Massanonymisering tar permanent bort personuppgifter för inaktiva kunder, för GDPR-begäranden om radering och regler för lagringsperioder. Funktionen hanterar många kunder i ett och samma körningstillfälle i stället för en kund i taget. Funktionen införs gradvis, och GDPR & data retention visas i Inställningar när den har aktiverats för din organisation.
Obs: Anonymisering går inte att ångra. När en körning är klar är de borttagna personuppgifterna borta permanent. Läs igenom den här artikeln helt innan du kör en massanonymisering för första gången.
Behörigheter för massanonymisering
Massanonymisering kräver särskilda användarbehörigheter. Som standard är de endast upplagda för behörighetsgruppen 'Administrator'.
Tre behörigheter avgör vem som kan visa och köra en anonymisering:
Inställningssidan: Läs — krävs för att öppna Inställningar. Utan den här behörigheten går inga av inställningarna nedan att nå.
Organisationsinställningar: Läs — krävs för att öppna GDPR & data retention. Skriv — krävs för att ändra lagringsperioderna och anonymiseringsinställningarna.
Ta bort kund: Skriv — krävs för att starta en anonymiseringskörning.
Obs: Som standard har behörighetsgruppen 'Manager' inte behörigheten Ta bort kund för Skriv. En manager kan därför öppna och ändra anonymiseringsinställningarna, men kan inte starta en körning.
För mer information, se Visa och hantera användarbehörigheter.
Ange lagringsperioderna
Lagringsperioderna anger minsta tid som data måste sparas för att uppfylla kraven. Provet kontrollerar dessa perioder innan det tillåter att någon kund anonymiseras eller raderas.
För att öppna inställningarna, välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Organisation > GDPR & data retention. Sidan öppnas på Data retention settings, som innehåller tre perioder:
Lagringsperiod för konsultationsdata: Hur länge konsultationsdata sparas innan det blir berättigat för anonymisering.
Fakturalagringsperiod: Hur länge fakturadata sparas innan det blir berättigat för anonymisering.
Lagringsperiod för lagring av data: Hur länge revisionsloggsdata sparas. Provet tar automatiskt bort revisionsloggposter som är äldre än denna period.
Varje period kan anges i månader eller år.
Välj Ta bort bilagor kopplade till kund och patient om bilagor måste tas bort tillsammans med kundens övriga personuppgifter. Bilagor kan innehålla personuppgifter. Kryssrutan är inte markerad som standard.
När du ändrar en period eller kryssrutan visas Spara och Spara inte längst ned på sidan. Ändringen börjar gälla när du väljer Spara.
Kundens behörighet för anonymisering
En kund anonymiseras bara när den matchar både kriterierna för lagringsperiod och kriterierna för inaktivitet. Lagringsperioderna anges i Data retention settings. Två ytterligare perioder, som ställs in i vyn Massanonymisering, styr inaktivitetsdelen:
Lagringsperiod för inaktiva kunder: Hur länge en inaktiv kund sparas innan den blir berättigad för anonymisering.
Ny kund inaktivitet.: Hur länge en ny kund utan aktivitet sparas innan den blir berättigad för anonymisering.
Provet hoppar också automatiskt över vissa kunder, oavsett vilka perioder du har angett. En körning hoppar alltid över en kund i följande situationer:
kunden har en aktiv konsultation
kunden har en obalanserad finansiell journal, åt båda håll
kunden har en kommande bokad tid
Du kan även exkludera hela patienttyper från en körning, så att kunder med patient av typen Häst aldrig anonymiseras, till exempel. Patienttyper exkluderas i vyn Massanonymisering, som en del av att ställa in körningen.
Förhandsgranska och kör en massanonymisering
Välj Massanonymisering längst upp till höger i Data retention settings för att öppna körningsinställningarna. Vyn visar vad en körning anonymiserar och vad den bevarar, innehåller de två inaktivitetsperioderna och patienttypsuteslutningarna, och har kontrollen som startar körningen. Antalet kundposter som påverkas av en körning visas i bekräftelsedialogen, inte på den här sidan.
Obs: Du kan inte starta en körning om "Ta bort kund" action only available in home clinic location är aktiverat i Inställningar > Organisation. När du startar en körning visas meddelandet 'Massanonymisation är otillgänglig medan borttagning av kund är begränsad till en Hemenhet.'
Så här kör du en massanonymisering:
Gå till Inställningar > Organisation > GDPR & data retention.
Välj Massanonymisering.
Ange Lagringsperiod för inaktiva kunder och Ny kund inaktivitet.. Var och en kan anges i månader eller år.
Om du vill lämna hela patienttyper utanför körningen, välj Exkludera kunder per patienttyp och välj patienttyperna i rullgardinslistan: Smådjur, Gård/produktion, Häst eller Exotiskt/övrigt. Du kan välja fler än en. Kunder med en patient av en vald typ anonymiseras inte.
Välj Kör anonymisering. Dialogen Bekräftelse krävs öppnas och anger hur många kundposter körningen anonymiserar. Det här är din sista chans att kontrollera antalet innan något tas bort.
Skriv bekräftelseordet exakt så som dialogen visar det. Inmatningen är skiftlägeskänslig.
Välj Bekräfta och anonymisera.
Körningen startar i bakgrunden. Under tiden den körs visar sidfoten 'En anonymiseringskörning pågår för den här organisationen.' och Kör anonymisering är otillgänglig, så att du inte kan starta en andra körning samtidigt. När körningen är klar visar vyn Senast anonymiserad den med datumet för körningen.
Om du vill stänga dialogen utan att anonymisera något, välj Avbryt.
Om du vill lämna vyn utan att köra något, välj Tillbaka.
Data tas bort och data sparas
Anonymisering tar bort:
kundnamn och kontaktuppgifter
adresser och identifikationsnummer
betalnings- och faktureringsinformation
anteckningar som innehåller personuppgifter
bokningspåminnelser och revisionsloggar
alla bilagor för kund och patient, men bara om Ta bort bilagor kopplade till kund och patient är markerat i Data retention settings
Anonymisering sparar:
anonymiserade transaktionsjournalposter
aggregerad statistik
icke-personlig medicinsk data
referenser till systemlogg
Kontrollera anonymiseringsloggen
Välj Visa logg i vyn Massanonymisering för att öppna Logg för massanonymisering. Loggen innehåller en rad per körning, med:
datumet och den användare som utförde körningen
den Lagringsperiod för inaktiva kunder och Ny kund inaktivitet. som var gällande
de exkluderade patienttyperna
hur många kunder som anonymiserades och hur många som hoppades över
Loggen listar inte de enskilda kunder som körningen påverkade. Om du behöver en uppgift om vilka kunder som togs bort, ta fram den innan du kör anonymiseringen.
Välj Stäng för att lämna loggen.
Anonymiserade kunder i rapporteringen
Anonymiserade kunder fortsätter att visas i dina rapporter, där de anges som Anonymiserad vid sidan av dina faktiska kundsiffror.
En första körning omfattar vanligtvis ett stort antal kunder, så räkna med en tydlig ändring i dina dashboards dagen efter. Dina rapporteringssiffror försvinner inte. Transaktionerna finns kvar, utan de personuppgifter som var kopplade till dem.