Samtaler er et SMS-beskedværktøj indbygget i Provet, som giver din Klinik en delt indbakke til klientkommunikation. Beskederne er organiseret i trådede samtaler, der er knyttet til klientoptegnelser, så dit personale kan se beskedhistorik, prioritere indgående beskeder, tildele samtaler og svare med fuld kontekst.
Med Samtaler kan du:
Sende og modtage SMS-beskeder med klienter
Se alle klient-SMS-beskeder i én delt indbakke
Følge ulæste beskeder og opdateringer i realtid
Se notifikationer i realtid og indikatorer for ulæste beskeder
Tilknytte indgående beskeder til klientoptegnelser automatisk
Angive status og prioritet for hver samtale
Tildele samtaler til personalemedlemmer
Før du går i gang
Når Samtaler er konfigureret af Provet, skal administratorer give brugere de nødvendige tilladelser for at kunne bruge Samtaler.
Vælg afdelingsnavnet øverst til venstre, og gå derefter til Indstillinger > Brugere > Brugerstyringsgrupper > Samtaler.
Vælg afkrydsningsfelterne Læs og Skriv.
Alle brugere, der har Samtaler-tilladelsen aktiveret, kan se og bruge Samtaler fra hovedmenuen.
Åbn Samtaler-indbakken
Samtaler-indbakken viser alle SMS-samtaler for din Klinik. For at åbne den skal du vælge Samtaler i hovedmenuen.
Indbakken viser en liste over alle samtaler til venstre. Hver post viser klientens navn (eller Telefonnummer for ukendte afsendere), en besked-forhåndvisning, datoen og prioriteten. Vælg en samtale for at se den fulde beskedtråd til højre.
Start en ny samtale
Vælg Samtaler i hovedmenuen.
Vælg blyant-knappen ved siden af Alle samtaler for at skrive en ny besked.
Søg efter en klient i panelet Modtagere. Søgeresultaterne viser klientens navn og Telefonnummer.
Vælg den klient, du vil sende besked til.
Skriv din besked i tekstfeltet nederst i samtalen.
Vælg Send-knap eller tryk Enter på dit tastatur.
Svar på en samtale
Vælg en samtale fra listen i indbakken.
Skriv din besked i tekstfeltet nederst i samtalen.
Vælg knappen Send eller tryk Enter.
Filtrer samtaler
Du kan filtrere samtaler efter Opgave modtager, Status og/eller prioritet for at finde specifikke beskeder i din indbakke.
Brug rullemenuerne øverst i samtalelisten for at filtrere samtaler:
Opgave modtager: Filtrér efter den bruger, der er tildelt samtalen.
Status: Filtrér efter Alle status, Åben, eller Løst.
Prioritet: Filtrér efter Alle prioritet, Lav, Normal eller Høj.
Håndtér samtalestatus
Hver samtale har en status, så du kan følge din arbejdsgang. En samtale kan være Åben (aktiv) eller Løst (lukket).
For at løse en samtale skal du vælge knappen Bestemme i øverste højre hjørne af samtalen.
For at genåbne en løst samtale skal du vælge knappen Genåbn i øverste højre hjørne af samtalen.
Angiv samtalens prioritet
Du kan angive et prioritetstrin for at hjælpe med at prioritere samtaler. De tilgængelige prioritetstrin er Lav, Normal og Høj.
Hvis du vil ændre prioriteten, skal du vælge prioritetens status i samtalens Sidehoved og vælge et niveau i rullegardinsmenuen.
Tildel en samtale
Du kan tildele en samtale til dig selv eller et andet personalemedlem for at fortsætte dialogen.
For at tildele en samtale skal du vælge statusen Ikke tildelt i samtalens Sidehoved. Der vises en rullemenu med en liste over personalemedlemmer.
Vælg et navn for at tildele samtalen, eller vælg Fjern tildeling for at fjerne tildelingen.
Se ulæste beskeder og notifikationer i realtid
Nye indgående beskeder vises automatisk i Samtaler-indbakken. Samtaler med ulæste beskeder viser en indikator for ulæst i samtalelisten, så personalet hurtigt kan identificere beskeder, der kræver opmærksomhed.
Automatisk klientmatchning
Indgående SMS-beskeder matches automatisk til klientoptegnelser, når det er muligt. Det hjælper personalet med at se den fulde samtale i den korrekte klientkontekst. Hvis et Telefonnummer ikke kan matches til en klient, vises samtalen stadig i indbakken ved hjælp af afsenderens Telefonnummer.