Funktionen Provisioner beräknar prestationsbaserad ersättning för veterinärer och personal. Den förenklar ditt arbetssätt genom att automatiskt räkna ut utbetalningar baserat på de specifika tjänster och artiklar som en veterinär eller personal säljer.
Exempel:
En veterinär får 20 % i provision för att utföra en specifik åtgärd. För att lösa detta ställer klinikchefen in en provisionsregel för en undergrupp som omfattar åtgärdsartikeln för den åtgärden och lägger sedan till en provisionsanvändarregel för veterinären.
För att ställa in provisionsregler måste du ha behörigheter för Provisionsinställningar (läs och skriv). För att kunna se rapporter måste du ha behörigheten Finansiella rapporter för provisioner.
Logik för provisionsberäkning
Innan du ställer in regler för provisioner bör du granska hur systemet hanterar beräkningar:
Baserat på Försäljningspris: Provisioner beräknas på det slutliga försäljningspriset exklusive moms
Fastställda fakturor: Provisioner spåras utifrån fastställda fakturor. Fakturautkast skapar inga provisionsposter.
Statiska poster: Beräkningarna är statiska när de har genererats på en faktura. Att ändra en regel uppdaterar inte tidigare provisioner
Raka procentsatser: Systemet tillämpar en rak procentsats på varje berättigad försäljning och har inte stöd för produktionsgränser
Rabatter: Provisioner beräknas som standard på det rabatterade priset, men du kan ignorera rabatter i regelinställningarna
Ställa in provisionsregler
Att ställa in provisioner är en process i två steg: definiera logiken i en Provisionsregel och tillämpa den på en användare eller flera via en Användarregler för provision.
Så här skapar du en provisionsregel:
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Artikelregister & mallar > Provisioner > Provisionsregler.
Välj Lägg till.
I dialogrutan Skapa provisionsregel väljer du kryssrutan Aktiv.
Ange ett namn för regeln i fältet Namn (t.ex. ”Kirurgi Specialist 20%”).
Ange Standardprocentsats.
Välj Artikeltyper (Åtgärd, Medicin, Lager, Foder, Analys och Analysprofil). Du kan lägga till flera Artikeltyper vid behov.
Välj Artikelns undergrupp. Minst en undergrupp måste vara vald. Om en artikel inte ingår i en undergrupp som valts i provisionsregeln skapas ingen provision för artikeln.
Valfritt: Välj Rabattera inte provisioner för rabatterade artiklar för att beräkna utifrån det ursprungliga priset.
Välj Spara.
Obs: Kontrollera att dina undergrupper är konfigurerade korrekt och att de innehåller alla nödvändiga artiklar. Om en artikel saknas i den tilldelade undergruppen misslyckas systemet med att beräkna och generera den provision som hör till artikeln.
Skapa povisionsanvändarregel
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Artikelregister & mallar > Provisioner > Användarregler för provision.
Välj Lägg till.
I dialogrutan Skapa povisionsanvändarregel väljer du kryssrutan Aktiv.
Välj Användare och den Provisionsregel som du skapade tidigare.
Välj Enhet där regeln gäller. Du kan lägga till en eller flera enheter.
Valfritt: Välj Undantag för att definiera specifika datum där den här användarregeln för provision ska ha en annan procentsats (t.ex. bankhelger).
Välj Spara. Regeln börjar gälla omedelbart.
Exkludera artiklar från provisioner
Om en specifik artikel, till exempel en produkt med låg marginal, aldrig ska generera provision kan du markera artikeln som ”Ingen provision” på artikelkortet:
Gå till Artikelregister > Artiklar.
Välj pennknappen för den relevanta artikellinjen.
I fliken Pris väljer du kryssrutan Ingen provision.
Välj Spara.
Hantering av påfyllning av medicin
Vissa kliniker betalar provision för det första receptet, men inte för påföljande påfyllningar. Om din klinik följer denna policy kan du använda följande lösning:
Skapa en ”Virtuell användare” (t.ex. namngiven ”Klinik Påfyllningar”). När du hanterar en kassaförsäljning för påfyllning tilldelar du den virtuella användaren som förskrivare. Eftersom den virtuella användaren inte har några provisionsregler tilldelade kommer transaktionen för påfyllning inte att generera någon provision.
Provisionsrapporter
Provisionsrapport spårar utbetalningar baserat på fastställda fakturor. För att komma åt rapporten, gå till Rapportering > Rapporter > Provisioner.
Du kan filtrera rapporten med följande kriterier:
Datum: Filtrera efter start- och slutdatum samt filtrera på Fakturadatum eller Datum på fakturarad.
Enhet: Välj en eller flera enheter.
Användare: Filtrera efter alla eller specifika användare.
Artiklar: Begränsa resultatet med hjälp av Artikeltyper och Artikelns undergrupp.
Fakturastatus: Välj mellan Alla fastställda, Fastställd och fullt betald eller Fastställd men ej fullt betald.
Du kan även schemalägga rapporten för automatisk, regelbunden generering genom att välja fliken Schemalagd och lägga till en ny schemalagd rapport.
För enklare analys och överblick kan du exportera den genererade rapporten till ett kalkylblad/dokument genom att välja knappen Export/Print, som finns till höger under filtreringsalternativen.
Att tänka på vid rapportering
Datacachning: Rapportsvar cachelagras i 10 minuter. Ändringar som kreditfakturor kan ta 10 minuter att synas om du kör samma rapport igen.
Återbetalningar och kreditfakturor: Om du återbetalar en artikel tas den ursprungliga provisionsraden inte bort. Om du väljer Skapa provisionsrader vid en återbetalning genererar systemet en negativ rad för att balansera totalsumman.
Avvikelser: Skillnader mellan rapporterna Artikelförsäljning och Provisioner orsakas vanligtvis av stora kreditfakturor eller fasta rabatter i prispaket.
Obs: Provisionsinställningar gäller organisationsövergripande. Chefer med rapportbehörigheter kan se ersättningsnivåer för veterinärer på andra enheter inom organisationen. För att begränsa åtkomsten kan administratörer ställa in en Schemalagd rapport som skickar specifika totaler till en chefs inkorg utan att ge full åtkomst till rapporteringsmodulen.