Du kan oprette, redigere, kopiere og slette planlægninger på Kalender > Planlægninger-siden. Det anbefales at bruge planlægninger, da det gør planlægning af aftaler og angivelse af personalets tilgængelighed nemmere. Du kan oprette og tilpasse planlægningstyper efter behov.
Opsætning
Bemærk: Gennemgå følgende indstillinger, før du opretter planlægninger.
Planlægningstyper
Indstillinger > Afdeling > Planlægningstyper
Planlægningstyper definerer karakteren af planlægningen og om planlægningen er tilgængelig til online booking, eller om planlægningen er et arrangement hele dagen.
For at oprette en ny planlægningstype skal du vælge Tilføj. For at redigere en eksisterende planlægningstype skal du vælge blyantikonet på rækken for planlægningstypen,
Du kan tilpasse planlægningstypens adfærd og samspil med andre funktioner ved hjælp af de tilgængelige muligheder.
Aftaler: Når denne indstilling er valgt, er planlægningen synlig i aftalekalenderen, og der kan planlægges aftaler på planlægningen.
Online booking: Vælg denne indstilling, hvis du vil have planlægningen tilgængelig til online booking.
Hele dagen: Du kan bruge denne indstilling til en planlægning, der bruges til at planlægge forretnings-tiderne. For eksempel kan en hele-dagen-planlægning bruges til en offentlig ferie, når klinikken har lukket hele dagen. Du kan også bruge denne planlægningstype til kortere tidsperioder ved planlægning.
Årsagstyper: Denne indstilling bruges sammen med online booking og visning af de tilgængelige planlægninger for klienter. For eksempel, når en klient vælger en årsag til et besøg, vises der kun planlægninger, der har denne årsagstype angivet, som tilgængelige til booking af en aftale.
Opdatere eksisterende planlægninger: Når du opdaterer en eksisterende planlægning, skal du vælge denne indstilling, hvis du vil opdatere ændringerne til allerede planlagte eksisterende planlægninger.
Du kan også oprette planlægningsskabeloner, for eksempel ved at tilføje flere planlægningstyper til en skabelon. Det hjælper med planlægning på et mere detaljeret niveau. Læs mere om planlægningsskabeloner.
Standardaftaler
Når du bruger standardaftaler, kan du oprette en standard aftaleblok i planlægningen, så længe planlægningstiden matcher den definerede standardaftale tid.
Vælg Standard afdeling.
Definér start- og sluttid.
Tilføj Årsag (fri tekst) til aftalen.
Vælg en Årsag til henvendelse, hvis det er påkrævet.
Vælg Gem_.
Her er et eksempel på, hvordan en planlægning med en standardaftale vil se ud i kalenderen. Du kan flytte og trække standardaftalen til et andet tidspunkt eller annullere den for kun én dag, hvis det er nødvendigt. Du kan også oprette flere standardaftaler for én planlægningstype.
Lokationer
Hvis du skal bruge underafdelinger (lokationer) ved planlægning af aftaler, skal du tilføje dine lokationer i indstillingerne.
Gå til Indstillinger > Afdeling > Lokationer, og vælg Tilføj. Tilføj lokationen en kode, der er nem at genkende. For at redigere eller slette en eksisterende lokation skal du vælge blyant- eller papirkurv-knappen på lokationsrækken.
Hold
Hvis du vil bruge personalehold ved planlægning af aftaler, skal du tilføje dine hold i indstillingerne.
Gå til Indstillinger > Afdeling > Hold, og vælg Tilføj. Tilføj holdet en kode, der er nem at genkende. For at redigere eller slette et eksisterende hold skal du vælge blyant- eller papirkurv-knappen på holdrækken.
Du kan tildele et hold til en specifik lokation eller tilføje det som et uafhængigt hold.
Andre indstillinger
Indstillinger > Afdeling > Kalender & Planlægning
Weekender i kalender: Vælg denne indstilling, hvis du vil inkludere weekenddage i kalenderen.
Ugens første dag: Vælg hvilken ugedag der vises som ugens første dag i kalenderen.
Kalenderinterval: Ved at bruge denne indstilling kan du angive tidsvarigheden for hvert kalenderinterval. Intervallet kan ligge i intervallet fra 5 minutter til 60 minutter.
Første time i dagen og Sidste time i dagen: Ved hjælp af disse indstillinger kan du definere dine åbningstider, som vises i kalenderen.
