Du kan oprette, redigere, kopiere og slette planlægninger på siden Tidsplan > Planlægning. Det anbefales at bruge planlægninger, da det gør det nemmere at planlægge aftaler og angive personalets tilgængelighed. Du kan oprette og tilpasse planlægningstyper efter behov.
Opsætning
Gennemgå disse indstillinger, før du opretter planlægninger.
Vælg knappen med klinikkens navn i øverste venstre hjørne af venstre sidepanel for at åbne valget af afdeling, og vælg derefter Indstillinger i listen. Det fungerer, uanset om din virksomhed har én afdeling eller flere. Bemærk, at Indstillinger kun er synlig for brugere med de rette rettigheder. Hvis du ikke kan se Indstillinger, skal du kontakte din administrationsansvarlige for at kontrollere din adgang.
Planlægningstyper
Gå til Indstillinger > Afdeling > Planlægningstyper.
Planlægningstyper definerer planlægningens karakter og om planlægningen er tilgængelig til online booking, eller om den er en heldagsbegivenhed.
Vælg Tilføj for at oprette en ny planlægningstype. Vælg blyant-knappen på rækken for planlægningstypen for at redigere en eksisterende planlægningstype.
Du kan tilpasse planlægningstypens adfærd og samspil med andre funktioner ved hjælp af de tilgængelige muligheder.
Aftaler: Når denne indstilling er valgt, bliver planlægningen synlig i aftalekalenderen, og der kan planlægges aftaler på planlægningen.
Online booking: Vælg denne indstilling, hvis du vil gøre planlægningen tilgængelig for online booking.
Hele dagen: Du kan bruge denne indstilling til en planlægning, der anvendes til planlægning af åbningstider. For eksempel kan en heldagsplanlægning bruges til en offentlig helligdag, hvor klinikken holder lukket hele dagen. Du kan også bruge denne planlægningstype til kortere tidsperioder, når du planlægger.
Årsagstyper: Denne indstilling bruges sammen med online booking og visning af de tilgængelige planlægninger for klienter. Når en klient vælger en årsag til et besøg, vises f.eks. kun de planlægninger, som har denne årsagstype, som tilgængelige til booking af en aftale.
Opdatere eksisterende planlægninger: Når du opdaterer en eksisterende planlægning, skal du vælge denne indstilling, hvis du vil opdatere ændringerne i de allerede planlagte eksisterende planlægninger.
Du kan også oprette planlægningsskabeloner, fx ved at tilføje flere planlægningstyper til en skabelon. Det hjælper dig med planlægning på et mere detaljeret niveau. Læs mere om planlægningsskabeloner.
Standardaftaler
Når du bruger standardaftaler, kan du oprette et standard aftaleblok i planlægningen, så længe planlægningstiden matcher den definerede standardaftale tid.
Vælg + Standardaflale.
Definér start- og sluttid.
Tilføj Årsag (fri tekst) for aftalen.
Vælg en Årsagstype, hvis det er påkrævet.
Vælg Gem.
Når du tilføjer en planlægning med en standardaftale, vises aftalen automatisk i kalenderen. Du kan trække den til en anden tid eller annullere den for en enkelt dag, hvis det er nødvendigt. Du kan også oprette flere standardaftaler for én planlægningstype.
Lokationer
Hvis du skal bruge underafdelinger (lokationer) ved planlægning af aftaler, skal du tilføje dine lokationer i indstillingerne.
Gå til Indstillinger > Afdeling > Lokationer og vælg Tilføj. Tilføj en kode til lokationen, som er let at genkende. For at redigere eller slette en eksisterende lokation skal du vælge blyant- eller skraldespand-knappen på lokationsrækken.
Hold
Hvis du vil bruge personalehold ved planlægning af aftaler, skal du tilføje dine hold i indstillingerne.
Gå til Indstillinger > Afdeling > Hold og vælg Tilføj. Tilføj et kodeord til holdet, som er let at genkende. For at redigere eller slette et eksisterende hold skal du vælge blyant- eller skraldespand-knappen på holdrækken.
Du kan tildele et hold til en bestemt lokation eller tilføje det som et uafhængigt hold.
Andre indstillinger
Gå til Indstillinger > Afdeling > Planlægning & kalender for følgende muligheder:
Planlægning & kalender
Weekender i kalender: Vælg denne indstilling, hvis du vil inkludere weekenddage i kalenderen.
Ugens første dag: Vælg hvilken ugedag der vises som ugens første dag i kalenderen.
Kalenderinterval: Ved at bruge denne indstilling kan du angive varigheden for hvert kalenderinterval. Intervallet kan ligge i spændet fra 5 minutter til 60 minutter.
