En E-faktura är en digital faktura som skickas direkt till mottagaren via ett elektroniskt fakturornätverk, i stället för via e-post eller utskrift. E-fakturering är tillgänglig i Finland, Sverige, Norge, Danmark och Estland.
E-fakturering är inte aktiverats som standard. För att aktivera den för din Klinik kontaktar du Provet support.
Krav
Innan du kan skicka E-fakturor måste följande vara på plats:
Support har aktiverat E-fakturering för din Klinik.
Din enhetsprofil för klinik är komplett med kontakt-, företags- och bankuppgifter, inklusive ditt internationella bankkontonummer (IBAN) och Bank Identifier Code (BIC). Om du vill kontrollera eller uppdatera enhetsprofilen för din Klinik går du till Inställningar > Allmän > Enhet > Enhetsprofil.
Kunden som du fakturerar finns i ett land som stöds.
Konfigurera kundens E-faktura
När E-fakturering är aktiverad visas två nya fält på kunduppgiftssidan:
E-faktura, elektronisk adress
E-faktura, operatörsidentifierare
Du kan spara varje kunds E-faktura-uppgifter i dessa fält så att informationen förifylls när du skickar framtida fakturor. Du kan också ange eller uppdatera denna information direkt när du skickar en enskild faktura.
Obs: Om du fyller i kundens E-faktura-uppgifter efter att fakturan redan har fastställts, förs informationen inte över automatiskt till den fakturan. Säkerställ att kundens E-faktura-uppgifter sparas på kundens register innan du fastställer fakturan.
E-fakturaadressernas format per land
Finland
I Finland kallas E-fakturaadressen för ett OVT-nummer (OVT-tunnus). Det baseras på organisations-/företags-ID (Y-tunnus) med 0037 tillagt i början. Till exempel: 003712345678.
Sverige
I Sverige följer E-fakturaadresserna PEPPOL-standarden. PEPPOL-ID:t är vanligtvis organisationens registreringsnummer med prefixet 0007 för svenska organisationer. Till exempel: 0007:5565671513.
Norge
I Norge registreras E-fakturaadresser i formatet EHF 3.0 i ELMA- eller PEPPOL-registret. Avsändar-ID:t baseras på BIC-kod som anges i inställningarna för enheten.
Danmark
I Danmark följer E-fakturaadresserna PEPPOL-standarden, i formatet: 0088:[EAN number].
Estland
I Estland följer E-fakturaadresserna PEPPOL-standarden, i formatet: 0191:[EAN number].
Skicka en E-faktura
E-fakturor kan endast skickas för fakturor som är fastställda och fullt obetalda. E-fakturan skickar fakturans totalsumma. Om en delbetalning redan har registrerats, använd i stället e-post eller utskrift.
Obs: En avgift tas ut för varje E-faktura som skickas. Detta gäller även om fakturan inte når mottagaren på grund av felaktiga adressuppgifter. Säkerställ att all information är korrekt innan du skickar.
Öppna den fastställda fakturan.
Välj Skicka E-faktura.
Kontrollera mottagarens E-fakturaadress och E-faktura, operatörsidentifierare. Om kundens uppgifter sparades på kundens register innan fakturan fastställdes, är de förifyllda. Du kan redigera dem här innan du skickar.
I fältet Referens nummer anger du mottagarens referens. Detta fält är tvingande.
Valfritt kan du ange ytterligare information i fältet Ytterligare information (max 62 tecken). Mottagarens system kanske inte visar längre meddelanden i fulltext — mottagaren kan behöva öppna den bifogade PDF:en för att se hela texten.
Klicka Skicka.
Dialogrutan stängs när fakturan har skickats in och godkänts.
Felsökning
Varför får jag valideringsfel när jag skickar en E-faktura?
Innan du skickar kontrollerar systemet att all tvingande information finns. Om det finns problem visas ett felmeddelande och fakturan kan inte skickas förrän problemen har åtgärdats. Kontrollera att kundens E-fakturaadress och E-faktura, operatörsidentifierare är korrekta och att enhetsprofilen för din Klinik är komplett.
Varför ser jag en varning om saknade IBAN- eller BIC-nummer?
Om du ser en varning om saknat internationellt bankkontonummer (IBAN) eller Bank Identifier Code (BIC), lägg till informationen i enhetsprofilen för din Klinik innan du skickar E-fakturor.
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Enhetsprofil.
Välj Redigera.
Ange ditt IBAN och BIC.
Välj Spara.
Gå tillbaka till fakturan och försök skicka igen.
Varför fylls inte kundens E-faktura-uppgifter i automatiskt?
E-faktura-uppgifter förifylls endast om de sparades på kundens register innan fakturan fastställdes. Om uppgifterna lades till efter fastställning måste du ange dem manuellt i dialogrutan för avsändning.