Provet har stöd för import av betalningsfiler så att fastställda fakturor automatiskt markeras som betalda. Det minskar det manuella arbetet med betalningar genom att inkommande banktransaktioner matchas mot rätt fakturor med hjälp av referensnummer. Import av betalningsfiler kan även användas för att behandla ersättningar från försäkringar.
Du kan importera en bankbetalningsfil, till exempel en exporterad kontoutdragsfil, eller en Excel-fil som du fyller i själv.
Möjligheten att visa och ladda upp betalningsfiler samt ändra organisationsinställningar beror på dina behörigheter.
Massbetalningsimportör kallades tidigare Import av bankinbetalningsfiler. Namnet ändrades eftersom funktionen numera kan importera fler typer av filer än bankbetalningsfiler, till exempel Excel-filer med egna betalningsmetoder.
Anteckning: Massbetalningsimportör görs tillgänglig för kliniker stegvis. Kontakta din Provet-kontaktperson eller support@provet.com om funktionen ännu inte visas i Provet.
Filformat som stöds
Massbetalningsimportör kan hantera följande betalningsfilformat:
CAMT.053 och CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, används i stor utsträckning i Europa)
BGMax (används främst i Sverige)
SEK och SEK2 (används främst i Danmark)
Excel (.xlsx)
Kontakta banken för att ta reda på vilket format den använder för export av kontoutdrag, om du vill importera en bankfil.
Om du vill importera en Excel-fil kan du använda exempelfilen på uppladdningssidan som mall.
Så fungerar automatisk fakturamatchning
När du laddar upp en betalningsfil försöker Provet matcha varje betalning mot en faktura med statusen Fastställd. Matchningen görs med hjälp av referensnumret i betalningen.
Om en matchning hittas markeras raden som Riktad.
Om ingen matchning hittas markeras raden som Oriktad. Du kan koppla fakturan manuellt – se steg 5 nedan.
Automatisk matchning omfattar bara fakturor från de senaste 12 månaderna. Rikta äldre fakturor manuellt.
Anteckning: Rader som matchas automatiskt mot fakturor med ett belopp att betala på 0 ignoreras som standard och behandlas inte.
Referensnummer
Referensnummer är unika identifierare som skapas när en faktura fastställs. De skrivs ut på fakturan tillsammans med bankkontouppgifterna. När en kund anger referensnumret vid en betalning kan Provet automatiskt matcha banktransaktionen mot rätt faktura.
Provet har stöd för följande format för referensnummer:
Finskt referensnummer (viitenumero)
Norskt referensnummer (KID)
Svenskt referensnummer (OCR)
Internationellt strukturerat referensnummer för fordringsägare (ISO 11649 / SEPA)
Formatet för referensnummer som används på kliniken ställs in under Inställningar. Om du vill visa eller uppdatera inställningen väljer du enhetens namn längst upp till vänster och går sedan till Inställningar > Allmän > Organisation > Organisationsinställningar. Välj sedan Skapa OCR-nummer för fakturor.
Anteckning: Inställningarna konfigureras vanligtvis under implementeringen. Ändringar kan påverka arbetsflöden och regelefterlevnad. Kontakta systemadministratören innan du gör några ändringar.
Gör en betalningsmetod tillgänglig i Massbetalningsimportör
Importerade betalningar kan riktas mot klinikens egna betalningsmetoder, till exempel en inkassobetalning eller en avskrivning. Varje betalningsmetod måste aktiveras i organisationsinställningarna innan den kan användas i Massbetalningsimportör. Möjligheten att ändra inställningarna beror på dina behörigheter.
Välj enhetens namn längst upp till vänster. Gå sedan till Inställningar > Allmän > Organisation och välj Betalningsmetoder.
Välj redigeringsknappen på raden för betalningsmetoden. Dialogrutan Betalningsmetod editera öppnas.
Välj I massbetalningsimportören.
Välj Spara.
Endast aktiverade betalningsmetoder kan riktas vid import. Kolumnen Vid massimport i tabellen med betalningsmetoder visar vilka metoder som är aktiverade. Samma inställning finns när du skapar en betalningsmetod med Lägg till, men är inte vald som standard.
Betalningsmetoder i en Excel-fil
En Excel-fil som importeras i Massbetalningsimportör kan innehålla en kolumn för betalningsmetod (payment_method). Provet matchar varje rad mot en aktiverad betalningsmetod med samma namn.
Om kolumnen är tom anges bankinbetalning för raden, eller direktreglering om raden matchar ett försäkringsärende. Bankfiler hanteras alltid på det här sättet eftersom de saknar en kolumn för betalningsmetod.
Om kolumnen innehåller ett namn som inte motsvarar någon aktiverad betalningsmetod lämnas raden utan betalningsmetod. Välj en metod manuellt i steget där betalningen riktas.
Importera en betalningsfil
Så här importerar du en betalningsfil och godkänner betalningar i Provet:
Gå till Rapporter > Rapporter, välj filtret Ekonomi och öppna Massbetalningsimportör.
Tidigare uppladdade filer visas i tabellen Nyligen uppladdade filer längst ned på sidan. Tabellen visar filnamn, datum, status och antal behandlade transaktioner. Du kan filtrera filer efter status eller ändra en fils status manuellt genom att välja redigeringsikonen bredvid statusen.
Ej behandlad: filen har laddats upp men har inte granskats än.
