Los clientes tienen derecho a presentar diversas solicitudes sobre los datos personales que su organización recopila y trata, a menudo en función de la normativa del RGPD. Estas solicitudes pueden incluir, entre otras, el derecho a la supresión (que le “borren”), la rectificación (corrección) y la portabilidad de los datos (exportación de datos).
Este artículo describe las funciones de Provet que puede utilizar para gestionar las solicitudes de datos de los clientes.
Nota: Este artículo explica cómo utilizar funciones de Provet que pueden ayudarle a responder a las solicitudes de datos de los clientes. Este contenido es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento legal, ni tampoco una guía completa sobre la legislación de protección de datos. Los requisitos de protección de datos varían según la jurisdicción y pueden cambiar. Su organización es responsable de sus propios procesos de recopilación, tratamiento y almacenamiento de datos, así como del cumplimiento legal, y debe solicitar asesoramiento legal independiente cuando sea necesario.
El derecho a la supresión: eliminar un cliente
El cliente tiene derecho a solicitar la eliminación permanente de sus datos personales en determinadas circunstancias. No obstante, las clínicas veterinarias deben cumplir otras obligaciones legales, como conservar los registros durante un número de años determinado para dispensar medicamentos o por cumplimiento financiero. Cuando se realiza una solicitud de eliminación, su organización debe utilizar sus propias obligaciones legales y regulatorias para determinar qué partes del registro deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. Para eliminar un cliente, necesita permisos de usuario de administrador.
Para eliminar un cliente de forma permanente (si los requisitos legales lo permiten), consulte Editar, Archivar y Eliminar un Cliente para ver instrucciones detalladas.
La opción Eliminar cliente no está disponible si el cliente tiene Consultas activas, deuda pendiente o si los datos de la consulta o de la factura son más recientes que el período de retención especificado por la organización.
Los períodos de retención se definen en: Ajustes > Organización/Empresa > Ajustes de la organización > Período de retención de los datos de la consulta o Período de retención de datos de facturas.
Rectificación: corregir los datos del cliente
El cliente puede solicitar que corrija o actualice sus datos personales, como cambiar un apellido o la dirección.
Para actualizar la información personal de un cliente, consulte Editar, Archivar y Eliminar un Cliente.
Transparencia: informar a los clientes sobre la recopilación de datos
Las clínicas deben ser transparentes sobre los datos que recopilan y el motivo por el que los tratan. En Provet, puede registrar que ha informado al cliente de esto si es necesario para sus rutinas de recopilación de datos.
Campo personalizable
Para recordar al personal que informe a los nuevos clientes sobre el tratamiento de datos, puede crear un campo personalizable en los detalles del cliente, como una casilla de verificación obligatoria o un campo de texto, visible al registrar un nuevo cliente. Para obtener más información sobre campos personalizables, consulte Crear un campo personalizable.
Consentimientos/Formularios y firma electrónica
Puede utilizar Consentimientos/Formularios PDF y Word para proporcionar información sobre la recopilación de datos o formularios de consentimiento a sus clientes.
Cree formularios para guardarlos en la página del cliente.
Use firma electrónica con formularios para recopilar las firmas de los clientes de forma electrónica.
Reserva de citas Online
Para informar a los clientes sobre cómo y por qué se gestiona la información privada durante la Reserva de citas Online, añada la información en el campo Información de los ajustes de la Reserva de citas Online: Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Reserva de citas Online.
El texto del Campo de Información se muestra en la página de inicio de la interfaz de Reserva de citas Online. Aquí puede proporcionar a sus clientes información esencial sobre su Reserva de citas Online, pero también incluir un mensaje que dirija a los clientes a recursos relevantes (por ejemplo, su sitio web) para obtener información detallada sobre temas como el RGPD y las políticas de recopilación de datos.
Para más información, consulte Visión general de Citas Online.
Portabilidad de los datos: exportar los datos del cliente
Si un cliente solicita una copia de sus registros o le pide que transfiera sus datos a otro proveedor, puede generar esta información mediante varias herramientas en Provet.
Exportación completa del historial del paciente y de los datos financieros
El registro específico del paciente más completo es el historial completo del paciente, que puede enviarse por correo electrónico directamente al cliente. Esto incluye todo lo relacionado con ese paciente en Provet. También puede incluir todas las facturas y justificantes asociados (datos financieros) en el mismo correo electrónico. Estos documentos también contendrán información sobre el cliente. Consulte Ver, imprimir y enviar por e-mail historial del paciente para obtener más información.
Exportar información del cliente
Puede exportar una hoja de cálculo con información del cliente que incluya todos los datos guardados, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la dirección postal. También puede incluir información sobre Preferencias de comunicación:
Vaya a Ajustes > Importat y Export > Exportar.
En Modelos de salud, seleccione client, junto con la opción clientcommunicationpreferences y clientcommunicationpreferencerow.
Se creará una lista de todos los clientes y deberá extraer la información del cliente concreto del archivo.
Para acceder a los ajustes, necesita ciertos permisos de usuario.
Gestionar Preferencias de comunicación y bajas de marketing
Puede gestionar cómo reciben los clientes las comunicaciones externas (por ejemplo, marketing o boletines) creando Preferencias de comunicación. El personal de la clínica debe ajustar manualmente las Preferencias de comunicación de un cliente para confirmar el consentimiento y deshabilitar cualquier canal por el que el cliente no desee recibir mensajes.
Para activar el ajuste de Preferencias de comunicación:
Vaya a Ajustes > General > Organización/Empresa > Preferencias de comunicación > Habilitar las preferencias de comunicación.
Para más información, consulte Configurar las preferencias de comunicación.