Du kan oprette og administrere aflysningsårsager i Indstillinger > Filtrer & skabeloner > Årsager på fanen Aflysningsårsager (Åbn Indstillinger ved at vælge afdelingsnavnet i øverste venstre hjørne). Denne artikel forklarer, hvordan du tilføjer nye aflysningsårsager, og hvordan du bruger dem, når du aflyser en aftale.
Opret en ny aflysningsårsag
Vælg knappen Tilføj.
I dialogboksen skal du angive et Navn til den nye årsag.
I den rulleliste Liste over hoved-aflysningsårsag skal du vælge en hovedårsag. Hovedårsagen afgør, om aftalen vises i kalenderen, efter at den er blevet annulleret.
Udeblevet: Aftalen forbliver i kalenderen med en status som "Udeblevet". Det er nyttigt til at holde styr på klienter, der udebliver fra aftaler.
Anden, Patienten er død, Patienten er tilset af en anden klinik, Dårlig vejr, Dyrlægen er syg / eller anden intern årsag eller Patientens tilstand blev forbedret: Aftalen slettes fra kalenderen, men forbliver synlig på klientens side med status Annulleret.
Vælg afkrydsningsfeltet MOMSFRI, hvis du vil, at klienter skal kunne vælge denne årsag, når de aflyser deres egne aftaler, for eksempel via forudregistrering.
Vælg Gem.
Hvis du vil redigere en aflysningsårsag, skal du vælge blyantknappen i slutningen af rækken for aflysningsårsagen. Hvis du vil slette en årsag, skal du vælge skraldespandsknappen.
Hvis du vil arkivere en aflysningsårsag, skal du vælge afkrydsningsfeltet Arkiveret i redigeringsdialogen for årsagen.
Brug en aflysningsårsag
Når du annullerer en aftale, bliver du bedt om at vælge en aflysningsårsag fra en rulleliste, hvis du har oprettet aflysningsårsager. Hvis ikke, får du kun én mulighed for at annullere aftalen.
Find den aftale, du vil annullere, i aftalekalenderen eller i Aktiviteter.
Start annulleringsprocessen ved at bruge en af disse muligheder:
Højreklik på aftalen i kalenderen, og vælg Slet aftale.
Vælg aftalen for at åbne dialogen med detaljer, vælg derefter Flere handlinger og Rediger aftale.
Fra Aktiviteter skal du vælge knappen med tre prikker på rækken for aftalen og derefter vælge Rediger aftale > Flere handlinger > Slet aftale.
I rullelisten Aflysningsårsag skal du vælge den relevante årsag.
Tilføj om nødvendigt flere oplysninger i feltet Tekst for aflysnings årsag.
Vælg om nødvendigt afkrydsningsfeltet Send annulleringsmail til klienten for at sende en e-mail-notifikation.
Vælg knappen Slet aftale for at bekræfte.
Efter disse trin slettes aftalen fra kalenderen og vises på klientens side med status "Annulleret". Hvis årsagen er kortlagt som Udeblevet, forbliver aftalen i kalenderen og vises med hvid farve.
Annulleringsrapport
Du kan hente en rapport over aflysningsårsager ved at generere en Aftaler-rapport, som findes under kategorien Præstation på Rapportside.
Sådan genererer du en annulleringsrapport:
Gå til Rapporter > Rapporter > Aftaler.
I feltet Aflysningsårsag skal du tilføje én eller flere aflysningsårsager.
Brug de øvrige tilgængelige filtre, fx angiv et datointerval eller en specifik dyrlæge, for at indsnævre resultaterne.
Vælg knappen Generer rapport.