Standardindstillinger
Disse indstillinger gælder som standard for alle aftaler, men du kan også definere påmindelsesindstillinger for årsag til aftale.
For at redigere disse indstillinger skal du gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Aftaleindstillinger.
Aftalepåmindelser sendt før: Angiv, hvor mange timer eller dage før påmindelser sendes for planlagte aftaler. Den følgende indstilling angiver, om det er timer eller dage.
Aftalepåmindelser afsendelsestid/typer: Vælg, om påmindelser sendes timer eller dage før aftaler.
Påmindelse specifik sendetid for aftale: Hvis du valgte "dage"-muligheden, skal du angive den konkrete tid på dagen, hvor påmindelserne sendes.
Eksempel: Med indstillingerne "2", "Dage" og "9:00" sendes en påmindelse 2 dage før aftalen kl. 9:00.
Bemærk: Du kan tilføje flere påmindelsesregler for en enkelt aftale.
E-mailindstillinger og SMS-indstillinger
Du kan vælge, om bekræftelses- og påmindelsesbeskeder sendes via e-mail, SMS (tekstbesked) eller begge dele.
For e-mailbeskeder kan du vælge, om du vil inkludere aftalens varighed (hvis den ikke er valgt, medtages kun starttidspunktet) samt tilføje et kort og rutevejledning. Du kan tilføje tekst til e-mailens hilsen samt yderligere tekst til nye klienter og yderligere instruktioner til bekræftelsesbeskeder og påmindelser.
Tilsvarende kan du tilføje tekst til SMS-bekræftelsesbeskeden, yderligere tekst til nye klienter og tekst til påmindelser.
Du kan skrive direkte i felterne eller bruge tekstskabeloner, hvis de er tilgængelige.
Bemærk: Når du ændrer e-mail- og/eller SMS-bekræftelses- eller påmindelsestekster, vises der en bekræftelsesbesked, hvor du bliver spurgt, om du vil opdatere ændringerne til alle ikke-sendte beskeder for eksisterende aftaler, der ikke har en årsagstype. Vælg Ja for at opdatere ikke-sendte beskeder eller Nej for kun at anvende dine ændringer på nye aftaler.
Indstillinger for aftaleårsag
Når der er angivet bekræftelses- og påmindelsesindstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag, bliver de brugt til bekræftelses- og påmindelsesbeskeder i stedet for standardindstillingerne. Hvis du ikke angiver indstillinger specifikt for aftaleårsagen, bruges standardindstillingerne for den pågældende aftaleårsag.
For at redigere denne indstilling skal du gå til Indstillinger > Lister & skabeloner > Årsager.
Instruktioner: Du kan tilføje en brugerdefineret tekst, der medtages i bekræftelses- og påmindelsesbeskeder for denne aftaleårsag (ud over den generelle e-mail-hilsen, der er defineret i standardindstillingerne).
Tip: Du kan også bruge flettefelter i instruktionerne, fx for automatisk at tilføje patientens navn i teksten (fx "Intet foder eller vand til [[patient_name]] 6 timer før aftalen.").
E-mail besked: Vælg, om du kun vil bruge den generelle instruktionstekst, der er tilføjet i feltet Instruktioner, til både bekræftelses- og påmindelsesbeskeder, eller om du vil tilføje yderligere instruktioner til bekræftelses- og påmindelsesbeskeder. Tilføj de ekstra tekster i felterne.
Påmindelses-e-mail: Konfigurer opfordring-til-handling-knappen (CTA), og tilføj formularer til påmindelses-e-mails:
Tip: En opfordring-til-handling-knap (CTA) er et klikbart UI-element, der er designet til at opfordre din klient til at udføre en bestemt handling. Hvis den er valgt, bliver knappen tilføjet til påmindelses-e-mailen og ligger over Aftaleoversigt i e-mailen.
Vælg afkrydsningsfeltet Inkluder en opfordring-til-handling-knap i påmindelses-e-mailen. Du kan konfigurere, hvordan knappen vises. For at konfigurere knappen skal du definere Tekst til knap for at bestemme den etiket, brugerne ser, og Link til knap for at angive den webadresse, som klienter sendes til. Du skal også vælge en Knap stil og vælge mellem den primære mulighed, der bruger klinikkens temas farve med hvid tekst, eller den sekundære mulighed, der bruger en hvid baggrund med farvede rammer og tekst.
Du kan også vælge afkrydsningsfeltet Inkluder formular-knap under valgene for påmindelses-e-mailen. Når den er valgt, skal du indtaste knapteksten og vælge Formularkilde (enten en Provet PDF-formular eller et eksternt link). For Provet-formularer skal du vælge i dropdown-listen over tilgængelige klient- eller patient-PDF-formularer. Den vedhæftede formular sendes sammen med aftalebekræftelsen og påmindelsen og bliver synlig i konsultationen, når den er færdiggjort med en e-signatur (hvis tilgængelig). Den udfyldte formular bliver synlig på konsultationssiden og gemmes i klient- og patientregistrene, selv hvis aftalen senere bliver annulleret.
SMS besked: Vælg, om du vil bruge standard-SMS-bekræftelses- og påmindelsesbeskeder uden årsagsspecifikke tekster, eller om du vil tilføje beskeder, der er specifikke for årsagen. Tilføj de årsagsspecifikke beskeder i felterne. Beskedteksterne kan være op til 1000 tegn lange og opdelt i flere SMS-beskeder. Beskedfelterne viser antallet af brugte tegn og antallet af beskeder, som teksten er opdelt i. Hver enkelt SMS-besked bruger et SMS-kredit.
Forhindre afsendelse af påmindelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mail-påmindelser, SMS-påmindelser eller alle påmindelser, når denne årsag bruges.
