Det finns två typer av fakturor som du kan få från oss:
Faktura för professionella tjänster: Den här täcker kostnader som exempelvis implementation, resor eller specifika uppstartskostnader. Fakturan är vanligtvis okomplicerad och visar de överenskomna kostnaderna för det konsultarbete som har utförts. Vanligtvis fakturerar vi en del av implementationskostnaden i förväg.
Faktura för återkommande avgifter: Den här täcker kostnaden för ditt månatliga abonnemang med Provet. Eftersom den här fakturan kan vara lite mer komplex går vi igenom hur den beräknas och ger ett exempel på hur den ser ut.
Användare
Du debiteras för användare/enhet månadsvis i förskott, och avgifterna beräknas automatiskt av systemet. Fakturabeloppet baseras på det högsta antalet aktiv användare under föregående månad. Om du exempelvis inaktiverar en användare i februari debiteras du för den användaren i mars, men den tas bort från din april-faktura.
Det är ditt ansvar att arkivera alla användare som inte längre ska vara aktiva i ditt system. Instruktioner för hur du arkiverar en användare finns på Managing User Accounts.
Om du vet att någon ska sluta på företaget inom kort eller ska vara ledig en längre period (till exempel föräldraledighet) kan du ange ett utgångsdatum för användaren i förväg.
Grundavgift och enheter
Vanligtvis är Provet uppsatt med en enhet per klinik. Om du har en klinik har du en enhet i Provet. Om du har flera kliniker har du flera enheter. Grundavgiften debiteras per enhet och multipliceras därför med det totala antalet enheter. Om du exempelvis slår ihop två kliniker eller stänger en klinik kan du ta bort den enheten i Provet för att sluta debiteras för den.
När upphör faktureringen för en arkiverad enhet?
Enheter faktureras månadsvis i förskott baserat på antalet aktiva enheter i Provet. Fakturan speglar antalet aktiva enheter i slutet av föregående månad. Om du exempelvis inaktiverar en enhet före slutet av februari kommer den inte att visas på marsfakturan.
Det är ditt ansvar att arkivera alla enheter som du inte längre behöver. Instruktioner för hur du arkiverar en enhet finns på Archive a Clinic location.
Transaktionsavgifter
Vissa tillägg som du väljer att använda debiteras på transaktionsbasis. Dessa avgifter beräknas utifrån användning och läggs till på din faktura månadsvis i efterskott. Exempel på transaktionsavgifter är debiteringar för skickade SMS-meddelanden, PACS-undersökningar, integrationer för aktiv worklist, e-fakturor eller remisser via Remissportal.
Betalningsalternativ
Du kan betala din faktura via bank (överföring) eller kredit kort. Observera att bankavgifter kan tillkomma för dina transaktioner.
Mervärdesskatt / Sales Tax
Både implementations- och återkommande tjänster faktureras från vårt finska bolag, Nordhealth Finland Oy. Därför tar vi inte ut moms eller sales tax om ditt företag är beläget utanför Finland.
Faktureringsdetaljer och uppdelning av fakturerade belopp
Fakturor skapas automatiskt baserat på din användning av Provet, där antalet användare, enheter och transaktioner beräknas och läggs till din månatliga faktura. Därför genereras endast en faktura per Provet-miljö (inte per enhet eller klinik), enligt ett fast upplägg.
Om du har flera enheter och behöver fördela kostnader mellan dem för intern fakturering kan du se fördelningen i din Provet-miljö. Om du till exempel vill se SMS-användning per enhet följer du instruktionerna nedan. Användare läggs till på organisationsnivå, men du kan tilldela dem till specifika enheter genom att ange hemmaklinik för varje användares profil.
Så här visar du SMS-användning:
1. Gå till Rapporter > Rapporter > Kommunikation > Skickade SMS-meddelande.
2. Välj önskad period i rapporten.
3. För att visa data för alla kliniker samtidigt, välj Enhet under alternativet Gruppera enligt.
4. Skapa rapporten. Rapporten visar SMS-förbrukningen per enhet.
Visa och ladda ner dina fakturor
Du kan visa och ladda ner din fakturhistorik direkt i Provet. Gå till Inställningar > Finansiella uppgifter & Abonnemang > Överblick > Fakturor.
På sidan Fakturor listas alla fakturor för din klinik. Båda fakturatyperna visas i samma lista: Fakturor för professionella tjänster (med prefixet CSNF- ) och Fakturor för återkommande avgifter (med prefixet INVNF- ). Varje rad visar datum, fakturanummer, antal och status.
Fakturor har en av följande statusar:
'Betalad' — fakturan har betalats.
'Insatt' — fakturan har skickats in för betalning och bearbetas.
'Försenad' — fakturan har inte betalats före förfallodatum.
Så här laddar du ner en kopia av en faktura: välj PDF i slutet av raden. För försenade fakturor väljer du Betala (PDF) för att öppna en säker betalningslänk och ladda ner fakturan som en PDF.
Varningar för försenade fakturor
Om din klinik har utestående fakturor visas en varningsbanner längst upp på sidan Fakturor med antalet försenade fakturor och det totala utestående beloppet. Samma banner visas på sidan Överblick med en länk till sidan Fakturor.
En varningsbanner visas också på Provet-överblicken och på den allmänna sidan Inställningar när det finns en utestående faktura, med en länk till dina finansiella uppgifter.
Obs: Sidan Finansiella uppgifter & Abonnemang är tillgänglig för administratörer med behörighet till fakturering. Funktionen är endast tillgänglig för SME-kunder och inte för enterprise- eller dedikerade instanser.
Exempelfaktura
Se ett exempel nedan på hur en återkommande faktura kan se ut och vilken information den innehåller.