Konsultationsprocessen er den centrale arbejdsgang, hvor dyrlæger mødes med klienter og patienter. Provet følger den daglige arbejdsproces for dyrlægefaglig behandling med statusser og farvemarkering, så du kan kommunikere, hvilket trin der er i gang. Hele processen fra en ny aftale til faktura er som følger:
Denne artikel indeholder instruktioner til at booke en ny aftale for en klient.
Provet har Vagtplan-kalender og Aftale-kalender til at organisere personalets daglige arbejde. Brug Vagtplan til at planlægge og administrere personalets vagter. Brug Kalender til at planlægge klientaftaler. Når du har oprettet vagter i Vagtplan-kalenderen, vises de i Kalend eren, og du kan begynde at booke aftaler til dit personale.
1. Tilføj en ny aftale.
Når du skal i gang med at oprette en ny aftale, skal du i kalenderoversigten klikke i kolonnen for det personale (eller ressourcen, lokationen osv.), som aftalen skal planlægges for.
For at angive tidspunkt og varighed for aftalen kan du enten klikke og trække i kalenderen eller angive tidspunktet i dialogboksen Ny aftale i næste trin.
Du kan også starte med at oprette en ny aftale fra Klientside eller Patientside.
Fra Klientside:
På Klientside, hvis der ikke er valgt nogen patient, skal du vælge knappen + Ny i øverste højre hjørne.
Vælg + Aftale i rullemenuen.
Du kommer til kalenderen. Klik i kolonnen for det personale, ressourcen eller den lokation, som aftalen skal planlægges for.
Klientens navn er udfyldt på forhånd i aftale-dialogen.
Fra Patientside:
Klik på knappen + Aftale i øverste højre hjørne.
Du kommer til kalenderen. Klik i kolonnen for det personale, ressourcen eller den lokation, som aftalen skal planlægges for.
Klientens og patientens oplysninger er udfyldt på forhånd i aftale-dialogen.
2. Udfyld aftalens detaljer.
I dialogboksen Ny aftale skal du udfylde oplysningerne om aftalen.
Påkrævede oplysninger omfatter Årsag til henvendelse (afhængigt af klinikkens lokationsindstillinger), Årsag, Klient og primær Dyrlæge eller Ressource (for eksempel udstyr som en ultralydsscanner). Hvis klienten ikke er kendt, skal du enten Tilføj ny klient eller Tilføj en note i feltet Aftalenoter (til intern brug).
Bemærk, at teksterne i felterne Årsag og Instruktioner til klient (e-mail kun) bliver tilføjet til den bekræftelsesbesked, der sendes til klienten (se trin 3).
3. Vælg klientens e-mail- og SMS-kommunikationsmuligheder.
I dialogboksen Ny aftale kan du også vælge muligheder for at sende e-mail- eller SMS-bekræftelser og -påmindelser til klienten. Påmindelser sendes baseret på Aftale bekræftelse- og reminderindstillinger, som findes i Indstillinger > Afdeling > Bookinger.
4. Gem aftalen.
Når du er færdig med at udfylde alle nødvendige oplysninger og kommunikationsmuligheder, skal du vælge Gem_. Aftalen vises i kalenderen for det/de personale(r) og den/de ressource(r), som den er tilføjet for.
Forskellige aftaleindstillinger er defineret i Afdeling under indstillingerne. Det kan fx være aftaleårsager, størrelser på kalenderinterval, tidspunkt for afsendelse af påmindelser, oplysningerne der vises på aftalevinduerne og værktøjstip, samt e-mail- og SMS-indstillinger til klientkommunikation. For mere information om planlægning af aftaler og de tilknyttede indstillinger, se Aftaleindstillinger.
For at se og redigere detaljerne for en aftale skal du højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge Rediger aftale i aftale-modalvinduet. Hvis du vil annullere aftalen, skal du højreklikke på aftalen i kalenderen og vælge Fortryd.