Følgende indstillinger hjælper dig med at administrere dine regnskabsdata og forbedre din finansielle rapportering. Vi anbefaler, at du tjekker disse indstillinger, før du opsætter finansielle integrationer.
Håndtering af kontonumre
At tilføje kontonumre til Provet-indstillingerne er en af de vigtigste ting at gøre, da kontonumre er afgørende for at generere rapporter, der er nøjagtige, dybtgående og giver et godt billede af din kliniks økonomi.
Tilføj alle de kontonumre, der bruges i dit regnskab, f.eks. moms, betalingsmetoder osv. Hvis du bruger et separat regnskabssystem, f.eks. Quickbooks eller Xero, skal du bruge de samme kontonumre som i dit regnskabssystem. Hvis du ikke bruger et eksternt regnskabssystem, kan du oprette dit eget kontonummersystem. Vi anbefaler, at du gør det i samarbejde med din revisor/CPA.
Tilføj kontonumre
Gå til Indstillinger > Organisation > Kontonummeradministration.
I afsnittet Kontonummerliste skal du vælge Tilføj.
Tilføj kontoen Nummer og en kort Beskrivelse.
Vælg Gem.
Aktivér validering af kontonummer
Alle varer skal altid have et kontonummer. Du kan aktivere kontonummervalidering for at kræve kontonumre, når du importerer nye varelister:
I Indstillinger > Organisation > Kontonummeradministration skal du vælge pennens knap ved siden af afsnittets overskrift for at åbne redigeringstilstanden og derefter markere afkrydsningsfeltet Aktiver validering af kontonummer i importør og gemme.
Moms/skatteadministration
På nogle markeder bruges der flere moms- og afgiftssatser. Forbind de moms-/afgiftsgrupper, du bruger, med dine kontonumre.
Gå til Indstillinger > Momshåndtering / Skattehåndtering:
For at tilføje en ny moms-/afgiftsgruppe skal du vælge Add.
For at forbinde en eksisterende moms-/skattegruppe med et kontonummer skal du vælge pen-knappen på moms-/skattegruppelinjen og tilføje kontonummeret i feltet Kontonummer.
Du kan arkivere de moms-/afgiftsgrupper, du ikke bruger, ved at vælge skraldespandsknappen på moms-/afgiftsgruppelinjen.
Betalingsmetoder
I Indstillinger > Organisation > Betalingsmetoder skal du forbinde de betalingsmetoder, du bruger, med kontonumre:
For at tilføje en ny betalingsmetode skal du vælge Add. For at forbinde en eksisterende betalingsmetode med et kontonummer skal du vælge knappen Pen på rækken med betalingsmetoder. Tilføj kontonummeret i feltet Kontonummer.
Bemærk
Betalingsmetodekoderne 0 - 15 er foruddefinerede i systemet. Du kan tilpasse navnene på disse betalingsmetoder (f.eks. ændre 'Kort' til 'Kreditkort'), men ikke ændre brugstypen (f.eks. fra kontanter til check).
Indstillinger for kupon/værdikupon
Hvis du bruger kuponer/rabatter, skal du gå til Indstillinger > Organisation > Kuponer og sørge for, at det kun er tilladt at tilføje betalinger med kuponer/rabatter på afsluttede fakturaer:
Vis/tillad tilføjelse af kuponer på færdigbehandlede fakturaer: Vælg denne indstilling for at vise kuponafsnittet på fakturasiden, når fakturaen er færdigbehandlet.
Vis/tillad tilføjelse af kuponer på kladdefakturaer: Vælg ikke denne indstilling. Kuponer/rabatter skal altid tilføjes efter færdiggørelse af fakturaen og før andre betalingsmetoder.
Indstillinger for forudbetaling og fakturakontonummer
I Settings > Clinic location > Account numbers skal du indstille følgende:
Aktivér brug af kontonumre: Vælg denne indstilling for at inkludere kontonummerfeltet i vareindstillingerne.
Kræv kontonumre: Vælg denne indstilling for at kræve kontonumre for varer.
I felterne Kontonummer for kan du vælge kontonumre for fakturaer, forudbetalinger og fakturaer fra forsikringsselskaber. Når man sender et forsikringskrav, kan det samlede fakturabeløb deles mellem kunden og forsikringsselskabet.
Anonymt salg
I Settings > Clinic location > Clinic location settings skal du vælge eller fravælge indstillingen Disallow anonymous sales afhængigt af, om du vil tillade salg til walk-ins og kunder, der ikke har en konto hos dig. Da tilbagebetalinger og returneringer er problematiske ved anonymt salg, anbefaler vi, at du opretter en klient til brug for anonymt salg.
Standardindstillinger for klinikplacering
Følgende indstillinger i Settings > Clinic location > Clinic location settings anbefales. Bemærk dog, at din kliniks behov kan variere. For eksempel er forudbetalinger valgfrie, men de hjælper med kreditnota-workflowet.
Aktivér automatisk låsning af regnskabsperiode: Låsning af regnskabsperioden er en valgfri indstilling, men anbefales for at forhindre tilbagedatering af betalinger.
Aktivér afrunding af fakturasummen: Hvis du beslutter dig for at bruge afrunding, skal varen til afrunding også have et kontonummer.
