Du kan oprette, redigere, kopiere og slette planlægninger på siden Tidsplan > Planlægninger. Det anbefales at bruge planlægninger, da det gør det nemmere at planlægge aftaler og angive personalets tilgængelighed. Du kan oprette og tilpasse planlægningstyper efter behov.

Bemærk: Gennemgå følgende indstilling, før du opretter planlægninger.

For at få adgang til Indstillinger skal du vælge afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne og derefter vælge Indstillinger i menuen, der åbner. Bemærk, at Indstillinger kun er synlig for brugere med de relevante tilladelser. Hvis du ikke kan se Indstillinger, skal du kontakte din administrationsansvarlige for at få tjekket din adgang.

Vælg afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne, og gå derefter til Indstillinger > Afdeling > Planlægningstyper.

Planlægningstyper definerer planlægningens karakter og om planlægningen er tilgængelig til online booking, eller om det er en planlægning, der varer hele dagen.

For at oprette en ny planlægningstype skal du vælge Tilføj. For at redigere en eksisterende planlægningstype skal du vælge blyantikonet i rækken for planlægningstypen.

Du kan tilpasse planlægningstypens adfærd og samspil med andre funktioner ved hjælp af de tilgængelige muligheder.

Du kan også oprette planlægningsskabeloner, for eksempel ved at tilføje flere planlægningstyper til en skabelon. Det hjælper med planlægning på et mere detaljeret niveau. Læs mere om planlægningsskabeloner.

Ved at bruge standardaftaler kan du oprette en standardblok til aftaler i planlægningsoversigten, så længe planlægningstiden matcher den definerede standardaftale tid.

Når du tilføjer en planlægning med en standardaftale, vises aftalen automatisk i kalenderen. Du kan trække den til en anden tid eller annullere den for en enkelt dag efter behov. Du kan også oprette flere standardaftaler for én planlægningstype.

Hvis du skal bruge underafdelinger (lokationer) ved planlægning af aftaler, skal du tilføje dine lokationer i indstillingerne.

Vælg afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne, og gå derefter til Indstillinger > Afdeling > Lokationer og vælg Tilføj. Tilføj et kode til lokationen, der er let at genkende. For at redigere eller slette en eksisterende lokation skal du vælge blyant- eller papirkurvsknappen i lokationsrækken.

Hvis du vil bruge personalets hold i planlægningen af aftaler, skal du tilføje dine hold i indstillingerne.

Vælg afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne, og gå derefter til Indstillinger > Afdeling > Hold og vælg Tilføj. Tilføj et kode til holdet, der er let at genkende. For at redigere eller slette et eksisterende hold skal du vælge blyant- eller papirkurvsknappen i holdrækken.

Du kan tildele et hold til en bestemt lokation eller tilføje det som et uafhængigt hold.

Vælg afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne, og gå derefter til Indstillinger > Afdeling > Kalender & Planlægning for følgende muligheder:

Hver bruger kan i sektionen Kalender feeds i deres egne prof ilindstillinger angive, om de vil bruge feeds til aftaler og planlægninger. Disse muligheder gør det muligt at se kommende begivenheder fra en hvilken som helst enhed. Feedsene eksporteres i iCalendar-formatet, som understøttes af alle større kalenderudbydere som Google Kalender, Outlook og iCal.

I sektionen Personlige detaljer kan brugere også vælge Forhindrer tidsaftaler udenfor vagtplan for ikke at tillade planlægning af aftaler uden for deres planlagte planlægninger.

Du kan bruge mulighederne i venstre side af kalendervisningen til at vælge, hvad du vil se, og hvordan det vises. Bemærk, at selv hvis du har fravalgt personale andre steder, afgør disse muligheder, hvilke kolonner der vises. Hvis du for eksempel kun vil se det personale, du planlægger for lige nu, skal du vælge kun det personale i personalemulighederne. Hvis Alle afdelinger planlægninger er valgt, kan flere brugere eller ressourcer være synlige. Hvis du ikke kan se det, du forventer, så dobbelttjek og justér mulighederne i venstre side.

For at redigere og opdatere en planlagt planlægning skal du vælge planlægningen i planlægningskalenderen. Du kan redigere datoen, start- og sluttiderne, lokation og hold, og du kan definere og redigere de årsag til henvendelse-typer, der er tilgængelige til online booking i løbet af planlægningen. Du kan også slette planlægningen efter behov.

Hvis der i øjeblikket er planlagt aftaler i den valgte planlægning, vises de nederst som vist på billedet nedenfor. Hvis du har brug for at opdatere en personalets planlægning, som kræver, at du flytter de nuværende aftaler, kan du bruge knappen Flyt aftaler til at flytte planlagte aftaler fra den nuværende personalets planlægning til en anden.

Du kan kopiere planlægninger til flere dage eller uger.