Konsultationsrapporten visar hur konsultationerna på kliniken fungerar. Här ser du hur länge kunderna väntar, hur lång tid konsultationerna tar, vilka intäkter de genererar och hur många kunder som kommer för första gången. Rapporten grupperar och summerar siffrorna åt dig, så du behöver inte exportera informationen och sammanställa den i ett kalkylblad. Den ersätter den gamla rapporten Antal konsultationer. Du hittar den under Rapporter > Rapporter > Konsultationer.
Öppna konsultationsrapporten
Du behöver behörigheten Rapport för klinikens prestation/utfall i behörighetsgruppen Rapporter. Roller som Admin, Manager och Reports har behörigheten som standard. Om du inte hittar rapporten kan du be klinikens administratör kontrollera dina behörigheter. Du behöver inte göra något annat.
Så här öppnar du rapporten:
Välj Rapporter > Rapporter i sidopanelen till vänster.
Välj Konsultationer i rapportlistan.
Rapporten öppnas på fliken Konsultationer.
Rapporten har tre flikar:
Konsultationer visar själva rapporten.
Schemalagd visar exporter som du har schemalagt.
Delade visar rapporter som har skickats med e-post.
När informationen uppdateras
Rapporten använder inte konsultationsuppgifter i realtid. Informationen uppdateras två gånger om dagen och tidpunkterna visas längst upp till höger i rapporten. Konsultationer som registrerats efter den senaste uppdateringen visas efter nästa uppdatering. Om du vill se vad som händer just nu kan du använda kalendern och konsultationslistorna.
Mätvärdena i översiktsraden
Ovanför tabellen visas sju siffror. De räknas om när du ändrar filtren.
Mätvärde | Vad det visar |
Totalt antal konsultationer | Antalet konsultationer som matchar dina filter |
Medianväntetid | Väntetiden i mitten av spannet mellan incheckning och start |
Medianlängd | Konsultationens längd i mitten av spannet |
Median total tid | Tiden i mitten av spannet från incheckning till utskrivning |
Totala intäkter | Bruttointäkter från fakturor för matchande konsultationer |
Genomsnittlig intäkt | Bruttointäkt per konsultation |
Andel förstagångskunder | Andelen konsultationer med en kund som kommer för första gången |
Obs! De tre tidsmåtten är medianvärden, inte genomsnitt. Några konsultationer som lämnats öppna i flera veckor skulle dra genomsnittet långt från en vanlig dag. Medianvärdet ger en mer representativ bild.
Om du vill se siffrorna för varje veterinär ställer du in Gruppera enligt till Veterinär. Andelen återkommande kunder är 100 % minus andelen förstagångskunder.
Utgå från en sparad vy
Rapporten innehåller sex vyer. Varje vy är en uppsättning filter som du annars skulle behöva ställa in manuellt.
Vy | Vad den visar |
Standard | Konsultationer från de senaste 30 dagarna |
Förstagångskunder (senaste 30 dagarna) | Endast förstagångskunder, grupperade enligt veterinär |
Långa väntetider | Väntetider över 20 minuter, längsta först |
Intäkter per enhet (senaste 30 dagarna) | Senaste 30 dagarna, grupperat enligt enhet |
Ej fakturerade konsultationer | Konsultationer utan faktura, senaste först |
Dagens konsultationer | Konsultationer med dagens datum |
Om du vill spara en egen version av en vy ändrar du filtren och väljer Spara vy längst till höger bland vyflikarna. Om du vill skapa en ny vy väljer du + längst ut bland vyflikarna.
Gruppera och välj kolumner
Välj Visa, den första knappen i verktygsfältet ovanför tabellen. Här finns två inställningar:
Gruppera enligt omvandlar listan till summor, till exempel per veterinär eller enhet. Standardinställningen är Inga.
Hantera kolumner låter dig söka i kolumnlistan och visa eller dölja kolumner.