Datalogik for kreditnotaer: Kreditnotaer bør altid bruge dags dato som den aktuelle dato.
Antalsgrænse for kreditnota: En kreditnota bør ikke indeholde flere varelinjer end den oprindelige faktura. Derfor skal mængdebegrænsningen være aktiveret, så den oprindelige faktura og kreditnotaen udligner hinanden.
Fakturaindstillinger
I Settings > Clinic location > Invoices skal du indstille følgende:
Ingen betalinger før fakturadato: Vælg denne indstilling for at forhindre brugere i at tilbagedatere betalinger.
Inkluder sekundært ejernavn i oplysninger om fakturabetaler: Vælg denne indstilling, hvis du vil være i stand til at tilføje en anden betaler/klient på fakturaer.
I Præfiks for normale fakturaer og Præfiks for kreditnota kan du tilføje præfikser og tags, som vises i fakturaoverskrifterne for de forskellige typer fakturaer.
Fakturakopi
Hvis du vil udskrive flere kopier af fakturaer, kan du markere dem som kopier. Når du har udskrevet den originale faktura, markeres de næste udskrifter som kopier.
Gå til Indstillinger > Udskriftsindstillinger > Faktura og vælg Marker kopier.
Indstillinger for rapport ved dagens slutning
Det anbefales, at du altid opretter en slutrapport, når du lukker din klinik for dagen. For hospitaler, der er åbne 24/7, anbefales det, at du vælger et tidspunkt, der passer til din virksomhed og er ensartet fra dag til dag.
Denne rapport kan beskrives som en afstemningsrapport. Selv om betalingstyperne har en sum, kan du ignorere den og fokusere på at afstemme de enkelte betalingstypelinjer.
Bemærk
Sørg for, at muligheden for at vise betalingsmetoden i rapporten ved dagens afslutning er valgt for hver betalingsmetode i Indstillinger > Organisation > Betalingsmetoder: Vælg pen-knappen på en betalingsmetode-række for at redigere betalingsmetoden, og vælg afkrydsningsfeltet I slutningen af dagen. Læs mere om indstillinger for betalingsmetoder.
Rapporten kan eventuelt vises med et detaljeret layout ved hjælp af følgende indstillinger i Settings > Print Settings > End of day (vælg dem, du vil bruge):
Vis fakturaens samlede salg uden moms
Vis fakturaens samlede moms
Vis rabatter
Vis oversigt over debitorer/kreditorer
Vis forudbetalinger
Rapportindstillinger
Med dagsafslutningsrapporten kan du også oprette en saldorapport. For at saldorapporten skal være nøjagtig, skal du definere de kontonumre, der er knyttet til hver betalingsmetode i Indstillinger > Klinikplacering > Rapportering. Derudover anbefales det, at du definerer indstillingerne som vist på billedet nedenfor.
Aktiver betalingskorrektioner på dagsrapporter: Denne indstilling anbefales ikke, fordi betalingsfejl ikke bør rettes på rapporten, men på den faktiske faktura, før rapporten oprettes.
Tillad ikke afslutning af dagsrapport, hvis der er kladdefakturaer i den valgte tidsramme: Vælg denne indstilling, hvis du vil være i stand til at oprette en rapport med kladdefakturaer inkluderet.
Brug den seneste dagsrapports sluttidspunkt som standardstarttidspunkt: Denne indstilling anbefales. For at rapporten skal være nøjagtig og for at sikre, at du ikke overser nogen transaktioner, er det nemmest at bruge den sidste dato og det sidste klokkeslæt for, hvornår den sidste dagsafslutningsrapport blev oprettet, som udgangspunkt for den næste rapport.
Indstillinger for forsikring
Gå til Settings > Clinic location > Insurance for at definere indstillingerne for forsikringskravsfunktionen.
Allow adding insurance claims on finalised invoices anbefales ikke, og Allow adding insurance claims on draft invoices anbefales, fordi forsikringskrav kun bør sendes til forsikringsselskaber, når fakturaen stadig er i kladdetilstand. Når klinikken modtager refusionen, kan kladdefakturaen færdiggøres og betales helt eller delvist.
Derudover anbefales følgende indstillinger:
Rabatkontonumre
Det anbefales at have separate kontonumre til rabatter. Du kan have forskellige typer af rabatter (personalerabatter, madrabatter osv.), og hver type bør have sin egen rabatpost knyttet til et rabatkontonummer. Rabatfunktionen kan bruges på forskellige måder, og det er vigtigt at bruge den samme rutine hele tiden. Se også følgende afsnit på Fastprisbundter.
Bundter med fast pris
Bundter kan nogle gange have en fast pris, f.eks. for at tilbyde besparelser i forhold til at købe varerne separat. Bundterne med fast pris bruger en "fastprisvare" til at håndtere prisforskellen.
Hvis du f.eks. har en pakke til sterilisering af katte med en fast pris, skal du oprette en procedurepost med fast pris. Når du opretter en fastprisvare, skal du huske at tildele varen et kontonummer. Denne vare vises ikke på fakturaen og bruges kun i rapporter til at vise den værdi, som dine kunder har modtaget med den faste pris. Dette hjælper dig med at spore dine rabatter.