Ej fastställd: filen har behandlats delvis. Den här statusen visas också om filen innehåller betalningar som inte hör till någon faktura i Provet. Om du är klar med behandlingen av filen kan du ändra statusen manuellt till Fastställd med hjälp av redigeringsikonen.
Fastställd: alla betalningar som kan behandlas har behandlats.
Välj Klicka eller släpp filer här för att ladda upp och välj betalningsfilen, eller dra filen till uppladdningsområdet.
Kontrollera att filen har ett format som stöds innan du laddar upp den. Se Filformat som stöds ovan. Vissa banker exporterar som standard betalningsfiler i ett annat format. Öppna vid behov filen och spara den i ett format som stöds innan du laddar upp den.
Välj Nästa. Provet laddar upp filen och visar transaktionslistan.
Kolumnrubriker matchas oavsett om de innehåller versaler, gemener, blanksteg eller understreck.
Om filen innehåller två kolumner för samma fält avvisar Provet filen. Ta bort den extra kolumnen och ladda upp filen igen.
Efter uppladdningen visas kolumner som importören inte använder, så att du kan kontrollera att inget saknas.
Granska transaktionslistan. Oriktade rader markeras med rött. Varje rad har en av följande statusar:
Riktad: en matchande faktura hittades.
Oriktad: ingen matchande faktura hittades. Du måste koppla fakturan manuellt. Raden visar fakturanumret från filen, så att du kan se vad som söktes efter.
Du kan också ignorera eller återställa enskilda rader manuellt. Endast rader med statusen Riktad behandlas.
För varje Oriktad rad väljer du åtgärdsknappen längst ut på raden för att öppna dialogrutan Styr fakturan till betalning. Dialogrutan visar betalningsuppgifterna och bankens rådata. Sök efter rätt faktura med något av följande fält:
Faktura sökning: sök med betalarens namn eller fakturanummer. Du kan ange fakturanumret så som det visas på fakturan, inklusive prefixet.
Kundnummer: sök med kundnummer.
Försäkringssökning: sök med skadenr., skadenummer eller skadereferens.
Belopp att betala: sök med det utestående beloppet på fakturan.
Ska betalas av kunden: filtrera efter beloppet som kunden ska betala.
Att betalas av försäkringsbolag: filtrera efter beloppet som ett försäkringsbolag ska betala.
Sökresultaten visar endast fastställda fakturor.
Välj rätt faktura i resultatlistan för att markera den och välj sedan Målet vald. Radens status ändras till Riktad.
Anteckning: Om en betalningsrad inte hör till någon faktura lämnar du den som Oriktad. Du kan stänga dialogrutan utan att rikta betalningen genom att välja Stäng.
Kontrollera att rätt betalningsmetod är vald för varje rad.
Välj Godkänn för att bekräfta importen. Provet markerar de matchade fakturorna som betalda och visar en sammanfattning av de behandlade betalningarna. Filens status ändras till Fastställd. Om några betalningar inte kunde tillämpas kan du läsa mer i kolumnen Fel.
Om filen innehåller betalningar som inte hör till någon faktura kan filens status fortfarande vara Ej fastställd. När du är klar med behandlingen kan du ändra filens status manuellt till Fastställd med hjälp av redigeringsikonen.
Felsökning
Vart tog funktionen för att importera betalningar vägen?
Verktyget Import av bankinbetalningsfiler, som användes för att importera referensbetalningar från en bankfil eller Excel-fil direkt till fakturor, har bytt namn till Massbetalningsimportör. Gå till Rapporter > Rapporter, välj filtret Ekonomi och öppna Massbetalningsimportör.
Varför känns inte filen igen?
Om banken tillhandahåller en BGMax-fil som en .txt-fil byter du filändelsen till .bgi innan du laddar upp den. Då kan Provet känna igen filen.
Varför går uppladdningen av filen långsamt?
Ta bort eventuella blanksteg i filnamnet och försök ladda upp filen igen.
Varför visas försäkringsbetalningar som bankinbetalningar?
Betalningar från försäkringsbolag kan ibland kategoriseras som bankbetalningar i stället för direktregleringar. Välj i så fall rätt betalningsmetod manuellt i steget där betalningen riktas.
Varför får jag matchningsfel när jag laddar upp filen?
Om olika filformat, till exempel FI och CAMT, kombineras i en och samma fil kan det uppstå matchningsfel. Använd separata filer eller separata bankkonton för olika betalningsformat.
Varför matchades en försäkringsbetalning mot fel faktura?
Provet kan inte alltid avgöra automatiskt om en betalning ska registreras som en kundbetalning eller en försäkringsbetalning. Välj i så fall rätt faktura manuellt i steget där betalningen riktas.
Varför matchades inte en försäkringsbetalning automatiskt?
Vissa försäkringsintegreringar använder inte ett strukturerat referensnummer. I stället söker Provet efter identifierare i betalningsmeddelandet. Om meddelandet innehåller ett stavfel eller inte följer det förväntade formatet kan den automatiska matchningen misslyckas. Välj rätt faktura manuellt i steget där betalningen riktas.
Varför matchades inte fakturan automatiskt trots att referensnumret är rätt?
Automatisk matchning omfattar bara fakturor från de senaste 12 månaderna. Rikta äldre fakturor manuellt i steget där betalningen riktas.
Ska jag använda Massbetalningsimportör eller rapporten Registrera betalningar?
Rapporten Registrera betalningar har ingen filimport, men du kan kopiera betalningstypen från den första raden till alla rader. Använd Massbetalningsimportör när du importerar en fil.