Bemærk
InvoiceXpress-integrationen er kun tilgængelig på det portugisiske marked.
InvoiceXpress er et online faktureringsprogram, som er godkendt af de portugisiske skatte- og toldmyndigheder (PTA). Når man bruger InvoiceXpress-integrationen i Provet, er processen med at færdiggøre en faktura stort set den samme som med den generelle Provet-fakturafærdiggørelse i to trin, men fakturaer sendes til InvoiceXpress, før de kan færdiggøres helt i Provet. Alle fakturarækker sendes til InvoiceXpress med de korrekte momskoder og mulige momsfritagelsesgrunde.
Muligheden for at færdiggøre fakturaen i ét trin er ikke tilgængelig med InvoiceXpress-integrationen, og der kan ikke tilføjes betalinger, før en faktura er færdigbehandlet.
De nødvendige, officielle dokumenter i forbindelse med fakturaer, såsom den officielle faktura med den relevante QR-kode, der lovligt skal være til stede, genereres af InvoiceXpress. Alle funktioner i Provet, der er relateret til udskrivning, afsendelse eller brug af fakturaer eller kvitteringer, bruger disse officielle dokumenter.
Betalinger, der føjes til fakturaer, sendes til InvoiceXpress med den korrekte betalingstype. En officiel kvittering genereret af InvoiceXpress sendes tilbage til Provet. Tilbagebetalinger sendes også til InvoiceXpress, og fakturaens betalingsstatus synkroniseres mellem InvoiceXpress og Provet.
Det er også muligt at oprette og færdiggøre forenklede fakturaer, som ikke inkluderer en kunde.
Nødvendige indstillinger
Provet-teamet sætter InvoiceXpress-integrationen op i dit system.
Bemærk
Følgende indstillinger er nødvendige, for at integrationen kan fungere efter hensigten. Vi anbefaler også, at du tjekker vores anbefalede finansindstillinger, før du opsætter finansintegrationer. De anbefalede indstillinger vil hjælpe dig med at administrere dine regnskabsdata og forbedre din finansielle rapportering. Bemærk dog, at disse anbefalede indstillinger ikke altid gælder på det portugisiske marked. Se først de følgende afsnit om de relevante automatiske indstillinger og indstillinger, der ikke kan redigeres, efter at InvoiceXpress-integrationen er blevet aktiveret.
Indstillinger > Organisation
Navn: Hvis InvoiceXpress-kontoen bruges på organisationsniveau (for alle kliniksteder under organisationen), skal du sørge for, at din organisations navn er korrekt. Bemærk, at navnet ikke kan ændres, efter at integrationen er blevet aktiveret for en klinikplacering.
Brug global fakturanummerering: Denne indstilling anbefales for at undgå kollisioner mellem fakturanumre, især for organisationer, der har klinikker med og uden InvoiceXpress-integration. Bemærk, at denne indstilling ikke kan ændres, når der er en færdigbehandlet faktura i Provet tenant.
Automatiserede organisationsindstillinger
Følgende indstillinger indstilles automatisk i Provet, når integrationen aktiveres, og kan ikke redigeres:
Brug præcis enhedspris: Udvalgt.
Skatteberegningsmetode: Enkelt fakturarække.
Fastsættelse af pris for skat: Pris ekskl. moms.
Afrund fakturarækker til hele tal: Ikke valgt.
Opret referencenumre til fakturaer: Ikke valgt.
Valgfri organisationsindstillinger
Aktivér rapporteringsdimensioner: Kan være aktiveret. Disse oplysninger synkroniseres aldrig med InvoiceXpress.
Momssats for den interne type / den eksterne type / forskningstypen: Forskellige momssatser for de interne, eksterne og forskningsklienttyper. Kan være aktiveret.
Aktiver forudbetalinger på tværs af kliniksteder: Understøttes ikke.
Aktiver organisationens finansielle periodeafslutning: Kan aktiveres.
Kontrol af aktiv klinikplacering ved tilføjelse af vare på faktura eller konsultation. Kan være aktiveret
Skjul rækker med forsinkede fakturaer: Understøttes ikke.
Indstillinger > Klinikkens placering
Sørg for, at følgende indstillinger er korrekt indstillet, før integrationen aktiveres. Bemærk, at disse indstillinger ikke kan ændres, efter at integrationen er blevet aktiveret for klinikstedet:
Land
Amt
Momsnummer: Skal altid være det samme som i InvoiceXpress-integrationen.
