Følgende indstillinger hjælper dig med at administrere dine bogføringsdata og forbedre din finansielle rapportering. Vi anbefaler, at du gennemgår disse indstillinger, før du opsætter finansielle integrationer.
Note: For at få adgang til Settings skal du vælge afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne og derefter vælge Settings i den menu, der åbnes. Bemærk, at Settings kun er synligt for brugere med de relevante tilladelser. Hvis du ikke kan se Settings, skal du kontakte din praksisadministrator for at få bekræftet din adgang.
Konto nr. administration
Det er en af de vigtigste opgaver at tilføje kontonumre i Provet-indstillingerne, da kontonumre er afgørende for at kunne generere rapporter, der er korrekte, dybdegående og giver et godt billede af klinikkens økonomi.
Tilføj alle de kontonumre, der bruges i din bogføring, fx Moms, betalingsmetoder osv. Hvis du bruger et separat bogføringssystem, som fx Quickbooks eller Xero, skal du bruge de samme kontonumre som i dit bogføringssystem. Hvis du ikke bruger et eksternt bogføringssystem, kan du oprette dit eget system til kontonummerering. Vi anbefaler, at du gør det i samarbejde med din bogholder/revisor (CPA).
Tilføj konto nr.
Gå til Settings > Organization > Account number management.
I sektionen Account number list skal du vælge Add.
Tilføj kontonummeret Number og en kort Description.
Vælg Save.
Aktiver validering af kontonumre
Alle varer skal altid have et kontonummer. Du kan aktivere validering af kontonumre for at kræve kontonumre, når du importerer nye varelister:
I Settings > Organization > Account number management skal du vælge pennen ved sektionens overskrift for at åbne redigeringstilstand og derefter vælge afkrydsningsfeltet Enable account number validation in importer og gemme.
Moms/Skat- administration
I nogle markeder bruges der flere moms-/skattesatser. Knyt de moms-/skatgrupper, du bruger, til dine kontonumre.
Gå til Settings > VAT management / Tax management:
For at tilføje en ny moms-/skatgruppe skal du vælge Add.
For at knytte en eksisterende moms-/skatgruppe til et kontonummer skal du vælge pennen på rækken for moms-/skatgruppen og tilføje kontonummeret i feltet Account number.
Du kan arkivere moms-/skatgrupper, som du ikke bruger, ved at vælge papirkurv-knappen på rækken for moms-/skatgruppen.
Betalingsmetoder
I Settings > Organization > Payment methods skal du knytte de betalingsmetoder, du bruger, til kontonumre:
For at tilføje en ny betalingsmetode skal du vælge Add. For at knytte en eksisterende betalingsmetode til et kontonummer skal du vælge pennen på rækken for betalingsmetoden. Tilføj kontonummeret i feltet Account number.
Note: Koder til betalingsmetoder 0 - 15 er foruddefineret i systemet. Du kan tilpasse navnene på disse betalingsmetoder (fx ændre 'Card' til 'Credit card'), men du kan ikke ændre anvendelsestypen (fx fra kontant til check).
Kupon-/Voucher-indstillinger
Hvis du bruger kuponer/vouchers, skal du gå til Settings > Organization > Coupons og sikre, at tilføjelse af kupon-/voucher-betalinger kun er tilladt på afsluttede fakturaer:
Show/allow adding coupons on finalized invoices: Vælg denne indstilling for at vise kuponsektionen på fakturasiden, når fakturaen er blevet afsluttet.
Show/allow adding coupons on draft invoices: Vælg ikke denne indstilling. Kuponer/vouchers skal altid tilføjes efter afslutning af fakturaen og før andre betalingsmetoder.
Indbetalinger og indstillinger for fakturaens kontonummer
I Settings > Clinic location > Account numbers skal du angive følgende:
Enable using account numbers: Vælg denne indstilling for at inkludere feltet til kontonummer i vareindstillinger.
Require account numbers: Vælg denne indstilling for at kræve kontonumre for varer.
I felterne Account number for skal du vælge kontonumre til fakturaer, indbetalinger og fakturaer for forsikringsselskaber. Når du sender et forsikringskrav, kan fakturaens total opdeles mellem kunden og forsikringsselskabet.
Anonymsalg
I Settings > Clinic location > Clinic location settings skal du vælge eller fravælge indstillingen Disallow anonymous sales afhængigt af om du vil tillade salg til kunder, der dukker op uden aftale, og kunder, som ikke har konti hos jer. Da tilbagebetalinger og returneringer er problematiske ved anonymsalg, anbefaler vi, at du opretter en klient, der skal bruges til anonymsalg.
Standardafdelingsindstillinger
Følgende indstillinger i Settings > Clinic location > Clinic location settings anbefales. Bemærk dog, at klinikkens behov kan være anderledes. Fx er indbetalinger valgfri, men de hjælper med arbejdsgangen for kreditnotaer.
Enable automated financial period locking: Låsning af den finansielle periode er en valgfri indstilling, men anbefales for at forhindre bagdatering af betalinger.