Fyra användbara kolumner är dolda tills du aktiverar dem under Hantera kolumner:
Total tid
Utskrivningstid
Utskriven
Betalt belopp
Filtrera rapporten
Som standard visar rapporten konsultationer från de senaste 30 dagarna, med filtret Datum för konsultation är Senaste 30 dagarna. Välj + Lägg till filter för att lägga till ett filter, eller Återställ filter för att rensa alla filter.
Du kan filtrera enligt följande:
Datum för konsultation
Enhet
Veterinär
Status för konsultation
Patient typ
Kundtyp
Förstagångskund
Typ av konsultation
Betalnings status
Har faktura
Besöksorsak
Bokningstyp
Väntetid över (min)
Schemalägg rapporten
Du kan få rapporten skickad enligt ett återkommande schema i stället för att exportera den manuellt. Så här schemalägger du rapporten:
Välj Schema längst upp till höger.
Ange Startdatum och Datum och tid. Tidszonen visas under klockslaget.
Välj en frekvens.
Välj CSV-fil eller XLSX-kalkylblad under Exportformat.
Om du vill använda filtren du har ställt in låter du Använd filter på rapporten vara markerat. Antalet tillämpade filter visas under alternativet.
Kontrollera panelen Granska. Där visas schemat med ord och de tre kommande utskicksdatumen.
Välj Skapa schema.
Schemat visas på fliken Schemalagd. Där kan du söka bland scheman och filtrera enligt Aktiv eller Pausad.
Exportera och dela rapporten
Om du vill ladda ner rapporten med de aktuella filtren väljer du Exportera längst upp till höger.
Om du vill skicka rapporten med e-post väljer du Dela längst upp till höger. Rapporter som du skickar visas på fliken Delade. Där kan du söka med e-postadress och filtrera enligt Skickat, Pågående eller Misslyckades.
Så mäts konsultationstiderna
Alla tidsmått bygger på fyra tidpunkter som registreras för konsultationen: Incheckad, Påbörjade, Klar och Utskriven. Varje mått är tiden mellan två av dessa tidpunkter.
Mått | Från | Till |
Väntetid | Incheckad | Påbörjade |
Varaktighet | Påbörjade | Klar |
Utskrivningstid | Klar | Utskriven |
Total tid | Incheckad | Utskriven |
Obs! Ett tidsmått är tomt om någon av de två tidpunkterna saknas. Drop-in- och telefonkonsultationer checkas ofta aldrig in eller startas, så deras väntetid är tom i stället för att visa noll. Om kliniken inte checkar in patienter är väntetiden tom för alla konsultationer. Det beror på hur konsultationerna registreras, inte på något fel i rapporten.
Intäkterna visas som bruttobelopp
Totala intäkter och genomsnittlig intäkt visar bruttointäkterna från fakturor som är kopplade till konsultationen, oavsett betalningsstatus. Rabatter och kreditfakturor dras inte av. En intäkt innebär inte att konsultationen är betald. Om du vill begränsa listan efter betalningsstatus lägger du till filtret Betalnings status.
Så räknas förstagångskunder
En förstagångskund är en kund som inte har någon tidigare konsultation registrerad när konsultationen äger rum. Endast konsultationshistoriken räknas. En kund som har köpt produkter men aldrig haft en konsultation räknas därför fortfarande som förstagångskund. Om kliniken har migrerat till Provet går historiken bara tillbaka så långt som de migrerade konsultationsuppgifterna.
Vad rapporten inte visar
Konsultationsrapporten visar inte:
diagnoser eller behandlingsresultat
information i realtid, eftersom siffrorna uppdateras vid de angivna tidpunkterna
hur en bokad tid bokades
länkar mellan en konsultation och uppföljningsbesök
Byt tillbaka till den gamla rapporten
Den gamla rapporten Antal konsultationer finns fortfarande kvar. Öppna den genom att välja knappen med tre punkter (⋯) längst upp till höger i konsultationsrapporten och sedan välja Byt till gammal rapport.