Brug indstillingerne for aftalebekræftelser og -påmindelser til at styre, hvornår klienter får beskeder om deres aftaler, og hvad beskederne indeholder. Standardindstillingerne gælder for alle aftaler. Indstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag, erstatter standardindstillingerne for aftaler med den pågældende årsag, og onlinebooking har nogle ekstra indstillinger.
Standardindstillinger
Standardindstillinger for bekræftelser og påmindelser gælder for alle aftaler, men du kan også angive indstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag.
Rediger indstillingerne under Indstillinger > Generel > Afdeling > Aftaleindstillinger.
Afsendelse af aftalepåmindelse: Angiv, hvor mange timer eller dage før bookede aftaler påmindelser skal sendes. Den næste indstilling bestemmer, om tallet angiver timer eller dage.
Type af afsendelsestidspunkt for aftalepåmindelser: Vælg, om påmindelser skal sendes timer eller dage før aftaler.
Aftalepåmindelse specifik sendetid: Hvis du har valgt indstillingen 'dage', skal du angive det præcise tidspunkt på dagen, hvor påmindelserne skal sendes.
Eksempel: Med indstillingerne '2', 'Dage' og '9:00' sendes en påmindelse 2 dage før aftalen kl. 9:00.
Bemærk: Du kan tilføje flere regler for påmindelser for én aftale.
Email indstillinger og SMS indstillinger
Du kan vælge, om bekræftelser og påmindelser skal sendes via e-mail, SMS (tekstbesked) eller begge dele.
For e-mailbeskeder kan du vælge, om aftalens varighed skal med (hvis du ikke vælger dette, vises kun starttidspunktet), og om der skal tilføjes et kort og rutevejledning. Du kan tilføje tekst til e-mailhilsenen, ekstra tekst til nye klienter samt yderligere instruktioner til bekræftelser og påmindelser.
På samme måde kan du tilføje tekst til SMS-bekræftelsen, ekstra tekst til nye klienter og tekst til påmindelser.
Du kan skrive direkte i felterne eller bruge tekstskabeloner, hvis de er tilgængelige.
Bemærk: Når du ændrer teksten til bekræftelser eller påmindelser via e-mail eller SMS, vises en bekræftelsesbesked, hvor du bliver spurgt, om du vil opdatere ændringerne i alle ikke-sendte beskeder for eksisterende aftaler, der ikke har en årsagstype. Vælg Ja, hvis du vil opdatere ikke-sendte beskeder, eller Nej, hvis ændringerne kun skal gælde for nye aftaler.
Indstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag
Indstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag, erstatter standardindstillingerne for aftaler med den pågældende årsag. Hvis en årsag ikke har specifikke indstillinger, bruges standardindstillingerne.
Rediger disse indstillinger under Indstillinger > Lister & Skabeloner > Årsager.
Instruktioner: Du kan tilføje brugerdefineret tekst, som inkluderes i bekræftelser og påmindelser for denne aftaleårsag (ud over den generelle tekst til e-mailhilsenen, der er angivet i standardindstillingerne).
Tip: Du kan også bruge flettefelter i instruktionerne, for eksempel til automatisk at indsætte patientens navn i teksten: "Intet foder eller vand til [[patient_name]] 6 timer før aftalen."E-mail besked: Vælg, om den generelle instruktionstekst i feltet Instruktioner skal bruges til både bekræftelser og påmindelser, eller om du vil tilføje yderligere instruktioner til bekræftelser og påmindelser. Tilføj den ekstra tekst i felterne.
Påmindelses-e-mail: Konfigurer opfordring-til-handling-knappen (CTA), og tilføj formularer til påmindelses-e-mails.
Tip: En opfordring-til-handling-knap (CTA) er et klikbart element i brugerfladen, der opfordrer klienten til at udføre en bestemt handling. Hvis knappen vælges, tilføjes den i påmindelses-e-mailen over aftaleoversigten.Markér afkrydsningsfeltet Inkluder en opfordring-til-handling-knap i indstillingerne for påmindelses-e-mailen. Du kan konfigurere, hvordan knappen vises. Angiv Tekst til knap for at bestemme den tekst, brugerne ser, og Link til knap for at angive den webadresse, klienterne sendes til. Du skal også vælge en Knap stil: enten den primære indstilling, som bruger klinikkens temafarve med hvid tekst, eller den sekundære indstilling, som bruger hvid baggrund med farvede kanter og tekst.