Hvis InvoiceXpress-kontoen bruges på kliniklokationsniveau (kun for den specifikke kliniklokation):
Navn
Telefon
E-mail
Automatiserede indstillinger for klinikplacering
Følgende indstillinger indstilles automatisk i Provet, når integrationen aktiveres, og kan ikke redigeres:
Aktivér forenklede fakturaer for anonyme salg: Udvalgt.
Forenklet fakturagrænse: 1000, hvis den eksisterende grænse er tom eller har en værdi, der er større end 1000.
Deaktiver betalingsgenveje: Udvalgt.
Ingen betalinger før fakturadato: Valgt.
Annullering af betaling til samme dato: Valgt.
Tillad indstilling af dato for annullering af betaling: Ikke valgt.
Vis priser med moms: Eksklusive.
Deaktiver konsoliderede fakturaer: Udvalgt.
Aktivér overførsel af kreditnota til forudbetalinger: Ikke valgt.
Aktivér afrunding af fakturasum: Deaktiveret.
Aktivér afrunding af fakturabeløb til nul: Deaktiveret.
Logik for kreditnotaens dato: Kan redigeres, standard er aktuel dato.
Tillad ændring af fakturadato: Ikke valgt.
Mængdegrænse for kreditnota: Valgt.
Brug normalt fakturapræfiks for positive samlede kreditnotaer: Udvalgt.
Aktivér automatisk tilbagebetaling af forsikringsbetalinger ved afslutning af kreditnota: Valgt.
Tillad ikke anonyme salg: Ikke valgt.
Vis/tillad tilføjelse af kuponer på kladdefakturaer: Deaktiveret.
Forhindre betalinger til fuldt betalte fakturaer: Udvalgt.
Tillad redigering af betaler på færdigbehandlet faktura: Ikke tilladt.
Gør det muligt at afslutte og betale fakturaer og kontrasalg i ét trin: Ikke valgt.
Bonussystem aktiveret: Ikke valgt.
Andre indstillinger for klinikplacering
Business ID: Ingen landespecifik brug.
IBAN-nummer: Ingen landespecifik brug.
BIC-kode: Ingen landespecifik brug.
Nationalt bankkontonummer: Ingen landespecifik brug.
National BIC-kode: Ingen landespecifik brug.
Forsinkelse af forfaldsdato: Kan aktiveres.
Strafrenter: Kan aktiveres. Påvirker ikke den oprindelige faktura.
Forsinkelsesgebyr: Kan ikke redigeres.
Aktivér status "Fakturering": Understøttes ikke.
Aktiver hurtig tilføjelse af varer på fakturasider: Kan aktiveres.
Valgbare kolonner på fakturasiden: Kan aktiveres.
Skjul rækker med nulpriser på fakturasiden: Kan aktiveres.
Tillad redigering af konsultationsposter fra fakturasider: Kan aktiveres.
Opdater tilknyttede vareattributter (rapporteringsdimensioner, bruger, antal osv.): Kan aktiveres.
Kræv patientvalg under skrankesalg: Kan aktiveres.
Kræver dyrlæger til medicinrækker ved skrankesalg: Kan aktiveres.
Tillad redigering af priser på konsultationsbehandlinger: Kan aktiveres.
Aktivér klientrabatter: Kan aktiveres (rabatten skal være mellem 0 og 100 %).
Forhindre færdiggørelse af fakturaer uden varer: Anbefales.
Aktiver betalingsannulleringer: Kan aktiveres.
Aktivér betalingsoverførsler til forudbetalinger: Må ikke aktiveres. Må ikke bruges på grund af juridiske begrænsninger.
Betalingsoverførsel til samme dato: Kan aktiveres.
Tillad indstilling af dato for overførsel af forudbetaling: Må ikke aktiveres. Må ikke bruges på grund af juridiske begrænsninger.
Tilbagebetaling af forudbetaling til samme dato: Må ikke aktiveres. Må ikke bruges på grund af juridiske begrænsninger.
Tillad indstilling af dato for tilbagebetaling af forudbetaling: Må ikke aktiveres. Må ikke bruges på grund af juridiske begrænsninger.
Tidligst mulige dato for finansielle begivenheder: Kan aktiveres.
Aktivér automatisk låsning af regnskabsperiode: Kan være aktiveret.
Tillad sletning af en påbegyndt konsultation: Kan aktiveres.
Min/max opladning: Kan aktiveres.
Aktiver faktureringsgebyrer: Understøttes ikke.
