Denne artikel forklarer, hvordan du refunderer eller annullerer en standardindbetaling. Refundér en indbetaling, når pengene reelt skal tilbage til klienten. Annullér en indbetaling, hvis den blev registreret ved en fejl og slet ikke er blevet brugt. Du kan refundere en enkelt indbetaling eller flere valgte indbetalinger. Se de separate artikler, der er linket til nedenfor, om refundering af kortbetalinger via Provet Pay og indbetalinger via Gravity Payments.
Refundér en enkelt indbetaling
Gå til fanen Fakturering på klientens side.
Under Indbetalinger skal du vælge knappen med tre prikker på rækken for indbetalingen.
Vælg Se detaljer.
Vælg Refundering.
Vælg en Betalings type, og tilføj eventuelt en beskrivelse (kan være påkrævet).
Tjek summen og datoen, og vælg Gem. Du kan kun ændre datoen, hvis Tillad valg af dato ved refundering af indbetaling er valgt under Afdelingens finansindstillinger.
Refundér valgte indbetalinger
Gå til fanen Fakturering på klientens side.
Under Indbetalinger skal du vælge de rækker med indbetalinger, du vil refundere.
Nederst på skærmen vises en bjælke med antallet af valgte indbetalinger. Vælg Handlinger > + Refunder valgte indbetalinger. Der åbnes en dialogboks.
Vælg en Betalings type, og tilføj eventuelt en beskrivelse (kan være påkrævet).
Vælg Refundering.
Se Refundér en indbetaling til et Provet Pay-kort for at refundere indbetalinger til et Provet Pay-kort, der er gemt for klienten. Se Behandling af indbetalinger for at refundere indbetalinger til klientens betalingskort via Gravity Payments-integrationen.
Annullér en indbetaling
Du kan kun annullere en indbetaling, når den slet ikke er brugt. Hvis noget af den allerede er brugt, skal du refundere den i stedet.
Notat: Muligheden for at annullere indbetalinger bliver gradvist gjort tilgængelig. Den vises, når den bliver tilgængelig for din klinik.
Gå til fanen Fakturering på klientens side.
Under Indbetalinger skal du vælge knappen med tre prikker på rækken for indbetalingen.
Vælg Annuller indbetaling i rullemenuen.
Kontrollér beløbet og datoen, og vælg derefter Annuller indbetaling for at bekræfte (eller Bevar indbetaling for at gå tilbage).
Annulleringen opretter en tilbageførselspost og ændrer indbetalingens status til 'Annulleret'. Perioder med finansiel låsning gælder på samme måde som ved annullering af andre betalinger.
Notat: Aflysningsdatoen er som standard indbetalingens egen dato, så begge poster falder i samme dagsafslutningsperiode. For en indbetaling fra en tidligere bogføringsperiode er dags dato standarden. Med de rette tilladelser kan du ændre datoen inden for dette interval.
Fjern en indbetaling, der er registreret ved en fejl
Der kan ved en fejl blive registreret en ekstra indbetaling på en klients konto, for eksempel:
En kreditnota blev overført til indbetalinger, men kreditnotaen blev derefter afsluttet med en anden betalingsmetode.
En indbetaling blev tilføjet på klientens konto, men blev aldrig betalt.
Fjern indbetalingen ved at annullere den som beskrevet under Annullér en indbetaling. Hvis annullering endnu ikke er tilgængelig for din klinik, eller hvis en del af indbetalingen er blevet brugt, skal du refundere den i stedet. Brug samme betalingsmetode som ved den oprindelige betaling, så dagsafslutningsrapporten og bogføringen bliver korrekte. Hvis du kan angive refusionsdatoen, skal du vælge den ud fra jeres arbejdsgange, for eksempel datoen, hvor indbetalingen blev tilføjet, eller dags dato. Tilføj en beskrivelse af, hvorfor du fjerner indbetalingen.