Du kan også markere afkrydsningsfeltet Inkluder formular-knap under indstillingerne for påmindelses-e-mailen. Når feltet er markeret, skal du indtaste knapteksten og vælge Formularkilde (enten en Provet PDF-formular eller et eksternt link). For Provet-formularer skal du vælge på listen over tilgængelige PDF-formularer til klienter eller patienter. Den vedhæftede formular sendes sammen med aftalebekræftelsen og påmindelsen og vises i konsultationen, når den er udfyldt og underskrevet med e-signatur (hvis tilgængelig). Den udfyldte formular vises på konsultationssiden og gemmes i klientens og patientens journaler, også hvis aftalen senere annulleres.
SMS besked: Vælg, om standardbeskederne for SMS-bekræftelser og -påmindelser, som ikke er specifikke for en årsag, skal bruges, eller om du vil tilføje beskeder, der er specifikke for årsagen. Tilføj de årsagsspecifikke beskeder i felterne. Beskederne kan være op til 1000 tegn lange og fordeles på flere SMS-beskeder. Beskedfelterne viser antal tegn og antal beskeder, som teksten er fordelt på. Hver enkelt SMS-besked bruger en SMS-kredit.
Forhindre afsendelse af påmindelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af påmindelser via e-mail, SMS eller alle påmindelser, når denne årsag bruges.
Forhindre afsendelse af bekræftelse som standard: Du kan deaktivere afsendelse af bekræftelser via e-mail, SMS eller alle bekræftelser, når denne årsag bruges.
Undlad ved aftalepåmindelser og aftalebekræftelser: Du kan vælge Aftale tid, Dyrlæge eller begge dele, som skal udelades fra aftaleoplysningerne i bekræftelser og påmindelser.
Afsendelse af aftalepåmindelse: Vælg +Tilføj påmindelse for at få vist denne indstilling. Angiv, hvor mange timer eller dage før bookede aftaler klienterne skal have påmindelser om aftaler med denne årsag. Den næste indstilling bestemmer, om tallet angiver timer eller dage. Du kan angive flere aftalepåmindelser for en årsag.
Type af afsendelsestidspunkt for aftalepåmindelser: Vælg, om påmindelser skal sendes timer eller dage før aftaler.
Aftalepåmindelse specifik sendetid: Hvis du har valgt indstillingen 'dage', skal du angive det præcise tidspunkt på dagen, hvor påmindelserne skal sendes.
Aftalebekræftelser og -påmindelser via e-mail viser altid aftaleårsagen i aftaleoversigten. Årsagen kan ikke skjules i e-mails. Hvis du ikke vil have aftaleårsagen med i SMS-beskeder, skal du bruge indstillingen SMS besked for årsagen. Vælg årsagsspecifikke beskeder, og skriv bekræftelses- og påmindelsestekster, der ikke nævner årsagen.
Bemærk: Hvis du ændrer e-mail- eller SMS-teksterne og også vil opdatere dem i alle ikke-sendte bekræftelses- og påmindelsesbeskeder for eksisterende aftaler med denne årsagstype, skal du vælge knappen Opdater aftaler / Aftale reminders. Hvis du ikke vælger denne knap, men kun gemmer ændringerne, gælder ændringerne kun for nye aftaler, der oprettes efter opdateringen.
Indstillinger for onlinebooking
Indstillingerne for onlinebooking gælder for aftaler, som klienter booker på din onlinebookingsside. Standardindstillingerne og de indstillinger, der er specifikke for en aftaleårsag, f.eks. tidspunktet for afsendelse af påmindelser, gælder også for onlinebookinger.
Rediger disse indstillinger under Indstillinger > Generel > Afdeling > Onlinebooking.