Forhindre afsendelse af bekræftelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af e-mail-bekræftelser, SMS-bekræftelser eller alle bekræftelser, når denne årsag bruges.
Undlad ved aftalepåmindelser og aftalebekræftelser: Du kan vælge Aftale tid og/eller Dyrlæge til at blive udeladt fra aftaleoplysningerne i bekræftelses- og påmindelsesbeskeder.
Aftalepåmindelser sendt før: Vælg Tilføj påmindelse for at vise denne indstilling. Angiv, hvor mange timer eller dage før planlagte aftalers påmindelser sendes til klienter for denne aftaleårsag. Den næste indstilling definerer, om dette antal er timer eller dage. Du kan oprette flere aftalepåmindelser under en Årsag.
Aftalepåmindelser afsendelsestid/typer: Vælg, om påmindelser sendes timer eller dage før aftaler.
Påmindelse specifik sendetid for aftale: Hvis du valgte "dage"-muligheden, skal du angive den konkrete tid på dagen, hvor påmindelserne sendes.
Bemærk: Hvis du ændrer e-mail- og/eller SMS-tekster og også vil opdatere dem til alle ikke-sendte Påmindelser og bekræftelser for eksisterende aftaler for denne årsagstype, skal du vælge knappen Opdater aftaler / Aftale reminders. Hvis du ikke vælger denne knap og kun gemmer dine ændringer, bliver ændringerne kun anvendt på nye aftaler, der er oprettet efter opdateringen.
Indstillinger for online booking
Hvis online booking bruges i Provet, er følgende indstillinger tilgængelige for aftaler, som klienter booker på din online booking-side. Derudover bruges standard- og årsagsspecifikke bekræftelses- og påmindelsesbeskedindstillinger til online booking (fx afsendelsestiden for påmindelser).
For at redigere disse indstillinger skal du gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking.
Vis ikke varighed til klienterne: Når den er valgt, vises aftalens varighed ikke i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Kun starttidspunktet medtages.
Vis ikke dyrlæge navn til klienterne: Når den er valgt, vises navnet på den medarbejder, der er ansvarlig for aftalen, ikke i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne.
E-mail besked: I dette felt kan du tilføje en besked, der bruges i bekræftelses-e-mailbeskeder, som sendes til klienter, når de booker en aftale online.
Send SMS bekræftelse: Når den er valgt, sendes der en SMS-bekræftelsesbesked til klienter, når de booker en aftale online. Beskedteksten defineres i standardindstillingerne eller i årsagsspecifikke indstillinger.
Send E-mail kopi til afdeling: Når den er valgt, sendes der en kopi af klientens bekræftelses-e-mailbesked til e-mailadressen for den afdeling, hvor klinikken er.
Befræft onlinebookinger som standard: Når den er valgt, bliver aftaler booket via online booking automatisk bekræftet. Hvis du vil have, at klienter aktivt bekræfter deres aftale via et bekræftelseslink eller en knap, skal du sørge for, at denne indstilling ikke er valgt.
Aftalebekræftelse og annullering via link
Du kan inkludere et bekræftelseslink eller en knap i enhver aftale-e-mail eller SMS, så klienter kan bekræfte eller annullere deres aftale direkte fra beskeden. Det fungerer for alle aftaler, ikke kun dem, der er booket via online booking.
For at tilføje et bekræftelseslink eller en knap skal du tilføje et af følgende flettefelter i din beskedskabelon:
[[appointment_confirmation_url]] — indsætter et link i ren tekst
[[appointment_confirmation_button]] — indsætter en klikbar knap med teksten "Bekræft aftale"
Bemærk: Flettefeltet tjekkes hver gang en besked sendes. Det indsætter kun et link eller en knap, hvis aftalen stadig ikke er bekræftet på det tidspunkt. Hvis aftalen allerede er bekræftet, vises der ikke noget link eller knap i beskeden.
Når klienten vælger linket eller knappen, sendes de til en side, der viser deres aftaledetaljer, hvor de kan bekræfte eller annullere aftalen. Annulleringsmuligheden vises kun, hvis Tillad klient at aflyse aftaler er aktiveret under Indstillinger > Generel > Afdeling > Klient Interaktioner.
Flettefelterne kan tilføjes i følgende felter:
E-mail hilsen tekst (Aftaleindstillinger)
E-mail bekræftelse yderligere instruktioner (Aftaleindstillinger)
E-mail påmindelse yderligere instruktioner (Aftaleindstillinger)
SMS bekræftelse tekst (Aftaleindstillinger)
SMS påmindelse tekst (Aftaleindstillinger)
SMS bekræftelse & påmindelse tekst (Årsag til henvendelse)
E-mail besked (Online booking aftaleindstillinger)
Eksempel: Workflow til online booking
En almindelig måde at bruge denne funktion på er med online booking, hvor du ønsker, at klienter aktivt bekræfter deres aftale efter booking. Her er et eksempel på, hvordan du kan gøre:
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Klient Interaktioner, og vælg Tillad klient at aflyse aftaler.
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking, og sørg for, at Befræft onlinebookinger som standard ikke er valgt. Hvis denne indstilling er aktiveret, er aftalerne allerede bekræftet, før beskeden sendes, så der vises ingen link eller knap i beskeden.
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking > E-mail besked, og tilføj et af følgende flettefelter i e-mailens beskedskabelon: [[appointment_confirmation_url]] for et link i ren tekst eller [[appointment_confirmation_button]] for en klikbar knap.
Vælg Gem.
Klienten modtager nu et link eller en knap i sin bekræftelses-e-mail, så de kan bekræfte eller annullere deres aftale.
E-mail bekræftelse, hvor flettefeltet [[appointment_confirmation_button]] er tilføjet:
Bkræftelsessiden, hvor klienten kan bekræfte eller annullere deres aftale:
