Du kan refundere en faktura ved at oprette en kreditnota. Kreditnotaer bruges til at rette afsluttede fakturaer i Provet. Disse dokumenter fungerer på samme måde som almindelige fakturaer, men er altid knyttet til en eksisterende faktura eller en anden kreditnota. Denne artikel giver et overblik over kreditnotaer og de forskellige muligheder for refundering i Provet, herunder hvordan du krediterer og refunderer en hel faktura eller kun en del af en faktura. Her finder du også oplysninger om alle de forskellige muligheder for kreditnotaer.
Hvad er kreditnotaer?
Kreditnotaer (også kaldet kreditnotaer) er handelsdokumenter, som sælgeren (din virksomhed) udsteder til køberen (dyreejeren). Du bruger kreditnotaer, når et salg er gennemført, og en faktura er afsluttet i Provet, men fakturaen skal rettes. Det kan for eksempel være, hvis en klient returnerer et produkt, eller hvis en vare er blevet faktureret forkert.
Afsluttede fakturaer kan ikke redigeres eller slettes af hensyn til god bogføringspraksis. Derfor skal du altid oprette en kreditnota, når en afsluttet faktura skal rettes – også selvom du opdager en fejl, før klienten har betalt, eller før der er tilføjet betalinger til fakturaen. Hvis der er en fejl på en afsluttet kreditnota, skal du på samme måde oprette en ny kreditnota for at rette fejlen.
I Provet ligner kreditnotaer almindelige fakturaer, men de er altid knyttet til en almindelig faktura eller en anden kreditnota.
Bemærk: Det er ikke muligt at oprette en kreditnota for en faktura, der indgår i en samlefaktura. Du kan dog tilbagekalde ubetalte samlefakturaer. Derefter kan du oprette kreditnotaer for de oprindelige fakturaer.
Krediteringsmuligheder i Provet
Åbn kreditnotadialogen i Provet ved at vælge knappen Kreditnota nederst på en afsluttet faktura. De tilgængelige funktioner afhænger af indstillingerne for afdeling og brugerens tilladelsesgruppe.
Fuld refundering
Med muligheden Krediter hele fakturaen kan du kreditere og refundere en hel faktura, for eksempel hvis en klient vil returnere alle varer på fakturaen. Arbejdsgangen for kreditering afhænger af, om der allerede er tilføjet betalinger til fakturaen, eller om fakturaen kun er afsluttet, og der endnu ikke er tilføjet betalinger.
Delvis refundering
Med muligheden Krediter nogle af varerne på fakturaen kan du kreditere og refundere en eller flere valgte varer på en faktura. Nogle gange kan en vare også refunderes delvist, for eksempel hvis du vil refundere klienten for en del af prisen på et honorar. Du kan også erstatte refunderede varer med andre varer. Bemærk, at det ikke er muligt at kreditere en del af fakturaen, hvis den har et forsikringskrav.
Kreditering og ny fakturering
Med muligheden Krediter fakturaen og opret ny fakturakladde kan du kreditere en faktura og oprette en ny faktura, når rækkerne på den oprindelige faktura er korrekte, men nogle af fakturaoplysningerne skal ændres. Det kan for eksempel være, hvis en klient har betalt fakturaen med sine personlige oplysninger, men efterfølgende ønsker, at fakturaen skal stå i virksomhedens navn. Denne mulighed krediterer den oprindelige faktura og opretter en ny fakturakladde, som du kan redigere for at rette oplysningerne.
Annullering eller rettelse af betalinger
Med muligheden Ret betalingsmetoder kan du annullere eller rette betalinger, hvis der er sket en fejl, for eksempel hvis der er valgt en forkert betalingsmetode. Det kan for eksempel være nødvendigt, hvis en klient har betalt kontant, men betalingen ved en fejl er blevet registreret som kort betaling. Dette opretter ikke en kreditnota.
Du kan også annullere og rette betalinger direkte på fakturasiden. Bemærk, at med integrerede betalingsterminaler kan du kun annullere en betaling direkte fra fakturasiden.
Du kan annullere betalinger og rette betalingsmetoder, hvis Aktiver annullering af betalinger er valgt under Afdelingens finansindstillinger, og du har brugertilladelsen Fortryd betalinger. Hvis klinikken ikke har aktiveret annullering af betalinger, kan du stadig ændre betalingsmetoden efter behov ved hjælp af kreditnotafunktionerne.
Udskrivning og e-mail af en kreditnota
Du kan udskrive eller sende en kreditnota til en klient via e-mail på samme måde som en almindelig faktura. På kreditnotasiden indeholder værktøjslinjen nederst på skærmen knapperne Send med E-mail og Udskriv. Vælg pilen ved siden af knappen Udskriv for at få flere udskriftsmuligheder.
Refundering via betalingsterminaler
Afhængigt af din integration til betalingsterminalen og opsætningen kan det være muligt at refundere via betalingsterminalen. Nogle gange er refundering dog ikke mulig, og du skal bruge en anden betalingsmetode til refunderinger. Med integrationer til betalingsterminaler kan du ikke bruge betalingsmetoden kort betaling på kreditnotaer. Du skal i stedet oprette en anden betalingsmetode i Provet-indstillingerne.
Se Provet Pay betalinger og refunderinger for at få oplysninger om refundering af betalinger med Provet Pay.
Se Refundering af betalinger med Gravity-integrationen for at få oplysninger om refundering af betalinger med Gravity Payments-integrationen.