Denne artikel forklarer indstillingerne for online booking, herunder hvordan du konfigurerer tidsvinduer, angiver den minimale forberedelsestid før en booking, og sender en kopi af bekræftelses-e-mails til klinikken samt andre vigtige valgmuligheder.
Bemærk: For at få adgang til Indstillinger skal du vælge afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne og derefter vælge Indstillinger i den menu, der åbnes. Bemærk, at Indstillinger kun er synlig for brugere med de relevante tilladelser. Hvis du ikke kan se Indstillinger, skal du kontakte din praksisadministrator for at kontrollere din adgang.
Generelle indstillinger for online booking
De generelle indstillinger for online booking på afdelingsniveau defineres i Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking.
Tip: Når du opdaterer indstillingerne, er det en fordel at have online booking forhåndvisning åbent, så du kan se, hvordan dine ændringer påvirker din side til online booking. Højreklik på knappen Forhåndvis online booking for at åbne online booking forhåndvisningen i en ny browserfane.
For at redigere indstillingerne skal du vælge blyantknappen ved siden af sektionens titel. Når du har foretaget dine ændringer, skal du vælge Gem.
Aktiveret: Vælg denne indstilling for at aktivere funktionen til online booking for din afdeling. Hvis denne indstilling ikke er valgt, kan du ikke tilføje online booking til planlægninger og gøre online booking tilgængelig for dine klienter.
Patientportalens synlighed: Brug denne indstilling til at styre, om afdelingen vises i Provet Patient Portal søgeresultater. Denne mulighed kan være nyttig, hvis en afdeling er oprettet kun til intern test og ikke bør være synlig for klienter i Patient Portal.
URL til online booking: I dette felt kan du definere den URL, der bruges til siden til online booking. Værdien kan bruges som en pladsholder ([[onlinebooking_url]]) i e-mail- og SMS-skabeloner. Hvis feltet efterlades tomt, bruger systemet automatisk afdelingens Patient Portal-URL. Hvis du hellere vil linke direkte til din egen hjemmesides booking-side, kan du indtaste den URL her.
Tilgængelige tidsrum: Hvis din kalender bruger mindre tidsvinduer (15 minutter er standard), kan du vælge, om du vil tilbyde alle tidsrum, hele og halve timer, eller kun hele timer i online booking.
Supplerende information: I dette felt kan du tilføje generelle oplysninger, der vises i starten af din formular til online booking.
Påkrævet tid før aftale start: Ved hjælp af denne indstilling kan du begrænse tidspunkter for online booking, så bookinger ikke kan foretages for tæt på tidspunktet for aftalens start. Hvis du f.eks. tilføjer 120, kan klienter ikke booke aftaler mindre end to timer (120 minutter) før aftalen starter.
Maksimalt antal nye klientbookinger pr. dag: Ved hjælp af denne indstilling kan du angive det maksimale antal bookinger, som nye klienter kan foretage pr. dag, før yderligere SMS-verifikation er påkrævet. Denne indstilling blokerer ikke bookinger. Når grænsen overskrides, tilføjes et ekstra SMS-verifikations-step for at hjælpe med at forhindre spam eller automatiserede bookingforsøg.
Oversigt information: I dette felt kan du tilføje oplysninger, der vises på siden til online booking-oversigten.
Standardindstilling for "Noter til dyrlæge": I dette felt kan du tilføje en titel til det felt, som klienter kan bruge til at tilføje supplerende information til den medarbejder, der er ansvarlig for aftalen.
Angiv "Notater til dyrlæge" som et obligatorisk felt: Når denne indstilling er valgt, skal klienter tilføje supplerende information til den medarbejder, der er ansvarlig for aftalen.
Aktiver Klient cpr nr. felt: Når denne indstilling er valgt, er feltet for klient-id inkluderet i formularen til online booking.
Sæt "Klient-ID" som et obligatorisk felt: Denne valgmulighed er tilgængelig, når Aktiver Klient cpr nr. felt er valgt. Når denne indstilling er valgt, skal klienter tilføje deres ID.
Udløseremner: Vis en besked til en klient, før en online booking er gennemført, når deres bookingnote matcher en situation, du har defineret. Se Opsæt Udløseremner til online booking.
I Indstillinger > Generel > Afdeling > Booking kan du angive en foreløbig bookingtid for online bookinger:
Foreløbig bookingtid: I dette felt kan du angive i minutter, hvor længe et tidsrum reserveres, når en klient foretager en online booking. Hvis du f.eks. angiver foreløbig bookingtid til 10, bliver tidsrummet reserveret i 10 minutter efter, at klienten har valgt et tidsrum i online booking. Hvis klienten ikke bekræfter online bookingen inden for 10 minutter, frigøres tidsrummet automatisk.
I Indstillinger > Generel > Afdeling > Klient Interaktioner kan du administrere tilladelser til klientaflysninger:
Tillad klient at aflyse aftaler: Vælg denne indstilling for at tillade klienter at aflyse deres aftaler via bookingportalen. Hvis denne indstilling ikke er valgt, kan klienter ikke aflyse aftaler online.
Indstillinger for aftalebekræftelse og påmindelser
For at redigere disse indstillinger skal du gå til Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking.
Vis ikke varighed til klienterne: Når denne indstilling er valgt, vises varigheden af aftalen ikke i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Der medtages kun starttidspunkt.
Vis ikke dyrlæge navn til klienterne: Når denne indstilling er valgt, vises navnet på den dyrlæge, der er ansvarlig for aftalen, ikke i bekræftelses- og påmindelsesbeskederne. Bemærk, at hvis indstillingen Undlad ved aftalepåmindelser og aftalebekræftelser er valgt i indstillinger for årsag til aftale, er feltet stadig med, hvor der vises 'Dyrlæge' i stedet for navnet. Hvis du vil fjerne dyrlægeoplysningerne helt fra beskeden, skal du fravælge indstillingen for årsag til aftale.
E-mail besked: Tilføj en besked, der medtages i den bekræftelses-e-mail, der sendes til klienter, når de booker en aftale online. Vælg Tekstskabeloner for at tilføje en gemt tekstskabelon, eller skriv beskeden i redaktøren nedenfor. De formateringsmuligheder, der er tilgængelige i redaktøren, afhænger af jeres organisations E-mailformatering.
Send SMS bekræftelse: Når denne indstilling er valgt, sendes en SMS-bekræftelsesbesked til klienter, når de booker en aftale online. Teksten i beskeden er defineret i standardindstillingerne eller i indstillinger for årsag til aftale.
Send E-mail kopi til afdelingens e-mailadresse: Når denne indstilling er valgt, sendes en kopi af klientens bekræftelses-e-mail-besked til afdelingens e-mailadresse.
B Geni? Bekræft onlinebookinger som standard: Når denne indstilling er valgt, markeres aftaler, der oprettes via online booking, automatisk som godkendt. Hvis denne indstilling ikke er valgt, forbliver aftaler, der oprettes via online booking, ikke godkendt, indtil de er godkendt manuelt af personalet på klinikken.
Udløseremner
Udløseremner viser en besked til en klient under online booking, når deres bookingnote matcher en situation, du har defineret. Emner kan skrives i almindeligt sprog — systemet matcher dem ud fra betydning, så præcise nøgleord er ikke nødvendige. Beskeder understøtter flettefelter, f.eks. [[clinic_phone_number]] og [[clinic_email]].
Hvis du vil have flere oplysninger, se Opsæt Udløseremner til online booking.