Nota: Si el cliente no ha recibido el correo electrónico o el SMS de confirmación por algún motivo, puede reenviarlo editando la cita y volviéndola a guardar.
Configurar el auto-registro
Nota: Puede habilitar el auto-registro si se ha habilitado el pre-registro.
Vaya a Settings > Clinic location > Client interaction y seleccione Enable self check-in.
Time in minutes before marking as arrived: Con este ajuste puede definir el tiempo que debe transcurrir antes de que los clientes puedan hacer el auto-registro de su cita. Por ejemplo, si lo establece en 30, los clientes no podrán hacer el auto-registro hasta 30 minutos antes de su cita. Cuando aún no sea posible hacer el auto-registro, se muestra un mensaje en el portal de la cita, por ejemplo: 'You can check in 30 minutes before your appointment.'
Self check-in success message: Puede añadir un mensaje opcional para mostrar a sus clientes cuando hayan realizado el auto-registro correctamente.
En la sección Waiting locations, puede añadir lugares de espera que los clientes podrán seleccionar al hacer el auto-registro. Esto es útil si tiene varias zonas de espera diferentes para clientes y pacientes. Para añadir un nuevo lugar de espera, seleccione el botón Add. Puede editar o eliminar los lugares de espera mediante los botones del lápiz y de la papelera.
Puede pedir a los clientes que faciliten el historial médico del paciente antes de la cita formulando preguntas preliminares en el pre-registro. Como las preguntas se definen de forma independiente para los distintos motivos de la cita, puede añadir preguntas específicas relacionadas con la naturaleza de la cita.
Vaya a Settings > Lists & Templates > Reasons y abra el motivo para el que desea añadir preguntas.
Desplácese hasta la parte inferior del cuadro de diálogo del motivo y seleccione el botón + Preliminary question.
Escriba una pregunta en el campo Question y, a continuación, seleccione de nuevo el botón + Preliminary question para añadir más preguntas.
Recibir y comprobar los datos del pre-registro
El enlace al pre-registro y al auto-registro se incluye en el correo electrónico de confirmación de la cita y/o en el mensaje SMS del cliente. Tenga en cuenta lo siguiente:
El cliente y el paciente deben existir en Provet antes de que el cliente pueda usar el pre-registro. El cliente no puede añadir nuevos pacientes usando el formulario de pre-registro.
Asegúrese de que al crear una cita se haya seleccionado para enviar el mensaje de confirmación/recordatorio.
Asegúrese de que se haya seleccionado un veterinario para la consulta.
Si desea que los clientes respondan a preguntas preliminares antes de su cita, asegúrese de que el motivo seleccionado tenga establecidas preguntas preliminares.
Nota: En la actualidad, el pre-registro y el auto-registro solo pueden usarse con citas con un solo paciente. Si se añaden más pacientes a la cita, el cliente no podrá introducir ni verificar sus datos en el pre-registro.
Cuando el cliente haya completado o actualizado su información usando el formulario de pre-registro (y el auto-registro opcional), puede revisar la información en Provet. Puede hacerlo en:
Cuadro de diálogo de la cita (calendario de citas)
Cuadro de diálogo de admisión (al marcar una cita como en sala de espera)
Página del paciente
Página del cliente
En estas páginas se muestra el siguiente mensaje:
Seleccione el enlace Please confirm the data here del apunte. Se abre un cuadro de diálogo con la información del pre-registro. Se muestra la información guardada actualmente en Provet a la izquierda, bajo Client data in Provet y Patient data in Provet. La información que el cliente ha facilitado en el pre-registro se muestra a la derecha, bajo New data provided by client. De forma predeterminada, solo se muestran los campos para los que el cliente ha actualizado información. Si desea ver todos los campos de información del cliente y del paciente, incluidos los que el cliente no haya modificado, seleccione Show all fields.
Para aceptar las actualizaciones del cliente, seleccione los botones de flecha entre los campos. Si desea aceptar todos los cambios de una sola vez, seleccione el botón de flecha All situado en la parte superior. Las actualizaciones del cliente se copian en los campos de Provet de la izquierda. También puede editar manualmente los campos de Provet si desea hacer algún cambio a la información facilitada por el cliente (por ejemplo, corregir un error tipográfico).
Para guardar los cambios, seleccione el botón Update.
Si desea eliminar por completo las actualizaciones del cliente, seleccione el botón Discard. Tenga en cuenta que, una vez confirme, no podrá recuperar la información del pre-registro.
Guía para el cliente: Uso del pre-registro y del auto-registro
Nota: Puede crear instrucciones propias para los clientes basadas en estas instrucciones e incluir sus instrucciones en el mensaje de pre-registro o en la página web de su clínica.
Seleccione el enlace a la página de pre-registro en su mensaje de confirmación o recordatorio de la cita (mensaje de correo electrónico y/o SMS).
Si se ha habilitado la autenticación de dos factores, verifique su identidad introduciendo la contraseña de una sola vez (OTP). Si recibió el enlace por correo electrónico, el código se envía a su número de teléfono mediante SMS. Si recibió el enlace por SMS, el código se envía a su dirección de correo electrónico.
La página de pre-registro se completa previamente con la información disponible en su perfil de Provet. Revise la información y rellene los campos en blanco o actualice la información existente si es necesario.
Responda a cualquier pregunta preliminar que pueda incluirse según el motivo de su visita.
Si el auto-registro está disponible, puede marcarse como en sala de espera y seleccionar un lugar de espera.
Cuando esté listo, seleccione Send.