Puede configurar y gestionar los motivos de cancelación en Ajustes > Listas y plantillas > Motivos en la pestaña Motivos de la cancelación (Acceda a Ajustes seleccionando el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda). Este artículo explica cómo añadir nuevos motivos de cancelación y cómo utilizarlos al cancelar una cita.
Configurar un nuevo motivo de cancelación
Seleccione el botón Añadir.
En el cuadro de diálogo, escriba un Nombre para el nuevo motivo.
En la lista desplegable Map to master cancellation reason, seleccione un motivo maestro. El motivo maestro determina si la cita aparece en el calendario después de haberse cancelado.
No Apareció: La cita permanece en el calendario, con un estado de «No apareció». Esto resulta útil para hacer seguimiento a los clientes que no acuden a la cita.
Otro, Paciente fallecido, Paciente atendido en otra clínica, Mal tiempo, Veterinario enfermo/otro motivo interno o La condición del paciente ha mejorado: La cita se elimina del calendario, pero sigue visible en la página del cliente con un estado de Cancelado.
Seleccione la casilla Externo si quiere que los clientes puedan seleccionar este motivo cuando cancelen sus propias citas, por ejemplo, mediante preinscripción.
Seleccione Guardar.
Para editar un motivo de cancelación, seleccione el botón del lápiz al final de la fila del motivo de cancelación. Para eliminar un motivo, seleccione el botón de la papelera.
Para archivar un motivo de cancelación, seleccione la casilla Archivado en el cuadro de diálogo de edición del motivo.
Usar un motivo de cancelación
Al cancelar una cita, se le pedirá que seleccione un motivo de cancelación en una lista desplegable si tiene motivos de cancelación configurados. Si no, solo obtendrá una opción para cancelar la cita.
Busque la cita que desea cancelar en el calendario de citas o en el panel de control.
Inicie el proceso de cancelación con una de estas opciones:
Haga clic con el botón derecho en la cita del calendario y seleccione Cancelar cita.
Seleccione la cita para abrir el cuadro de diálogo de detalles; a continuación, seleccione Más acciones y Cancelar cita.
En el Panel de control, seleccione el botón con tres puntos de la fila de la cita y, después, seleccione Editar cita > Más acciones > Cancelar cita.
En la lista desplegable Motivo de la cancelación, seleccione el motivo adecuado.
Opcionalmente, añada más información en el campo Texto del motivo de cancelación.
Opcionalmente, seleccione la casilla Enviar correo de cancelación al cliente para enviar una notificación por correo.
Seleccione el botón Cancelar cita para confirmar.
Tras estos pasos, la cita se elimina del calendario y aparece en la página del cliente con un estado de «Cancelado». Si el motivo se ha mapeado como No Apareció, la cita permanece en el calendario, mostrada en color blanco.
Informe de cancelación
Puede obtener un informe de motivos de cancelación generando un informe de Citas, que se encuentra en la categoría Rendimiento en la página de Informes.
Para generar un informe de cancelación:
Vaya a Informes > Informes > Citas.
En el campo Motivo de la cancelación, añada uno o varios motivos de cancelación.
Utilice los otros filtros disponibles, como establecer un rango de fechas o un veterinario específico, para acotar los resultados.
Seleccione el botón Generar informe.