Enable invoice total sum rounding: Hvis du vælger at bruge afrunding, skal varen til afrunding også have et kontonummer.
Credit note date logic: Kreditnotaer skal altid bruge dagens dato som den aktuelle dato.
Credit note quantity limit: En kreditnota bør ikke indeholde flere varelinjer end den oprindelige faktura. Derfor bør beløbsgrænsen aktiveres, så saldoen for den oprindelige faktura og kreditnotaen udligner hinanden.
Fakturaindstillinger
I Settings > Clinic location > Invoices skal du angive følgende:
No payments before invoice date: Vælg denne indstilling for at forhindre brugere i at bagdatere betalinger.
Include secondary owner name in invoice payer information: Vælg denne indstilling, hvis du vil kunne tilføje en anden betalere/kunde på fakturaer.
I Prefix for normal invoices og Prefix for credit note kan du tilføje præfikser og tags, som vises i fakturafelternes overskrifter for de forskellige typer fakturaer.
Kopi af faktura
Hvis du vil udskrive flere kopier af fakturaer, kan du markere dem som kopier. Efter udskrivning af den oprindelige faktura markeres de næste udskrifter som kopier.
Gå til Settings > Print settings > Invoice og vælg Mark copies.
Indstillinger for dagsafslutningsrapport
Det anbefales altid at oprette en dagsafslutningsrapport, når du lukker klinikken for dagen. For hospitaler, der er åbne 24/7, anbefales det, at du vælger et tidspunkt, der passer til virksomheden, og som er ens fra dag til dag.
Rapporten kan beskrives som en afstemningsrapport. Selvom betalingstyperne har et beløb, kan du ignorere det og fokusere på at afstemme de enkelte linjer for betalingstyper.
Note: Sørg for, at indstillingen for at vise betalingsmetoden på dagsafslutningsrapporten er valgt for hver betalingsmetode i Settings > Organization > Payment methods: Vælg pennen på en betalingsmetoderække for at redigere betalingsmetoden og vælg afkrydsningsfeltet In end of day. Læs mere om indstillinger for betalingsmetoder.
Rapporten kan valgfrit vises med detaljeret layout ved hjælp af følgende indstillinger i Settings > Print Settings > End of day (vælg dem, du vil bruge):
Display invoice total sales without VAT
Display invoice total sales tax
Display discounts
Display debtors / creditors summary
Display prepayments
Rapportindstillinger
Med dagsafslutningsrapporten kan du også oprette en saldorrport. For at saldorapporten skal være korrekt, skal du definere kontonumrene, der er tilknyttet hver betalingsmetode i Settings > Clinic location > Reporting. Derudover anbefales det, at du angiver indstillingerne som vist på billedet nedenfor.
Enable payment corrections on end of day reports : Denne indstilling anbefales ikke, fordi betalingsfejl ikke bør rettes i rapporten, men på den faktiske faktura, før rapporten oprettes.
Do not allow closing end of day report if there are draft invoices on selected time frame: Vælg denne indstilling, hvis du vil kunne oprette en rapport, hvor fakturakladder er inkluderet.
Use latest end of day report’s end time as the default start time : Denne indstilling anbefales. For at rapporten skal være korrekt og for at sikre, at du ikke overser nogen transaktioner, er det nemmest at bruge den seneste dagsrapports dato og tidspunkt for, hvornår den blev oprettet, som startpunkt for den næste rapport.
Forsikringsindstillinger
Gå til Settings > Clinic location > Insurance for at definere indstillingerne til funktionaliteten for forsikringskrav.
Allow adding insurance claims on finalized invoices anbefales ikke, og Allow adding insurance claims on draft invoices anbefales, fordi forsikringskrav kun bør sendes til forsikringsselskaber, når fakturaen stadig er i kladde-tilstand. Når klinikken modtager refusionen, kan fakturakladen afsluttes og betales delvist eller fuldt ud.
Derudover anbefales følgende indstillinger:
Kontonumre for rabatter
Det anbefales at have separate kontonumre til rabatter. Du kan have forskellige typer rabatter (medarbejderrabatter, rabatter på foder osv.), og hver type bør have sit eget rabatvarelink til et kontonummer til rabat. Rabatfunktionen kan bruges på forskellige måder, og det er vigtigt at bruge samme rutine hele tiden. Se også den følgende sektion om Fixed-Price Bundles.
Pakker med fast pris
Pakker kan nogle gange have en fast pris, fx for at tilbyde besparelser i forhold til at købe varerne separat. Pakker med fast pris bruger en 'fixed price item' til at håndtere prisforskellen.
Hvis du fx har en pakke til kastration/sterilisering for katte med fast pris, skal du oprette en fast pris-honorarvare. Når du opretter den faste pris-vare, skal du huske at tildele et kontonummer til varen. Varen vises ikke på fakturaen og bruges kun i rapporter til at vise den værdi, som dine kunder fik med den faste pris. Det hjælper dig med at holde styr på dine rabatter.