Årsager til aftaler giver dig mulighed for at definere formålet og de specifikke detaljer for forskellige typer aftaler i Provet. Denne artikel forklarer, hvordan du kan opsætte, redigere og slette årsager.
Tilføj årsager til aftaler
Vælg afdelingsnavnet (øverst til venstre), og gå derefter til Indstillinger > Liste og skabeloner > Årsager
I sektionen Årsager skal du vælge Tilføj og udfylde oplysningerne om årsagen til aftalen i dialogen Opret Årsag til henvendelse.
Påkrævet information:
Navn: Årsagsnavnet vises for både Provet-brugere og dine klienter.
Varighed: Indstillingen for varighed definerer standardvarigheden for aftalen, når denne årsag bruges. Varigheden angives i minutter. I online booking tilbydes klienten en liste over tilgængelige starttidspunkter for aftalen baseret på årsagen, og aftalens varighed indstilles automatisk. Varigheden kan ændres senere af klinikken i aftalekalenderen, hvis det er nødvendigt.
Årsagsgruppe: Vælg årsagsgruppen for årsagen. I online booking, hvis klinikken har oprettet flere årsagsgrupper, vælger klienterne en årsagsgruppe, før de vælger en årsag til aftale. Hvis der kun er én årsagsgruppe tilgængelig, vælger klienterne direkte årsagen til aftalen. Se hvordan du tilføjer årsagsgrupper til aftaler.
Tillad online booking af ressourcer: Markér afkrydsningsfeltet, så årsagstypen også kan bookes til ressourcer (såsom rum eller udstyr), der har online booking aktiveret. Hvis feltet ikke er markeret, er årsagen kun tilgængelig til online booking med personale, ikke med ressourcer.
Aftalebekræftelse og indstillinger for påmindelse:
Disse indstillinger bruges til aftaler, når denne årsag er valgt for en aftale. Hvis du ikke angiver indstillinger, der er specifikke for årsagen, bruges ikke-årsagsspecifikke standardindstillinger for aftalepåmindelser.
Instruktioner: Du kan tilføje en brugerdefineret tekst, som indgår i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne for denne årsag til aftale (udover den generelle e-mail hilsen tekst, der er defineret i standardindstillingerne).
Tip: Du kan også bruge flettefelter i instruktionerne, for eksempel til automatisk at indsætte patientens navn i teksten (fx "Ingen foder eller vand til [[patient_name]] 6 timer før aftalen.").
E-mail besked: Vælg, om du kun vil bruge den generelle instruktionstekst, der er tilføjet i feltet Instruktioner, til både bekræftelses- og påmindelsesbeskederne, eller om du vil tilføje yderligere instruktioner til bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Tilføj de ekstra tekster i felterne.
Påmindelses-e-mail: Konfigurér knappen til opfordring-til-handling (CTA), og tilføj formularer til påmindelses-e-mails:
Tip: En opfordring-til-handling-knap (CTA) er et klikbart UI-element, der er designet til at få din klient til at foretage en bestemt handling. Hvis den er markeret, tilføjes denne knap til påmindelses-e-mailen og placeres over aftaleoversigten i e-mailen.Vælg afkrydsningsfeltet Inkluder en opfordring-til-handling-knap i påmindelses-e-mailen. Du kan konfigurere, hvordan knappen vises. For at konfigurere knappen skal du definere Tekst til knap for at bestemme den etiket, brugere ser, og Link til knap for at angive den webadresse, som klienter sendes til. Du skal også vælge Knap stil og vælge mellem den primære løsning, som bruger klinikkens temafarve med hvid tekst, eller den sekundære løsning, som bruger en hvid baggrund med farvede rammer og tekst.
Du kan også vælge afkrydsningsfeltet Inkluder formular-knap under udvælgelsen af påmindelses-e-mailen. Når den er valgt, skal du indtaste knapteksten og vælge Formularkilde (enten en Provet PDF formular eller et eksternt link). For Provet-formularer skal du vælge blandt dropdown-listen over tilgængelige klient- eller patient-PDF-formularer. Den vedhæftede formular sendes sammen med aftalebekræftelsen og påmindelsen og vil være synlig i konsultationen, når den er gennemført med en E-signatur (hvis tilgængelig). Den udfyldte formular vil være synlig på konsultationssiden og gemmes i klientens og patientens journaler, selv hvis aftalen senere bliver annulleret.
SMS besked: Vælg, om du vil bruge de ikke-årsagsspecifikke standard påmindelses- og bekræftelsesbeskeder via SMS, eller om du vil tilføje årsagsspecifikke beskeder. Tilføj de årsagsspecifikke beskeder i felterne. Beskedteksterne kan være op til 1000 tegn lange, opdelt i flere SMS-beskeder. Beskedfelterne viser antallet af brugte tegn og antallet af beskeder, teksten er opdelt i. Hver separat SMS-besked bruger en SMS kredit.
Forhindre afsendelse af påmindelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mail-påmindelser, SMS-påmindelser eller alle påmindelser, når denne årsag bruges.
Forhindre afsendelse af bekræftelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mail-bekræftelser, SMS-bekræftelser eller alle bekræftelser, når denne årsag bruges.
Ekskluderet fra aftalepåmindelser og aftalebekræftelser: Du kan vælge Aftale tid og/eller Dyrlæge, som skal ekskluderes fra aftaleoplysninger i bekræftelses- og påmindelsesbeskeder.
