Klienter har ret til at stille forskellige anmodninger om de personoplysninger, som din organisation indsamler og behandler, ofte med udgangspunkt i GDPR-reglerne. Disse anmodninger kan bl.a. omfatte retten til sletning (at blive glemt), berigtigelse (rettelse) og dataportabilitet (eksport af data).

Denne artikel beskriver de Provet-funktioner, du kan bruge til at håndtere klienters dataanmodninger.

Bemærk: Denne artikel forklarer, hvordan du bruger Provet-funktioner, som kan hjælpe dig med at reagere på dataanmodninger fra klienter. Indholdet er kun til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning, og det er heller ikke en omfattende guide til databeskyttelseslovgivning. Krav til databeskyttelse varierer mellem jurisdiktioner og kan ændre sig. Din organisation har ansvaret for egne rutiner til indsamling, behandling og opbevaring af data samt for lovoverholdelse og bør indhente uafhængig juridisk rådgivning, når det er nødvendigt.

En klient har ret til at anmode om permanent sletning af deres personoplysninger i visse situationer. Veterinærpraksisser skal dog overholde andre lovmæssige forpligtelser, såsom at opbevare journaler i et bestemt antal år til udlevering af medicin eller til økonomisk overholdelse. Når der fremsættes en sletningsanmodning, skal din organisation bruge sine egne juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser til at vurdere, hvilke dele af journalen der skal bevares, og hvilke der kan slettes. Du skal have administratorbruger-tilsætningsrettigheder for at slette en klient.

For at slette en klient permanent (hvis lovkravene tillader det) kan du se Rediger, Arkiver og Slet en klient for detaljerede instruktioner.

Muligheden Slet klient er ikke tilgængelig, hvis klienten har aktive konsultationer, har udestående gæld, eller hvis konsultations- eller fakturadata er nyere end organisationens angivne opbevaringsperiode.

Opbevaringsperioder er defineret i: Indstillinger > Virksomhed > Organisation indstillinger > Opbevaringsperiode for konsultationsdata eller Opbevaringsperiode for faktura.

En klient kan anmode om at rette eller opdatere deres personoplysninger, f.eks. ved at ændre et efternavn eller en adresse.

Hvis du vil opdatere en klients personlige oplysninger, kan du se Rediger, Arkiver og Slet en klient.

Praksisser skal være gennemsigtige omkring de data, de indsamler, og hvorfor de behandler dem. I Provet kan du registrere, at du har informeret klienten om dette, hvis det er nødvendigt for dine rutiner til dataindsamling.

Brugerdefinerede felter

Hvis du vil minde personalet om at informere nye klienter om håndtering af data, kan du oprette et brugerdefineret felt under klientoplysninger, f.eks. en obligatorisk afkrydsningsboks eller et tekstfelt, som er synligt, når der registreres en ny klient. Få flere oplysninger om brugerdefinerede felter i Opret et Brugerdefineret felt.

Formularer og E-signatur

Du kan bruge PDF- og Word-formularer til at give information om dataindsamling eller samtykkeerklæringer til dine klienter.

Online Booking

Hvis du vil informere klienter om, hvordan og hvorfor private oplysninger håndteres under online booking, skal du tilføje informationen i feltet Information i online booking indstillingerne: Indstillinger > Generel > Afdeling > Online booking.

Teksten i Informationsfeltet vises på forsiden af brugergrænsefladen til online booking. Her kan du give dine klienter essentiel information om din online booking, men du kan også inkludere en besked, der henviser klienter til relevante ressourcer (f.eks. din hjemmeside) for detaljerede oplysninger om emner som GDPR og politikker for dataindsamling.

Få flere oplysninger, se Overblik over Online booking.

Hvis en klient anmoder om en kopi af deres journaler eller beder dig om at overføre deres data til en anden udbyder, kan du generere denne information ved hjælp af flere værktøjer i Provet.

Fuld patienthistorik og eksport af finansielle data

Den mest omfattende journal, der er specifik for patienten, er den fulde patienthistorik, som kan e-mailes direkte til klienten. Dette omfatter alt, der vedrører den patient i Provet. Du kan også inkludere alle tilknyttede fakturaer og kvitteringer (finansielle data) i den samme e-mail. Dokumenterne indeholder også oplysninger om klienten. Se Vis, udskriv og e-mail patienthistorik for flere oplysninger.

Eksport af klientoplysninger

Du kan eksportere et regneark med klientoplysninger, der inkluderer alle gemte oplysninger, såsom telefonnummer, E-mail adresse og postadresse. Du kan også inkludere oplysninger om Kommunikationsmetode:

Der oprettes en liste over alle klienter, og du skal udtrække den specifikke klients oplysninger fra filen.

For at få adgang til indstillingerne skal du have visse tilladelser.

Du kan håndtere, hvordan klienter modtager eksterne Kommunikationer (for eksempel markedsføring eller nyhedsbreve) ved at oprette Kommunikationsmetode. Klinikpersonale skal manuelt justere en klients Kommunikationsmetode for at bekræfte samtykke og deaktivere alle kanaler, som klienten ikke ønsker at modtage beskeder via.

Sådan aktiverer du indstillingen for Kommunikationsmetode:

Få flere oplysninger, se Opsæt kommunikationspræferencer.