Du kan fastställa och skicka fakturor till flera kunder samtidigt. I stället för att hantera varje faktura enskilt kan du välja en grupp fakturor, förbereda dem, skriva e-postmeddelandet och skicka allt i en enda åtgärd. Det sparar tid för ekonomi- och receptionpersonal under ordinarie faktureringscykler.
Du kan starta flödet från två ställen:
Listan Fakturor — för att skicka fakturor för flera kunder samtidigt.
En kunds sida — för att skicka fakturor för en enskild kund.
Innan du börjar
Kontrollera att kundens e-postadresser är registrerade i systemet innan du skickar.
Det är bara fastställda fakturor som kan skickas. Du kan fastställa fakturautkast som en del av detta flöde.
Kom igång
Du kan nå knappen Skicka som e-post från två ställen:
Från listan Fakturor:
Gå till Finansiella uppgifter > Fakturor.
Använd filter eller sökfältet för att begränsa listan till de fakturor du vill hantera.
Klicka på en rad för att välja en faktura. Åtgärdsverktygsfältet visas längst ned på sidan. Om du vill lägga till fler fakturor i ditt urval klickar du på fler rader eller väljer "Välj allt på sidan" eller "Välj alla" för att inkludera alla fakturor på alla sidor.
I verktygsfältet väljer du Handlingar > Skicka som e-post.
Från en kunds sida:
Öppna kundens sida.
Gå till Finansiella uppgifter > Fakturor.
Välj de fakturor du vill skicka.
Välj Handlingar > Skicka som e-post.
Steg 1: Förbered fakturor
De fakturor du har valt visas i gruppen Klar. Det är fastställda fakturor som kan skickas.
Om ditt urval innehåller fakturautkast visas även en grupp Behöver fastställas. Fakturautkast måste fastställas innan de kan skickas.
Om alla valda fakturor redan är fastställda kan du gå direkt till nästa steg.
Om avsnittet Behöver fastställas innehåller fakturautkast som du vill inkludera:
Markera kryssrutan bredvid varje fakturautkast du vill fastställa, eller välj Fastställ alla fakturautkast för att markera alla. Statusen för varje vald faktura uppdateras så att den visar Utkast → Fastställd.
Välj Fortsätt. En bekräftelsedialog öppnas.
Granska bekräftelsen. Dialogen visar hur många fakturor som kommer att fastställas och varnar för att fastställda fakturor inte kan ändras tillbaka till utkast. Om någon faktura inte kan fastställas klickar du på Visa fakturor som inte kan fastställas för att se orsaken. Du kan navigera till de fakturorna för att åtgärda eventuella problem innan du försöker igen.
Välj Fastställ och fortsätt för att fortsätta.
Om du vill öppna en kundpost eller granska en faktura väljer du kundnamnet eller fakturanumret. Varje länk öppnas i en ny flik.
Om ditt urval innehåller fakturor för kunder med alternativa momssatser visas följande notis: "Om de valda fakturorna inkluderar kundtyper med alternativa momssatser kommer dessa satser att tillämpas automatiskt." Ingen åtgärd krävs — rätt satser tillämpas automatiskt vid fastställning.
Obs: Om någon av kunderna i ditt urval saknar en e-postadress markeras de innan skickandet. De fakturorna undantas från att skickas.
Steg 2: Detaljer och bilagor
Välj vad som ska ingå i varje kundmejl. Följande alternativ finns:
Tillåt kund att ge återkoppling
Betalningskvitton som bilaga
Faktura/kvitto som bilaga
Inkludera konsultation & patienthistorik
Inkludera behandlingsöversikt
Inkludera hemgångsråd
Observera att alternativet Inkludera hemgångsråd inte påverkar motförsäljningsfakturor eller konsoliderade fakturor.
Välj Fortsätt.
Steg 3: Skriv e-post
Välj avsändare och ange sedan ämnesraden och e-postens brödtext för meddelandet som skickas till kunderna.
Om du vill använda en sparad textmall väljer du + Lägg till e-postmall, hittar den mall du vill använda och väljer Lägg till. Mallen läggs till i e-postens brödtext.
Välj Fortsätt.
Steg 4: Granska och skicka
Granska sammanfattningen innan du skickar, inklusive:
Kunderna som e-postmeddelandet skickas till, med deras e-postadresser och fakturorna som ingår för varje kund
Avsändaren
De valda detaljerna och bilagorna
Ämnesraden och e-postens brödtext
Om något behöver ändras väljer du Tillbaka för att återgå till det relevanta steget.
När du är redo väljer du Skicka e-post. Ett bekräftelsemeddelande visas när e-postmeddelandena har skickats.
Ett e-postmeddelande skickas per kund, där alla fakturor och valda bilagor kombineras till ett enda meddelande.
Efter utskick
När e-postmeddelandena har skickats markeras varje faktura som Skickat i listan Fakturor, med datum och tid registrerat i kolumnen Skickat.
Du kan se det e-postmeddelande som skickades på kundens flik Kommunikation.