Afsendelse af aftalepåmindelse før: Klik Tilføj påmindelse for at få vist denne indstilling. Tilføj hvor mange timer eller dage før de planlagte aftalers påmindelser sendes til klienterne for denne årsag til aftale. Den næste indstilling definerer, om dette antal er timer eller dage. Du kan angive flere aftalepåmindelser inden for en Årsag.
Aftalepåmindelsers afsendelsestid/typer: Vælg, om påmindelserne sendes i timer eller dage før aftalerne.
Aftalepåmindelse specifik sendetid: Hvis du valgte indstillingen "dage", skal du angive den specifikke tid på dagen, hvor påmindelserne sendes.
Bemærk: Hvis du ændrer e-mail- og/eller SMS-teksterne og også ønsker at opdatere dem for alle ikke-sendte påmindelsesbeskeder for eksisterende aftaler for denne årsagstype, skal du vælge knappen Opdater aftaler / Aftale reminders. Hvis du ikke vælger denne knap og kun gemmer dine ændringer, gælder ændringerne kun for nye aftaler, der oprettes efter opdateringen.
Øvrige oplysninger:
Farve: Du kan angive en farve, der bruges for årsagen i aftalekalenderen. Denne indstilling bruges ikke i kommunikationen med kunder.
Specifikt personale til årsagen: Du kan vælge personale, hvis aftaler med denne årsag kan bookes for. Det hjælper med at sikre, at klienter booker aftaler med den rigtige dyrlæge, sygeplejerske eller det rigtige team afhængigt af problemet. Hvis du ikke vælger nogen, er alt personale tilgængeligt.
Tilgængelig online: Bemærk: Hvis du vil have denne årsag tilgængelig for online booking, skal du sørge for, at denne indstilling er markeret. Med Tilgængelig fra og Til kan du definere et tidsrum i løbet af dagen, hvor denne årsag er tilgængelig i online booking. Bemærk, at denne indstilling fungerer sammen med indstillingen for varighed, og at varigheden skal ligge helt inden for det tilgængelige tidsrum. Hvis det for eksempel er defineret, at det tilgængelige tidspunkt er fra 10 til 12, og varigheden er sat til 60 minutter, og kalenderens tidskotes størrelse er 15 minutter, vil de tilgængelige tidspunkter for klienterne være 10:00, 10:15, 10:30, 10:45 og 11:00.
Standardressourcer, standard varer og Kliniske noter: Du kan vælge ressourcer, ydelser og en klinisk note tekstskabeloner, som tilføjes til konsultationen automatisk, når denne årsag bruges. Det hjælper med at standardisere almindelige aftaler og gør konsultationsworkflowet hurtigere. Bemærk, at du også kan forbedre dit workflow ved at bruge Ordinationslister. Med ordinationslister kan du gruppere sæt af varer, som rutinemæssigt bruges sammen, og oprette en samlet prissætnings- og faktureringsstruktur til dem.
Bemærk: Standard varer kan ikke bruges, hvis der bruges flere lokationer (afdelinger) med forskellige vare lister, og årsagsgrupper er delt på tværs af virksomheden.Planlægningstyper: Du kan vælge de vagtplanstyper, som denne årsag kan bruges med. Hvis du ikke vælger nogen, kan årsagen bruges med alle vagtplanstyper. Bemærk, at indstillingen for vagtplanstype fungerer synkron med indstillingen for årsagstype i vagtindstillinger, dvs. at når du foretager ændringer ét sted, bliver de tilsvarende indstillinger også opdateret det andet sted. For at anvende indstillingen på eksisterende vagtplaner skal du vælge afkrydsningsfeltet Opdatere eksisterende vagtplaner. Bemærk, at opdatering ikke annullerer eventuelle eksisterende aftaler, der kan være i konflikt med indstillingen.
Art (kun tilgængelig når indstillingen for afdelingslokation Aktiver artsspecifikke årsagskoder er aktiveret): Du kan tilføje specifikke arter, som denne årsagstype er tilgængelig for i online booking. Hvis du ikke vælger noget, er årsagstypen tilgængelig for alle arter.
Spørgsmål ved forhåndsregistrering: Hvis det er aktiveret i spørgsmål ved forhåndsregistrering, kan du definere spørgsmål til klienterne, som de skal besvare, når de selv foretager indtjekning. Da spørgsmålene defineres i årsagsindstillingerne, kan du tilføje specifikke spørgsmål til forskellige årsager til aftaler, som relaterer sig til aftalens karakter. Vælg knappen Check-in question(s) og skriv spørgsmålet i feltet Spørgsmål. Vælg knappen igen for at tilføje flere spørgsmål. For at fjerne et spørgsmål skal du vælge papirkurv-knappen på rækken for spørgsmålet.
Når du er klar, skal du vælge Gem for at tilføje årsagen.
Rediger eller slet en årsag
Vælg afdelingsnavnet (øverst til venstre), og gå derefter til Indstillinger > Liste og skabeloner > Årsager
I sektionen Årsager skal du vælge:
Ved sletning: Papirkurv-knappen på årsagsrækken.
Ved redigering: Blyant-knappen på årsagsrækken.
Bekræft handlingen (Gem eller Slet).