Klienter har ret til at fremsætte forskellige anmodninger vedrørende de personoplysninger, som din virksomhed indsamler og behandler, ofte baseret på GDPR-regler. Anmodningerne kan bl.a. omfatte retten til sletning (blive glemt), berigtigelse (rettelse) og dataportabilitet (eksport af data).

Denne artikel beskriver de Provet-funktioner, du kan bruge til at håndtere anmodninger om klientdata.

Bemærk: Denne artikel forklarer, hvordan du bruger Provet-funktioner, der kan hjælpe dig med at svare på anmodninger om klientdata. Indholdet er kun til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning, og det er heller ikke en omfattende vejledning i databeskyttelseslovgivning. Krav til databeskyttelse varierer mellem jurisdiktioner og kan ændre sig. Din virksomhed er ansvarlig for egne rutiner for indsamling, behandling og opbevaring af data samt for juridisk overholdelse og bør søge uafhængig juridisk rådgivning ved behov.

En klient har ret til at anmode om permanent sletning af sine personoplysninger i visse situationer. Veterinærpraksisser skal dog overholde andre juridiske forpligtelser, såsom at opbevare journaler i et bestemt antal år i forbindelse med udlevering af medicin eller for finansiel overholdelse. Når der fremsættes en sletningsanmodning, skal din virksomhed bruge sine egne juridiske og regulatoriske forpligtelser til at vurdere, hvilke dele af journalen der skal bevares, og hvilke der kan slettes. Du skal have administratorbruger-tilladelser for at slette en klient.

Hvis du vil slette en klient permanent (hvis de juridiske krav tillader det), skal du se Rediger, Arkiver og Slet en klient for detaljerede instruktioner.

Hvis du vil fjerne personoplysninger for mange inaktive klienter i én omgang, skal du se Anonymisér inaktive klientdata for GDPR-kompatibilitet.

Indstillingen Slet klient er ikke tilgængelig, hvis klienten har aktive konsultationer, en udestående gæld eller hvis data for konsultation eller faktura er nyere end den af virksomheden angivne opbevaringsperiode.

Der indføres en ny side GDPR & data retention, så hvor opbevaringsperioderne er defineret afhænger af din virksomhed:

Feltnavnene er de samme uanset hvad: Consultation data retention period og Invoice data retention period.

En klient kan anmode om at rette eller opdatere sine personoplysninger, f.eks. ved at ændre et efternavn eller en adresse.

Hvis du vil opdatere en klients personoplysninger, skal du se Rediger, Arkiver og Slet en klient.

Praksisser skal være gennemsigtige om de data, de indsamler, og hvorfor de behandler dem. I Provet kan du registrere, at du har informeret klienten om dette, hvis det er nødvendigt for dine rutiner for dataindsamling.

Brugerdefinerede felter

Hvis du vil minde personalet om at informere nye klienter om håndtering af data, kan du oprette et brugerdefineret felt under klientoplysningerne, f.eks. en obligatorisk afkrydsningsboks eller et tekstfelt, der er synligt ved registrering af en ny klient. Hvis du vil have flere oplysninger om brugerdefinerede felter, skal du se Opret et brugerdefineret felt.

Formularer og E-signatur

Du kan bruge PDF- og Word-formularer til at give oplysninger om dataindsamling eller samtykkeerklæringer til dine klienter.

Online booking

Hvis du vil informere klienter om hvordan og hvorfor private oplysninger håndteres under online booking, skal du tilføje oplysningerne i feltet Information i online booking indstillingerne: Settings > General > Clinic location > Online booking.

Teksten i Information Field vises på forsiden af online booking-grænsefladen. Her kan du give dine klienter vigtige oplysninger om din online booking, men du kan også inkludere en besked, der henviser klienter til relevante ressourcer (f.eks. din hjemmeside) for detaljerede oplysninger om emner som GDPR og dataindsamlingspolitikker.

Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se Overblik over online booking.

Hvis en klient anmoder om en kopi af sine journaler eller beder dig om at overføre deres data til en anden udbyder, kan du generere disse oplysninger ved hjælp af flere værktøjer i Provet.

Fuld patienthistorik og finansielle data-eksport

Den mest omfattende, patientspecifikke journal er den fulde patienthistorik, som kan e-mailet direkte til klienten. Det inkluderer alt, der vedrører den pågældende patient i Provet. Du kan også inkludere alle tilknyttede fakturaer og kvitteringer (finansielle data) i den samme e-mail. Disse dokumenter indeholder også oplysninger om klienten. Se Se, udskriv og e-mail patienthistorik for flere oplysninger.

Eksport af klientoplysninger

Du kan eksportere et regneark med klientoplysninger, som indeholder alle gemte detaljer, såsom telefonnummer, e-mail adresse og postadresse. Du kan også inkludere oplysninger om kommunikationsmetode:

Der oprettes en liste over alle klienter, og du skal udtrække den specifikke klients oplysninger fra filen.

For at få adgang til indstillingerne skal du bruge bestemte bruger-tilladelser.

Du kan håndtere, hvordan klienter modtager eksterne henvendelser (for eksempel marketing eller nyhedsbreve) ved at oprette kommunikationspræferencer. Klinikpersonale skal manuelt justere en klients kommunikationspræferencer for at bekræfte samtykke og deaktivere eventuelle kanaler, som klienten ikke ønsker at modtage beskeder via.

Sådan aktiverer du indstillingen for kommunikationspræferencer:

Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se Opsæt kommunikationspræferencer.