Du kan fastställa och skicka fakturor till flera kunder samtidigt. Istället för att hantera varje faktura separat kan du markera en grupp fakturor, förbereda dem, skriva följemejlet och skicka allt på en och samma gång. Detta sparar tid för både ekonomi- och receptionspersonal vid regelbundna faktureringscykler.
Du kan starta det här flödet från två ställen:
Fakturor-sidan — för att skicka fakturor till flera kunder samtidigt.
Kundkortet — för att skicka fakturor till enskild kund.
Innan du börjar
Se till att kundernas e-postadresser är registrerade i systemet före utskick.
Endast fastställda fakturor kan skickas. Du kan fastställa utkast som en del av det här flödet.
Kom igång
Du kan komma åt knappen Skicka som e-post från två ställen:
Från listan med fakturor
Gå till Dokument > Fakturor.
Använd filtren eller sökfältet för att avgränsa listan till de fakturor du vill hantera.
Klicka på en rad för att välja en faktura. Verktygsfältet visas då längst ner på sidan. För att lägga till fler fakturor klickar du på ytterligare rader. Du kan även välja "Välj allt på sidan" eller "Välj alla" för att inkludera samtliga fakturor från alla sidor.
I verktygsfältet, välj Handlingar > Skicka som e-post.
Från en kundsida:
Öppna kundkortet.
Gå till Finansiella uppgifter > Fakturor.
Välj de fakturor du vill skicka.
Välj Handlingar > Skicka som e-post.
Steg 1: Förbered fakturor
Dina valda fakturor visas i gruppen Klar. Dessa är fastställda fakturor som kan skickas.
Om dina val innehåller utkastfakturor visas också en Behöver fastställas-grupp. Utkastfakturorna måste fastställas innan de kan skickas.
Om alla valda fakturor redan är fastställda kan du fortsätta direkt till nästa steg.
Om gruppen behöver fastställas innehåller utkastfakturor som du vill inkludera:
Välj kryssrutan bredvid varje utkastfaktura som du vill fastställa, eller välj Slutför alla utkastfakturor för att välja alla. Statusen för varje vald faktura uppdateras för att visa att Utkast → Fastställd.
Välj Fortsätt. En bekräftelsedialog öppnas.
Granska bekräftelsen. Dialogrutan visar hur många fakturor som kommer att slutföras och varnar för att fastställda fakturor inte kan ändras tillbaka till utkast. Om några fakturor inte kan fastställas, klicka påVisa fakturor som inte kan fastställas för att se orsaken. Du kan navigera till dessa fakturor för att lösa eventuella problem innan du försöker igen.
Välj Fastställ och fortsätt för att gå vidare.
För att öppna en kundpost eller granska en faktura, välj kundens namn eller fakturanummer. Varje länk öppnas i en ny flik.
Om ditt val inkluderar fakturor för kunder med alternativa momssatser visas följande meddelande: "Om de valda fakturorna inkluderar kundtyper med alternativa momssatser, kommer dessa satser att tillämpas automatiskt." Ingen åtgärd behövs - de korrekta satserna tillämpas automatiskt vid fastställandet.
Notera
Om några kunder i ditt urval inte har en e-postadress, flaggas de innan utskick. Dessa fakturor exkluderas från utskicket.
Steg 2: Detaljer och bilagor
Välj vad som ska ingå i varje kunds e-post. Följande alternativ finns tillgängliga:
Tillåt kunden att ge feedback
Betalningskvitton som bilaga
Faktura/kvitto som bilaga
Inkludera konsultation och patienthistorik
Inkludera behandlingsöversikt
Inkludera hemgångsråd
Observera att alternativet Inkludera hemgångsråd inte påverkar kassaförsäljningsfakturor eller sammanslagna fakturor.
Välj Fortsätt.
Steg 3: Skriv e-post
Välj avsändare och ange därefter ämnesrad och meddelande för det mejl som ska skickas till kunderna.
För att använda en sparad mall, välj + Lägg till e-postmall, hitta den mall du vill använda och välj Lägg till. Malltexten läggs till i e-postmeddelandets brödtext.
Välj Fortsätt.
Steg 4: Granska och skicka
Granska sammanfattningen innan du skickar, inklusive:
De kunder som mejlet kommer att skickas till, inklusive deras e-postadresser och de fakturor som ingår för varje kund
Avsändaren
Detaljer och bilagor som valts
Ämnesraden och e-postmeddelandets innehåll
Om något behöver ändras, välj Tillbaka för att återvända till det relevanta steget.
När du är redo, välj Skicka e-post. Ett bekräftelsemeddelande visas när e-postmeddelandet har skickats.
Ett e-postmeddelande skickas per kund, som kombinerar alla fakturor och valda bilagor till ett enda meddelande.
Efter utskick
När e-postmeddelandena har skickats, markeras varje faktura som Skickad i listan över Fakturor, med datum och tid registrerade i kolumnen Skickat.
Du kan också se det skickade mejlet på kundsidan, under fliken Kommunikation.