Aktiver alternativ varebestilling på tilbud og fakturaer: Kan aktiveres.
Fakturapræfikser: Kan ikke bruges.
Processen for færdiggørelse af fakturaer ved brug af InvoiceXpress-integrationen
Bemærk
Fakturaer skal afsluttes i kronologisk rækkefølge.
Du kan færdiggøre fakturaer i henhold til to-trins færdiggørelsesproces. Indstillingen med et enkelt trin er ikke tilgængelig med InvoiceXpress-integrationen. Når du vælger Færdiggør faktura på fakturasiden, færdiggør Provet fakturaen på forhånd og sender den til InvoiceXpress for at blive færdiggjort.
Læg mærke til følgende:
Du kan ikke tilføje betalinger til en kladdefaktura.
Der må ikke være vareantal med tre eller flere decimaler på fakturaen.
Du kan ikke afslutte en konsultation eller foretage ændringer i fakturaen, mens den er i den præfinaliserede tilstand.
Hvis fakturaen er færdigbehandlet med muligheden for at fjerne moms, vil fakturaen have en momsfritagelseskode. Bemærk, at det ikke er muligt at angive mere end én fritagelseskode pr. faktura. Hvis en faktura indeholder to varer, som hver især har 0% moms med forskellige fritagelseskoder, skal du vælge én fritagelseskode for fakturaen.
Når InvoiceXpress har færdigbehandlet en faktura, bliver fakturaen færdigbehandlet i Provet. InvoiceXpress genererer det officielle PDF-dokument for fakturaen. Du kan udskrive fakturaen eller sende den via e-mail fra Provet.
Du kan tilføje betalinger til fakturaen, når den er færdigbehandlet. Bemærk, at betalingsdatoen ikke kan sættes i fremtiden eller før fakturadatoen.
Når du tilføjer en betaling til en færdigbehandlet faktura i Provet, og den er blevet synkroniseret til InvoiceXpress, genereres en officiel PDF-kvittering af InvoiceXpress. For at udskrive den officielle kvittering skal du vælge Udskriv officiel kvittering fra Udskriv knapmenuen. Du kan også vælge Udskriv uofficiel kvittering for at udskrive den normale Provet-kvittering.
Annullering eller tilbagebetaling af betalinger
Betalinger skal annulleres fra og med den seneste betaling (den sidste betaling, der vises på fakturasiden). Hvis en faktura f.eks. har betalingerne A (1. betaling) og B (2. betaling), og du vil annullere betaling A, skal du først annullere betaling B, før du kan annullere betaling A. Derefter skal du tilføje betaling B til fakturaen igen.
Bemærk, at integrerede tredjepartsbetalinger skal tilbagebetales, før der oprettes en kreditnota. Det gælder bl.a. Provet Pay og integrerede kortbetalinger. Når en kreditnota er færdigbehandlet, justeres betalingerne på den oprindelige faktura og kreditnotaen i overensstemmelse hermed, så begge dokumenter har status som "Betalt". Bemærk, at denne justeringsproces kan tage lidt tid. Vi anbefaler, at du tjekker dokumenterne i både Provet og InvoiceXpress.
Læg mærke til følgende:
Du kan ikke redigere kunden på en kreditnota. Kunden skal være den samme som på den oprindelige faktura.
Det er i øjeblikket ikke muligt at oprette en kreditnota fra en eksisterende kreditnota.
I øjeblikket oprettes der ingen dokumenter, der fungerer som bevis for refunderede betalinger, kun for annullerede betalinger.
Funktioner, der i øjeblikket ikke er tilgængelige med InvoiceXpress
Sundhedsprogrammer
Forsikringskrav
Sammenlægning af klienter har en begrænsning: Oplysninger flettes fra den ene klient til den anden, men den flettede klient, der arkiveres i Provet, arkiveres ikke i InvoiceXpress.
Faktureringsgebyr. Som et alternativ kan du oprette og bruge en specifik vare til faktureringsgebyrer.
Overførsler på tværs af klinikker
Grænse for håndterings- og injektionsgebyr
Yderligere skat
Anbefalinger for finansiel rapportering
Brug End of Day-rapporten på daglig basis til afstemning (hele døgnet).
Brug rapporten "Fakturaer", som kan eksporteres til Excel- eller CSV-format for at vise mere nøjagtige beløb med 4 decimaler.
Brug 'General Ledger' til månedlig og årlig afstemning. Rapporten kan eksporteres til Excel- eller CSV-format for at vise mere nøjagtige beløb med 4 decimaler.