Vis vagt tider og typer i kalender: Vælg denne indstilling, hvis du vil vise planlægningstider og typer i aftalekalenderen.
Valgmuligheder for brugerprofil
Hver bruger kan i sektionen Kalender feeds i sine egne profilindstillinger angive, om vedkommende vil bruge aftale- og planlægningens kalender feeds. Disse valgmuligheder gør det muligt at se kommende begivenheder fra enhver enhed. Feeds eksporteres i iCalendar-formatet, som understøttes af alle større kalenderudbydere som Google Kalender, Outlook og iCal.
I sektionen Personlige detaljer kan brugere også vælge Forhindrer tidsaftaler udenfor vagtplan for at forhindre, at der planlægges aftaler uden for deres planlagte planlægninger.
Planlæg personale- eller ressourcevagter
Gå til Kalender > Planlægninger, og vælg fanen Planlægningstyper.
I valgmulighederne under Vagtskema for skal du vælge, om du vil planlægge en planlægning for en Bruger eller en Ressource, og derefter vælge brugeren eller ressourcen i feltet.
Vælg en Lokation, hvis du vil planlægge planlægningen for en bestemt lokation. Hvis du vælger en lokation, kan du også vælge et Hold, hvis det er nødvendigt.
Vælg planlægningstypen blandt de tilgængelige muligheder.
Vælg tidsvarigheden for planlægningen.
Vælg eventuelle ekstra muligheder, du vil bruge, fx om planlægningen er tilgængelig til online booking, eller om det er en hel-dags-planlægning. Dette udfyldes automatisk, hvis det er sat op i planlægningsindstillingerne. Du kan også tilføje en pause til planlægningens tidsvarighed eller opdele planlægningen i mindre intervaller ved at bruge Varighed-valgmuligheden.
For at planlægge planlægningen skal du klikke et hvilket som helst sted i dagens kolonne. Hvis der er konflikter i planlægningen, får du vist en advarsel.
Du kan bruge valgmulighederne i venstre side af kalendervisningen til at vælge, hvad du vil se, og hvordan. Bemærk, at selvom du har fravalgt personale andre steder, bestemmer disse valgmuligheder, hvilke kolonner der vises. Hvis du fx kun vil se den medarbejder, du planlægger for lige nu, skal du kun vælge den medarbejder under personale-valgmulighederne. Hvis Alle afdeling planlægninger er valgt, kan flere brugere eller ressourcer være synlige. Hvis du ikke ser det, du forventer at se, skal du dobbelttjekke og justere valgmulighederne i venstre side.
Rediger eller slet planlægninger
For at redigere og opdatere en planlagt planlægning skal du vælge planlægningen i planlægningskalenderen. Du kan redigere datoen, start- og sluttiderne, lokation og hold samt definere og redigere de årsagstyper, der er tilgængelige til online booking i planlægningen. Du kan også slette planlægningen, hvis det er nødvendigt.
Hvis der i øjeblikket er planlagte aftaler i den valgte planlægning, vises de nederst som vist på billedet herunder. Hvis du skal opdatere en personalplanlægning, som kræver, at du omplanlægger nuværende aftaler, kan du bruge knappen Flyt aftaler til at flytte planlagte aftaler fra den nuværende personalplanlægning til en anden.
Slet flere planlægninger
Vælg Slet planlægning under planlægningskalenderen.
Vælg de brugere og/eller ressourcer, hvis planlægninger du vil slette.
Vælg start- og slutdatoer samt tidspunkter for, hvornår du vil fjerne alle planlægninger. Planlægninger der vil blive slettet og Vagtplan kan ikke slettes vises nedenfor. Planlægninger, der har aftaler planlagt på dem, kan ikke slettes. Se ovenfor, hvordan du flytter aftalerne.
Vælg Fortryd.
Kopier planlægninger
Du kan kopiere planlægninger til flere dage eller uger.
Vælg Kopier planlægning. En dialog åbnes.
I feltet Fra denne dato skal du vælge startdatoen, som planlægningerne kopieres fra, og i feltet Til denne dato vælger du slutdatoen.
I feltet Start kopi vagtplan(er) her skal du vælge startdatoen for planlægning af de kopierede planlægninger.
I feltet Gentag optælling skal du definere antallet af gange, de valgte planlægninger skal tilføjes i kalenderen.
Vælg den bruger og/eller de ressourcer, som planlægningerne kopieres til.
Vælg den/de bruger(e), som planlægningerne skal kopieres til.
Vælg Gem_.