Første time på dagen og Sidste time på dagen: Med disse indstillinger kan du definere dine åbningstider, som vises i kalenderen.
Vis planlægningstider og typer i kalender: Vælg denne indstilling, hvis du vil vise planlægningstiderne og planlægningstyperne i aftalekalenderen.
Muligheder for brugerprofil
Hver bruger kan angive i sektionen Kalender feeds i deres egne indstillinger for profil, hvis de ønsker at bruge feeds til aftale- og planlægningskalender. Disse muligheder gør det muligt for dig at se dine kommende begivenheder fra enhver enhed. Feeds eksporteres i iCalendar-formatet, som understøttes af alle store kalenderudbydere som Google Kalender, Outlook og iCal.
I sektionen Personlige detaljer kan brugere også vælge Forhindrer tidsaftaler udenfor vagtplan for ikke at tillade planlægning af aftaler uden for de planlagte planlægninger.
Planlæg personale- eller ressourcevagter
Gå til Tidsplan > Planlægning og vælg fanen Planlægningstyper.
I mulighederne under Vagtskema for skal du vælge, om du vil planlægge en planlægning for en Bruger eller en Ressource, og vælg derefter brugeren eller ressourcen i feltet.
Vælg Lokation, hvis du vil planlægge planlægningen for en specifik lokation. Hvis du vælger en lokation, kan du også vælge et Hold, hvis det er nødvendigt.
Vælg planlægningstype fra de tilgængelige muligheder.
Vælg tidsvarigheden for planlægningen.
Vælg eventuelle yderligere muligheder, du vil bruge, fx om planlægningen er tilgængelig til online booking, eller om den er en planlægning hele dagen. Dette udfyldes automatisk, hvis det er sat op i planlægningsindstillingerne. Du kan også tilføje en pause i tidsvarigheden eller opdele planlægningen i mindre tidsvinduer ved at bruge muligheden Varighed af tidsvindue.
For at planlægge planlægningen skal du klikke et vilkårligt sted inden for dagens kolonne. Hvis der er konflikter, får du vist en advarsel.
Du kan bruge filterpanelet til venstre i kalenderen til at vælge, hvad du vil se, og hvordan. Bemærk, at selvom du har fravalgt personale andre steder, bestemmer disse muligheder, hvilke kolonner der vises. Hvis du fx kun vil se det personalemedlem, du planlægger for lige nu, skal du kun vælge det personalemedlem under personalemulighederne. Hvis Alle afdelingsplanlægning er valgt, kan flere brugere eller ressourcer være synlige. Hvis du ikke kan se det, du forventer at se, skal du dobbelttjekke og justere mulighederne i venstre side.
Rediger eller slet planlægninger
For at redigere og opdatere en planlagt planlægning skal du vælge planlægningen i planlægningskalenderen. Du kan redigere planlægningsdatoen, start- og sluttidspunkter, lokation og hold samt definere og redigere årsagstyper, der er tilgængelige til online booking i planlægningen. Du kan også slette planlægningen, hvis det er nødvendigt.
Hvis der i øjeblikket er planlagt nogen aftaler i den valgte planlægning, vises de nederst som vist på billedet nedenfor. Hvis du skal opdatere en personalplanlægning, som kræver, at du omlægger de eksisterende aftaler, kan du bruge knappen Flyt aftaler til at flytte planlagte aftaler fra den aktuelle personalplanlægning til en anden.
Slet flere planlægninger
Vælg Slet planlægning over planlægningskalenderen.
Vælg de brugere og/eller ressourcer, hvis planlægninger du vil slette.
Vælg start- og slutdatoer samt tidspunkter fra, hvornår du vil fjerne alle planlægninger. Planlægninger der vil blive slettet og Vagtplan kan ikke slettes vises herunder. Planlægninger, der har aftaler planlagt på sig, kan ikke slettes. Se ovenfor, hvordan du flytter aftalerne.
Vælg Slet.
Kopiér planlægninger
Du kan kopiere planlægninger til flere dage eller uger.
Vælg Kopier planlægning. Der åbnes en dialog.
I feltet Fra denne dato skal du vælge den startdato, planlægningerne skal kopieres fra, og i feltet Til denne dato angive slutdatoen.
I feltet Start kopi vagtplan(er) her skal du vælge startdatoen for planlægningen af de kopierede planlægninger.
I feltet Gentag optælling skal du definere, hvor mange gange de valgte planlægninger skal tilføjes i kalenderen.
Vælg de brugere og/eller ressourcer, som planlægningerne skal kopieres til.
Vælg Gem.