Los clientes tienen derecho a realizar diversas solicitudes relacionadas con los datos personales que su organización recopila y trata, a menudo en función de la normativa del RGPD. Estas solicitudes pueden incluir, entre otras, el derecho a la supresión (ser olvidado), la rectificación (corrección) y la portabilidad de los datos (exportar datos).
Este artículo describe las funciones de Provet que puede usar para gestionar las solicitudes de datos de los clientes.
Nota: Este artículo explica cómo utilizar funciones de Provet que pueden ayudarle a responder a las solicitudes de datos de los clientes. Este contenido tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal, ni una guía completa sobre la legislación de protección de datos. Los requisitos de protección de datos varían según la jurisdicción y están sujetos a cambios. Su organización es responsable de sus propios procesos de recopilación, tratamiento y almacenamiento de datos, así como del cumplimiento legal, y debe solicitar asesoramiento jurídico independiente cuando sea necesario.
El derecho de supresión: eliminar a un cliente
Un cliente tiene derecho a solicitar la eliminación permanente de sus datos personales en determinadas circunstancias. Sin embargo, las clínicas veterinarias deben cumplir otras obligaciones legales, como conservar los registros durante un número de años concreto para la dispensación de medicamentos o por motivos de cumplimiento financiero. Cuando se realiza una solicitud de eliminación, su organización debe utilizar sus propias obligaciones legales y normativas para determinar qué partes del registro deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. Necesita permisos de usuario de administrador para eliminar un cliente.
Para eliminar permanentemente a un cliente (si las exigencias legales lo permiten), consulte Editar, Archivar y Eliminar a un Cliente para obtener instrucciones detalladas.
Para eliminar en una sola ejecución los datos personales de muchos clientes inactivos, consulte Anonimizar los datos de clientes inactivos para el cumplimiento del RGPD.
La opción Eliminar cliente no está disponible si el cliente tiene consultas activas, deudas impagadas o si los datos de la consulta o de la factura son más recientes que el período de retención especificado por la organización.
Se está introduciendo una nueva página de RGPD & período de retención de datos, por lo que el lugar donde se definen los períodos de retención depende de su organización:
Si su organización tiene la nueva página, la ruta es Ajustes > Organización > RGPD & data retention.
En caso contrario, la ruta es Ajustes > Organización > Organization Settings.
Los nombres de los campos son los mismos en ambos casos: Período de retención de los datos de la consulta y Período de retención de datos de facturas.
Rectificación: corregir los datos del cliente
El cliente puede solicitar corregir o actualizar sus datos personales, por ejemplo cambiando un apellido o la dirección.
Para actualizar la información personal de un cliente, consulte Editar, Archivar y Eliminar a un Cliente.
Transparencia: informar a los clientes sobre la recopilación de datos
Las clínicas deben ser transparentes sobre los datos que recopilan y por qué los tratan. En Provet, puede registrar que ha informado al cliente sobre esto si es necesario para sus procesos de recopilación de datos.
Campo personalizable
Para recordar al personal que debe informar a los nuevos clientes sobre el tratamiento de datos, puede crear un campo personalizable en los detalles del cliente, como una casilla de verificación obligatoria o un campo de texto, visible al registrar un nuevo cliente. Para obtener más información sobre los campos personalizables, consulte Crear un Campo personalizable.
Consentimientos/Formularios y Firma electrónica
Puede usar Consentimientos/Formularios en PDF y Word para proporcionar información de recopilación de datos o formularios de consentimiento a sus clientes.
Cree consentimientos/formularios para guardarlos en la página del cliente.
Use Firma electrónica con consentimientos/formularios para recopilar las firmas de los clientes de forma electrónica.
Reserva de citas Online
Para informar a los clientes de cómo y por qué se gestiona la información privada durante la reserva de citas Online, añada la información en el campo Información de los ajustes de reserva de citas Online: Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Reserva de citas Online.
El texto del Campo de información se muestra en la página inicial de la interfaz de reserva de citas Online. Aquí puede proporcionar a sus clientes información esencial sobre su reserva de citas Online, pero también incluir un mensaje que dirija a los clientes a los recursos relevantes (por ejemplo, su sitio Web) para obtener información detallada sobre temas como el RGPD y las políticas de recopilación de datos.
Para más información, consulte Visión general de Citas Online.
Portabilidad de los datos: exportar los datos del cliente
Si un cliente solicita una copia de sus registros o le pide que transfiera sus datos a otro proveedor, puede generar esta información utilizando varias herramientas en Provet.
Exportación completa del historial del paciente y de datos financieros
El registro específico más completo del paciente es el historial completo, que puede enviarse por correo electrónico directamente al cliente. Esto incluye todo lo relacionado con ese paciente en Provet. También puede incluir en el mismo correo electrónico todas las facturas y recibos asociados (datos financieros). Estos documentos también contendrán información sobre el cliente. Consulte Ver, imprimir y enviar por e-mail historial del paciente para obtener más información.
Exportar información del cliente
Puede exportar una hoja de cálculo con información del cliente que incluya todos los datos guardados, como número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal. También puede incluir información sobre las preferencias de comunicación:
Vaya a Ajustes > Importat & Export > Exportar.
En Modelos de salud, seleccione client, junto con la opción clientcommunicationpreferences y clientcommunicationpreferencerow.
Se creará una lista con todos los clientes y tendrá que extraer la información específica del cliente a partir del archivo.
Para acceder a los ajustes, necesita ciertos permisos de usuario.
Gestionar las preferencias de comunicación y las renuncias de marketing
Puede gestionar cómo reciben los clientes las comunicaciones externas (por ejemplo, marketing o boletines) creando preferencias de comunicación. El personal de la clínica debe ajustar manualmente las preferencias de comunicación de un cliente para confirmar el consentimiento y deshabilitar cualquier canal por el que el cliente no desee recibir mensajes.
Para activar el ajuste de preferencias de comunicación:
Vaya a Ajustes > General > Organización > Preferencias de comunicación > Habilitar las preferencias de comunicación.
Para más información, consulte Configurar las preferencias de comunicación.