Vis ikke varighed til klienterne: Når denne indstilling er valgt, vises aftalens varighed ikke i bekræftelser og påmindelser. Kun starttidspunktet vises.
Vis ikke dyrlæge navn til klienterne: Når denne indstilling er valgt, vises navnet på den medarbejder, der er ansvarlig for aftalen, ikke i bekræftelser og påmindelser.
E-mail besked: Her kan du tilføje en besked, som bruges i bekræftelses-e-mails til klienter, når de booker en aftale online.
Send SMS bekræftelse: Når denne indstilling er valgt, sendes en SMS-bekræftelse til klienter, når de booker en aftale online. Beskedteksten angives i standardindstillingerne eller i indstillingerne for den specifikke aftaleårsag.
Send e-mailkopi til afdeling: Når denne indstilling er valgt, sendes en kopi af klientens bekræftelses-e-mail til afdelingens e-mailadresse.
Bekræft onlinebookinger som standard: Når denne indstilling er valgt, bekræftes aftaler, der bookes via onlinebooking, automatisk. Hvis du vil have, at klienterne selv bekræfter aftalen via et bekræftelseslink eller en knap, skal du sørge for, at denne indstilling ikke er valgt.
Bekræftelse og annullering af aftaler via link
Du kan tilføje et bekræftelseslink eller en knap i alle aftale-e-mails eller SMS-beskeder, så klienterne kan bekræfte eller annullere aftalen direkte fra beskeden. Dette gælder for alle aftaler, ikke kun dem, der er booket via onlinebooking.
Tilføj en af følgende pladsholdere i beskedskabelonen for at indsætte et bekræftelseslink eller en knap:
[[appointment_confirmation_url]] — indsætter et almindeligt tekstlink
[[appointment_confirmation_button]] — indsætter en klikbar knap med teksten "Bekræft aftale"
Bemærk: Pladsholderen kontrolleres, hver gang en besked sendes. Et link eller en knap indsættes kun, hvis aftalen stadig ikke er bekræftet på det tidspunkt. Hvis aftalen allerede er bekræftet, vises der ikke noget link eller nogen knap i beskeden.
Når klienten vælger linket eller knappen, åbnes en side med aftaledetaljerne, hvor klienten kan bekræfte eller annullere aftalen. Muligheden for at annullere vises kun, hvis Tillad klient at aflyse aftaler er aktiveret under Indstillinger > Generel > Afdeling > Klient Interaktioner.
Pladsholderne kan tilføjes i følgende felter:
E-mail hilsen tekst (Aftaleindstillinger)
E-mail bekræftelse yderligere instruktioner (Aftaleindstillinger)
E-mail påmindelse yderligere instruktioner (Aftaleindstillinger)
SMS bekræftelse tekst (Aftaleindstillinger)
SMS påmindelse tekst (Aftaleindstillinger)
SMS-bekræftelses- og påmindelsestekst (Årsag til henvendelse)
E-mail besked (Indstillinger for onlinebooking)
Eksempel: Arbejdsgang for onlinebooking
En almindelig måde at bruge denne funktion på er sammen med onlinebooking, hvis du vil have, at klienterne selv bekræfter aftalen efter bookingen. Her er et eksempel på, hvordan du konfigurerer det:
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Klient Interaktioner, og vælg Tillad klient at aflyse aftaler.
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Onlinebooking, og sørg for, at Bekræft onlinebookinger som standard ikke er valgt. Hvis denne indstilling er aktiveret, er aftalerne allerede bekræftet, før beskeden sendes, så der vises ikke noget link eller nogen knap i beskeden.
Gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Onlinebooking > E-mail besked, og tilføj en af følgende pladsholdere i e-mailens beskedskabelon: [[appointment_confirmation_url]] for et almindeligt tekstlink eller [[appointment_confirmation_button]] for en klikbar knap.
Vælg Gem.
Klienten modtager nu et link eller en knap i bekræftelses-e-mailen, så klienten kan bekræfte eller annullere aftalen.
Bekræftelses-e-mail, hvor pladsholderen [[appointment_confirmation_button]] er tilføjet:
Bekræftelsessiden, hvor klienten kan bekræfte eller annullere aftalen:
