Batch-anonymisering fjerner permanent personoplysningerne for inaktive klienter, til GDPR-begæringer om sletning og regler for datalagring. Funktionen håndterer mange klienter i én enkelt kørsel i stedet for én klient ad gangen. Funktionen introduceres gradvist, og GDPR & data retention vises i Indstillinger, når den er aktiveret for din organisation.
Note: Anonymisering kan ikke fortrydes. Når en kørsel er færdig, er de fjernede personoplysninger væk permanent. Læs hele denne artikel, før du kører en batch-anonymisering første gang.
Tilladelser til batch-anonymisering
Batch-anonymisering kræver specifikke brugerrettigheder. Som standard er de kun sat op for tilladelsesgruppen 'Administrator'.
Tre tilladelser styrer, hvem der kan se og køre en anonymisering:
Side for indstilling: Læs — kræves for at åbne Indstillinger. Uden den kan du ikke tilgå nogen af indstillingerne nedenfor.
Organisation indstillinger: Læs — kræves for at åbne GDPR & data retention. Skriv — kræves for at ændre opbevaringsperioderne og anonymiseringsindstillingerne.
Slet klient: Skriv — kræves for at starte en anonymiseringskørsel.
Note: Som standard har tilladelsesgruppen 'Manager' ikke skriveadgang til Slet klient. En manager kan derfor åbne og ændre anonymiseringsindstillingerne, men kan ikke starte en kørsel.
For mere information, se Se og administrer brugerrettigheder.
Angiv opbevaringsperioder
Opbevaringsperioderne angiver den minimale tid, hvor data skal opbevares for at overholde kravene. Provet tjekker disse perioder, før det tillader, at en klient anonymiseres eller slettes.
For at åbne indstillingerne skal du vælge afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne og derefter gå til Indstillinger > Organisation > GDPR & data retention. Siden åbner på Datalagringsindstillinger, som indeholder tre perioder:
Opbevaringsperiode for konsultationsdata: Hvor længe konsultationsdata opbevares, før de bliver berettiget til anonymisering.
Opbevaringsperiode for faktura: Hvor længe fakturadata opbevares, før de bliver berettiget til anonymisering.
Opbevaringsperiode for hændelseslogdata: Hvor længe hændelseslogdata opbevares. Provet sletter automatisk hændelseslogposter, der er ældre end denne periode.
Hver periode kan angives i måneder eller år.
Vælg Slet vedhæftninger knyttet til klient og patient, hvis vedhæftninger skal fjernes sammen med klientens øvrige persondata. Vedhæftninger kan indeholde personoplysninger. Afkrydsningsfeltet er ikke markeret som standard.
Når du ændrer en periode eller afkrydsningsfeltet, vises Gem og Slet ændringer nederst på siden. Ændringen træder i kraft, når du vælger Gem.
Klientberettigelse til anonymisering
En klient anonymiseres kun, når den opfylder begge betingelserne: opbevaringskriterier og inaktivitetskriterier. Opbevaringsperioderne er angivet i Datalagringsindstillinger. To yderligere perioder, som er angivet i visningen Batch-anonymisering, styrer inaktivitetsdelen:
Opbevaringsperiode for inaktive klienter: Hvor længe en inaktiv klient opbevares, før den bliver berettiget til anonymisering.
Ny klientinaktivitetsperiode: Hvor længe en ny klient uden aktivitet opbevares, før den bliver berettiget til anonymisering.
Provet springer også nogle klienter over automatisk, uanset de perioder, du angiver. En kørsel springer altid en klient over i følgende situationer:
klienten har en aktiv Konsultation
klienten har en økonomisk journal, der er ubalanceret, i begge retninger
klienten har en kommende Aftale
Du kan også udelade hele patienttyper fra en kørsel, så klienter med en patient af typen hestedyr for eksempel aldrig anonymiseres. Patienttyper udelukkes i visningen Batch-anonymisering som en del af opsætningen af kørslen.
Gennemse og kør en batch-anonymisering
Vælg Batch-anonymisering i øverste højre del af Datalagringsindstillinger for at åbne kørselss indstillingerne. Visningen viser, hvad en kørsel anonymiserer, og hvad den beholder, indeholder de to inaktivitetsperioder og udelukkelser af patienttype og har den kontrol, der starter kørslen. Antallet af klientposter, som en kørsel påvirker, vises i bekræftelsesdialogen, ikke på denne side.
Note: Du kan ikke starte en kørsel, hvis "Slet klient"-handling kun tilgængelig i startafdeling er aktiveret i Indstillinger > Organisation. Når du starter en kørsel, vises beskeden 'Batch-anonymisering er ikke tilgængelig, mens sletning af klienter er begrænset til en hovedafdeling.'
Sådan kører du en batch-anonymisering:
Gå til Indstillinger > Organisation > GDPR & data retention.
Vælg Batch-anonymisering.
Angiv Opbevaringsperiode for inaktive klienter og Ny klientinaktivitetsperiode. Hver af dem kan angives i måneder eller år.
Hvis du vil udelade hele patienttyper fra kørslen, skal du vælge Ekskluder klienter efter patienttype og vælge patienttyperne i rullemenuen: Lille dyr, Gård/produktion, Hestedyr eller Eksotisk/andet. Du kan vælge mere end én. Klienter med en patient af en valgt type bliver ikke anonymiseret.
Vælg Kør anonymisering. Dialogen Bekræftelse påkrævet åbner og viser, hvor mange klientposter kørsel anonymiserer. Det er din sidste chance for at tjekke antallet, før noget fjernes.
Skriv bekræftelsesordet nøjagtigt som det vises i dialogen. Indtastningen er følsom over for store og små bogstaver.
Vælg Bekræft og anonymisér.
Kørslen starter i baggrunden. Mens den kører, viser sidefoden 'En anonymiseringskørsel er i gang for denne organisation.' og Kør anonymisering er utilgængelig, så du ikke kan starte en anden kørsel samtidig. Når kørsel er færdig, viser visningen Sidst gennemført anonymisering d. med datoen for kørslen.
Hvis du vil lukke dialogen uden at anonymisere noget, skal du vælge Fortryd.
Hvis du vil forlade visningen uden at køre noget, skal du vælge Tilbage.
Data der fjernes, og data der bevares
Anonymisering fjerner:
klientnavne og kontaktoplysninger
adresser og identifikationsnumre
betalings- og fakturering information
notater, der indeholder personoplysninger
påmindelser og revisionsspor
alle vedhæftninger fra klient og patient, men kun hvis Slet vedhæftninger knyttet til klient og patient er valgt i Datalagringsindstillinger
Anonymisering bevarer:
anonymiserede transaktionsjournaler
samlede statistikker
ikke-personlige medicinske data
referencer til revisionsspor
Tjek anonymiseringsloggen
Vælg Se logbog i visningen Batch-anonymisering for at åbne Log for batch-anonymisering. Loggen indeholder én række pr. kørsel og registrerer:
datoen og den bruger, der udførte kørslen
Opbevaringsperiode for inaktive klienter og Ny klientinaktivitetsperiode, som var gældende
de udelukkede patienttyper
hvor mange klienter der blev anonymiseret, og hvor mange der blev sprunget over
Loggen viser ikke de enkelte klienter, som en kørsel påvirkede. Hvis du har brug for en registrering af, hvilke klienter der blev fjernet, så udarbejd den, før du kører anonymiseringen.
Vælg Luk for at forlade loggen.
Anonymiserede klienter i rapportering
Anonymiserede klienter vises stadig i dine rapporter og vises som Anonymiseret ved siden af dine rigtige klienttal.
En første kørsel dækker normalt et stort antal klienter, så forvent en tydelig ændring på dine dashboards den følgende dag. Dine rapporteringstal går ikke tabt. Transaktionerne forbliver, uden de personoplysninger, der var knyttet til dem.